医院后勤档案电子化管理探索

医院后勤档案电子化管理探索

邓智竟

重庆医科大学附属第二医院，重庆 400010

摘要：随着医疗事业的发展，医院智慧化水平不断提升，促进了医院后勤智慧化发展，医院后勤档案管理要求也越来越高，推动了医院后勤档案自动化和电子化。电子文件等新型办公方式的出现为提高医院后勤档案管理效率做出了重要贡献。

关键词：医院；后勤档案；电子化管理

1引言

近年来，计算机技术的普及使得纸张文档逐步被计算机文档所代替。电子档案因其信息管理方便、搜索简便等优势，已形成档案管理的主流趋势，也是医院后勤管理部门实现电子信息化转型的关键一步。随着医疗技术的进步和医疗卫生事业的发展，后勤管理部门应该积极采用电子化的方式来管理后勤文书档案资源，并且要重视人才培养，以便尽快实现电子档案管理的现代化。

2医院后勤档案管理现状

2.1医院后勤档案缺乏专业人员管理

医院后勤涉及专业多，有房屋建筑档案、设备档案、垃圾处置档案、楼宇智能化档案等专业，相关档案资料繁多，档案资料往往集中在具体经办人员手中，档案管理人员大多是兼职或者其他岗位临时调配人员。医院后勤档案缺乏专业人员管理，其搜集和档案形成缺乏专管理，导致档案搜集不及时，档案形成缺乏专业水准，使档案利用率不高，且文件在相互传阅之间损毁或丢失的情况较为严重。

2.2医院档案管理人员专业水平不足

档案管理人员的专业水平是档案形成的关键因素之一，包括是否需要归档、档案形成、归档年限等。目前，大多数医院后勤档案管理人员多为兼职人员，往往非档案管理专业人员，又未经档案管理专业培训，部分医院后勤档案管理人员年龄偏大、管理技术相对老化。一些医院后勤管理人员甚至不会使用计算机，即使会使用，也只能进行简单的操作。由于缺乏必要的技术支持，无法高效地完成电子档案的分类、提取、分析、加工、排列和索引等复杂的档案管理任务。

2.3档案归档不专业、查询困难

医院后勤档案数量和类型较多，但是其分散性特点较为明显。过去，我们通常采用纸质存储文档（如图一），为增强管理效率，也已经初步开展了电子档案归类管理，但由于档案存在多样性，在实际管理期间，只是将其进行大概分类，如：建筑、设备、日常维护、招投标资料、常规档案等，并未对档案实施精细划分，导致在查询和使用期间工作较为繁琐，无法第一时间寻找到查询人需要的资料。

图一，纸质文档

2.4医院后勤档案重视程度不够

目前，医院后勤档案资料查阅相对困难，通常需要询问资料的年代，然后到相应的记录本进行检查，记录号码，翻找资料并复印，这个流程极其繁琐。如果资料遗失或者年代不详，则需要对相关资料进行检查，工作量巨大，严重影响了后勤管理工作效率。因此，有必要加强对医院后勤档案管理，并发挥其在后勤保障领域的作用。尽管有些负责人并未意识到纸质文书的档案已经无法适应当前各级部门对文件的要求，但是，在电子档案改革的过程中，医院后勤管理部门应该加大人员配备和资金投入，以能达到更好的改革效果。

3医院后勤档案电子化管理的必要性

3.1智慧化医院的必然要求

医疗事业发展要求后勤管理水平的提升，智慧化医院要求后勤档案的电子化管理趋于成熟，当下，电子化管理的方式可以帮助智慧化医院的建立，不仅能够让各级部门及时查阅需要的档案，还可以帮助后勤管理效率得以明显增强。

3.2更好发挥档案的价值

医院后勤档案的数量和资料极其巨大，查阅和保存都极其耗时费力，仅靠人力很难处理好。所以，采用电子档案管理，能够迅速搜索出有用的信息，方便后勤管理部门制订应急措施并给出相应对策，并将相关问题登记在册，防止再次出现类似情况。电子档案管理对公立医院的健康发展和运营具有重要意义。除了重要文档的传阅必须经过主管负责人审批，在不同科室间传阅也可能会造成归档延误或流失，政策性文档也很难在较短时间内进行传阅。为此，后勤管理部门应该利用局域网实现电子档案的快捷资源共享，从而提高文档的及时性，发挥其人生价值，同样也能够有效保障其整体性。

3.3多样化存档

随着电子技术的蓬勃发展，电子文档的备份能够采用照相、计算机扫描件等方法实现，从而能够有效地防止原件损坏，将纸质文件转换为电子文件，使信息管理和收集更为便捷，大大减少文档流失和损毁的可能性。此外，办公自动化管理系统的应用也是必然趋势，日常办公也正在向着无纸化的方面蓬勃发展，这不但能够节约文书用纸、文书分配等工作流程的物料耗费，还能够降低碳排放，进而改善办公室工作环境，大大提高工作效率，促进社会经济发展。其主要是利用建设一个统一的数据库系统，将文书归档的信息以统一的格式进行存储，并且进行智能的工作，进而大大提高文书归档的信息管理工作效率和服务质量。

