智能会议系统在会议管理中的应用探讨

智能会议系统在会议管理中的应用探讨

杨景明

中国石油勘探开发研究院廊坊科技园区管理中心 邮编065007

摘 要：随着我国经济和社会的不断发展，科技水平的突飞猛进，对智能会议系统的使用提出了越来越高的要求，通过智能会议系统在实际中的运用，有效地提升了会议管理的效率，是目前业界普遍关心的问题。在此基础上，本文首先对智能会议体系的实现目标进行了阐述，对其具体的应用优势和具体的功能进行了全面的分析，并从不同的角度和不同的角度，对智能会议系统的整体设计和发展趋势进行了讨论，希望对今后的工作有所帮助。

关键词：智能会议系统；会议管理；应用

前 言

会议管理是一种具有高度综合性和实用性的工作，其特殊性是毋庸置疑的。在当前高节奏、高要求的大环境下，为了提高会议的管理效率，必须采取切实有效的措施，以提高会议的管理效率，而智能会议系统就是其中一个很重要的工具和基础。

一、智能会议系统的优势

（一）兼容性

随着科技的飞速发展，各种新的技术和装备不断涌现，智能会议系统在实际应用中表现出了很大的相似性。智能会议系统的底层架构，充分利用各种类型的数据通讯接口，支持各种类型的软件和硬件，为以后的发展预留了更大的空间。

（二）易操作、易维护

虽然智能会议系统的工作原理比较复杂，结构组成也比较复杂，但是并不代表它操作起来很麻烦，维护起来也很困难。相反，智能会议系统将人性化因素融入到了它的设计之中，它的人机交互界面非常简单，不需要输入任何复杂的代码，只需要通过一个特定的接口和接口就可以完成。

（三）特色性

一般来说，智能会议系统的设计思想和技术都是业界最先进的，它的结构更加稳定，技术也更加成熟，可以在高强度、高要求的外部环境下工作。系统在功能和模块设计上也有一定的灵活性，能够适应各种外部环境，满足用户多样化、差异化、个性化的需求。

二、智能会议系统的内涵

智能会议系统是多种技术的结合，它结合了计算机、网络、多媒体和声光等四大技术，并基于传统的会议室技术。结合计算机技术和网络技术，实现了智能会议系统的智能化。与传统的会议室相比，智能会议系统更加经济、实用、便捷，可以极大地满足办公室工作人员的需要。在正常情况下，智能会议系统分为六个部分，视频、音频、灯光、信号、控制、以及其它辅助设备，下面将介绍各系统的功能：在图像处理方面，其主要包括两大部分：显示系统和视频数据采集系统：展示系统是指在智能会议系统中，工作人员在终端上显示会议所需要的信息，在一般的会议室里，相关部门都会将相关的文件打印出来，这是一件相当麻烦的事情，但在智能会议系统中，却是可以省去这一环节，节省人力、物力和财力。显示器由多种设备构成，根据不同的显示方式，需要选用不同的设备，常见的有：单块液晶、等离子屏、液晶拼接三种。视频采集系统是在整个会议期间对会议内容进行录制的一项重要工作。就传统的会议记录方式来说，是由相关人员利用摄像机对多个地点进行拍摄，而智能会议系统不需要人工操作，可以直接进行会议记录，十分方便。作为整个智能会议系统的一个重要组成部分，语音、照明等，其功能都是创造一个良好的会议环境。音频系统的主要功能是将会议“原声”与“扩声”的进行化相结合，以最大限度地减少会议室的背景噪声，增强扩音器的使用，灯光照明系统的主要功能是对会议室灯光的位置、亮度和种类进行适当的调整。

三、智能会议系统功能

首先，采用智能会议系统，可以实现原始的笔迹签名。利用便携式终端，可以识别、确认、传递和统计参会签名，此外，参与者人数和缺席人数也会自动分析。D.克服传统签名方法效率低下的缺点。该功能充分考虑了参与者的实际状态，只能通过触摸屏上的电子签名来实现。其次，通过智能会议系统实现信息共享。信息和通信技术可以在很大程度上使相关信息彼此相关，实现数据和信息的定向交流。同时，各使用者也可以根据自己的实际需要，自行编辑和处理有关的资料和资料，以方便参加会议的讨论和投票。最后，利用智能会议系统，可以实现“共享白板”的功能。分享白板是影像和音频的重要媒介，与会者可以通过这种方式进行交流，方便在会议中进行小组讨论，同时也能让与会人员更加全面、准确、高效地了解会议内容，打破传统会议模式下交流不便的弊端，使与会人员的距离得以缩短。另外，智能会议系统还可以实现投票、表决、会议交流等多种功能[1]。不同的与会者可以通过手机上的按键进行投票，以表示对会议研究项目的支持，然后将投票信息发送到后台，让系统自动读取投票结果。与会者可以在特定的区域内进行信息的传送，从而达到会议交流的实时性。