4医院后勤档案电子化管理措施

4.1制订管理制度

医院后勤档案信息化进程中，应建立一套完善的、科学合理的规章制度，以确保信息的有效收集、保存、利用和归档。此外，还应将考核纳入规章制度，进一步确保档案管理的有效性、规范性和科学性，并使整个管理过程具有动态性。在电子档案管理过程中，应当建立一系列严格的标准，以确保工作的质量和效率。这些标准应当贯穿于信息的各个方面，包括录像文档、图片文档、绘图、数据库系统和文字资源等。电子文档的标准化格式多种多样，从PDF到DOC，但这些标准化格式的混乱给文字的归档带来了极大的困难，内容缺失、重叠等问题时有发生。所以，在建立医院后勤档案电子文档时，需重视统一电子文档的标准化格式设计，以确保文档的准确度和完善。电子文档的数据信息形式、品种、编码、著录、信息内容整理、刻录、标识等都应当严格遵守，以确保其有效性、真实性、完善和齐全性，以便于后续的查询和利用。

4.2完善医院后勤档案管理网络

为了更好地管理医院后勤档案，应充分考虑到文件种类繁多、数量庞大等因素，设立经办人、科室、处室三级管理网络，以保证文书档案的完整性和隐私性。经办人完成相关工作任务后，及时将档案资料向科室和处室归档，档案管理人员及时将获得的文件形成档案文件。此外，还要根据日常工作的实际情况，在形成纸质档案的基础上制作成电子档案，以确保其保密性、严肃性和规范性。定期对医院后勤档案进行更新，如医院房屋档案资料，每年需对其房屋的维修改造情况、房屋使用情况进行更新，保证后勤房屋档案资料真实有效。

4.3将电子档案资料收集入库

档案管理人员的素质和责任对后勤电子文件档案材料的管理工作有着重要的影响，因此，需进一步提高管理人员的专业技能、加强培训，提升档案管理水平，并在实践中不断创新的档案管理方式。建立标准后勤档案资料搜集流程，充分利用各种途径搜集归档材料，积极与医院相关部门进行沟通和交流，确保搜集资料真实有效。及时采集信息，尽量避免等待他人提交文件，以提高采集信息的时速效率。及时对搜集文件资料进行分类、组卷和电子归档，确保医院后勤电子档案及时、规范归档。

4.4处理好普及现代化技术与档案工作现状的关系

从整体上来看，档案事业的经费投入偏低，档案事业的规模大、基础薄弱。大力建设现代电子型档案信息服务模式需要巨大的经济投入。从目前有限的经济投入看，传统文本型档案信息服务还将维持相当长的时期，电子型档案信息服务只能量力而行，稳步发展。从后勤档案的管理和应用人员来看，一种新技术的普及，对管理人员均会提出相应技术素养要求。各级医疗系统不论是档案管理人员还是档案信息用户都存在不同的文化与技术层次，运用现代信息技术的能力差别较大，总体水平较低，要想在短时期内全面提高服务和被服务两方面的现代信息技术素养是不切实际的，因此，也有必要采取稳步的渐进方式进行后勤管理档案的现代化技术改革，在努力做好现代电子型档案信息模式的同时，仍然要发展好传统的档案管理模式，以适应不同层次的需求。在当前的形势下，只有现代型与传统型的档案信息服务同时存在、相互支持、相互促进的情况下，后勤电子档案现代化建设才能得以协调发展。

4.5提升网络管理安全度

为了保证医院后勤文档的安全性，应该重视文档的备份和恢复工作，采取一系列措施，包括：对使用者资料加以认证，控制浏览，使用调阅口令，设置防火墙，并利用优秀的杀毒软件等，以有效防止文档被黑客或病毒篡改以及毁坏。备份归档是一项关键的信息技术和安全策略，它可以有效地应对网络安全问题。为了保证安全性，应该建设一个完整的数据恢复和备份系统，以便在发生灾难性事件时，可以快速恢复信息系统。

5结束语

伴随着医院各项事业的发展，医院后勤管理部门主动积极地运用电子技术，提升医院后勤档案管理效率，对当下档案管理存在的问题进行细化，进一步加强医院后勤档案管理人才培养，对档案信息资源进行综合分类，以提升档案利用效率，拓宽信息资源的传播渠道，从而高效形成医院后勤档案，提高档案的利用效率。

参考文献：

[1] 胡楠. 医院办公室文书档案电子化管理方法探究[J]. 兰台内外,2021(26):13-15.

[2] 郭治祥. 医院办公室文书档案电子化管理方法探究[J]. 文渊（小学版）,2021(10):1082-1083.