四、系统总体设计

（一）系统设计原则

为了适应企业的业务需求，以及信息技术的发展，使企业内部部门高度内聚、松耦合、灵活快速地响应服务需求，使其具备了良好的扩展性、高可靠性、扩展性、易维护性。本系统的设计原则是：规范化的原理；灵活性、可扩展性、安全性、实用性、先进性、互联、易用原则、经济原则、可管理性原则。

（二）系统设计思路

智能会议室系统包括：中央控制服务器， PAD用户户端，无线 AP，无线投影四大模块。1)中央控制系统：中央控制系统是整个系统的后台管理，包括设备管理、用户管理、维护、会议室管理、会议管理等，为会议室管理和维护提供基本的数据和维护。2) PAD客户端：智能会议室 PAD客户端是由智能型手写计算机组成，其具体的功能包括：用户管理，会议管理，数据截屏，投票系统，会议资料修改注释，共享白板，共享桌面，会议交流等，PAD客户终端通过WIFI连接，进行无线投影。PAD客户机由大会主持人和一般与会者组成，PAD客户端采用安卓技术，为PAD用户端提供了一个外部端的存取界面，可以为以后的应用程序提供一个平台和服务[2]。3)无线接入：在智能会议室中，每一间会议室都配备一套无线接入系统，每一次会议都是一个小型的局域网，该系统包含多个无线局域网，以确保会议的独立性和安全性，在保证会议安全的前提下，通过用户级别的权限控制来保证会议的安全。4)无线投射：中央控制系统和无线投影仪结合，可以根据投影仪的要求，自动投射出投影仪。

（三）系统功能介绍

智能会议室系统的主要功能是：会议记录、会议资料的分发、会议资料的保密、桌面共享、白板共享、无线投影、会议记录、投票表决、私人交流等。

（1）一种智能型的终端

适合 Android系统，开放的开源云计算平台；人性化的操作，良好的人机互动；便携式移动，可以在任何时候进行转移；通过 WLAN连接，提供了先进的图像解码技术和安全的数据传送技术，确保了会议前、会议中、会议后的会议信息和文件的安全，并将会议文件设置为机密、公开的等级，会议结束后会自动删除会议信息；同时， PAD的丢失也可以在适当的时间内启动销毁机制来清理会议数据。

（2）原始的字迹

支持各种不同年龄层用户的手写和触控；支持原始签名，和手写签名的手感相同；高清显示清晰度，高亮度，色彩还原，给人一种全新的感觉。

（3）共享的台式机

智能互动，将终端上的展示内容与与会代表的终端分享，方便与会代表浏览、分享，同时还可以在屏幕上下载截图，进行修改、编辑，方便大家发表自己的观点，并在会上进行讨论。

（4）共用一个白板

共享白板就像是会议室里的一块白板，可以让与会者们进行实时的沟通，可以在这里讨论会议资料，添加注释，灵活直观地展示图片、文字，方便讨论、修改，大大提高了会议的形象和直观性，弥补了文字沟通的不足，大家都是在一块电子白板上作画，拉近了距离。

（5）会议记录

可根据客户要求制作会议记录模板，并能迅速制作会议记录，会议资料，共享桌面截图，手写注释。

（6）会议交流

在会议期间，各与会者可以通过邮件方式相互传递消息，同时也可以实时收到会议秘书发出的会议通知，为与会者提供即时互动，便于与会者进行信息交换。

（四）系统应用趋势

随着经济和社会的迅速发展，各种形式的会议日益增多，对智能会议系统的设计和应用提出了更加严峻的挑战和考验。有些会议时间较长，工作强度较大，会议内容较多，发言人数较多，表决的议题较多，如果会议系统发生突发故障，将会对会议的效率产生很大的影响。所以，为了保证会议的稳定，我们必须采用最先进的技术手段[3]。随着移动电话等智能终端的迅速普及，将方便智能会议系统的使用，缩短会议准备时间，减少对人力、财力、设备的依赖，从而节省会议资源，适应未来的现代化发展趋势。

结束语

综上所述，由于技术手段、思维理念、应用条件等因素的影响，目前的会议管理仍有诸多弊端，严重制约了会议管理的整体效益。基于会议管理的现实需要，根据智能会议系统的客观发展规律，采取切实可行的对策和方法，以增强其结构性和实用性，为会议系统的管理提供更好的技术支持。智能会议系统的运用，是现代企业管理理念不断提高，不断追求标准化、节俭化和智能化媒体管理，结合不断创新的会议管理模式，智能会议系统逐渐成为专业的会议管理平台。随着智能会议系统的建立，推动了公司的信息化建设，随着信息化建设，提高了公司的管理水平。

参考文献

[1]杨赞,杨雅婧.基于边缘控制的会议室管理控制系统设计[J].建筑电气,2022,41(12):45-48.

[2]薄辉,张小杰.浅析智能会议管理系统的设计与实现[J].中国信息化,2022(07):56-58.

[3]李博. 基于会议流程的智能会议管理系统的设计与实现[D].西安电子科技大学,2021.