以信息化手段实现计量技术文件管理标准化

以信息化手段实现计量技术文件管理标准化

高蒙

陕西省计量科学研究院   710100

摘要：随着信息化的发展，我国企业信息化建设的步伐越来越快，通过对我国计量技术文件管理信息化工作程度的考察，指出了我国计量技术文件管理信息化建设中的一些问题，以及如何改进和完善计量技术文件管理信息化工作的措施。

关键词：信息化；计量技术；文件管理

引言

在信息技术与互联网技术快速发展的今天，我国计量技术文件管理在这几年里取得了迅猛的发展，各机构都纷纷利用信息化的工具以实现高效管理，掀起了一场信息化浪潮。在计量技术文件管理中，信息化的管理与实施日益完善已有了一些成果，但不难看出计量技术文件管理信息化建设还处在起步阶段，存在很多问题有待解决。文章通过对当前计量技术文件管理信息化工作的实际情况进行了分析，并对目前所面临的问题及对策进行了分析。

1、计量技术文件的分类

技术文件是各种机械设备在运行中所形成的各种产品的设计图、技术标准、技术文件、商务合同、财务报表、客户资源等，技术文件还包含尚未印刷的图纸。计量单位技术文件指的是有关计量技术规范（例如各种现行的计量法律、行政、计量规章、计量检定规程、计量校准规范、国家计量检定系统等，这些既包括国家制定的，也包括地方或行业制定的）、作业指导规范（各类机构内部制定的程序文件、质量手册、作业指导书等）、计量标准文件（国际、国家、地方及行业的各类计量标准）等的统称，是机构依法履行职能和开展各项管理工作的技术依据。

信息化系统的开发和实现打破了以往的常规档案管理方式，将人工和电脑的信息系统相融合，利用管理体系对大量的资料和数据进行归类存储，解决了以往数据占用的问题，节省了大量的人力物力。在此基础上，从档案收集、归档、鉴定、查询、统计等方面，对各单位的档案资料进行统一、规范化管理，确保了计量资料的准确性、完整性。信息化系统软件的实施，不但方便了工作人员的查询、快捷和高效，而且能够及时跟踪、收集和更新文件资料，提高了档案工作质量。另外，通过建立了档案管理信息化的体系，可以使各单位之间的信息资源更加方便地进行共享，同时，还可以在不受时空条件下进行数据的利用。规范化就是为了达到某种程度上的最优次序，为现实或可能的问题制订一个通用且可反复利用的准则。

在国家发展规划中，必须纳入标准化工作。在全国标准化管理机构的指导下，按照国务院相关部门的职责，对本部门和行业进行规范化管理。标准化行政主管单位负责对标准化工作进行监督。各省、自治区、直辖市政府有关部门负责本部门和行业内的标准化工作。标准化工作的主体是企业，标准化主管机关既要从企业的采购中了解国家和行业标准的应用，又要动员企业建立国家、行业标准之上的要求，在更大的范围内取得更强的竞争力，因此如何通过信息化的手段来获取企业的标准，从而指导行业标准的制订。指导企业进行招标采购，根据标准的相关法规来制订企业标准，建立自己的企业标准，如何指导企业进行标准化工作实现信息化改造，实现与标准化主管部门的对接就尤为重要。

2、现有计量技术文件管理存在的问题

计量技术文件的传递是一个具有系统性和有秩序的流程，它需要经过登记、保管、复制、收发、注销、归档、保密化等环节。自各机构正式启用了全新的检测管理体系，尽管检测原始记录、技术文件等已经被列入了标准化的管理体系，但仍然主要采用传统的操作方式，工作效率仍然需要进一步提升。目前，一些技术文件已在商业和自动办公软件中得以实施，但许多文档因其特殊性和保密性质尚未得到有效的应用。因为新的技术文件更新得很迅速，如果文档没有按时更新，很可能造成工作上的差错，一些过期或废止的技术文件没有被及时的处理和销毁，积累起来的数量越来越多，浪费了大量的资源。

3、计量技术文件高效管理的解决办法

本文根据具体工作实践，全面地总结了现有的工作状况，对现有的管理模式进行了改革，研制了数字化的管理系统，通过计量技术的信息化手段实现全面、高效的计量技术档案管理，同时在制度、人员、意识、系统等方面进行优化和完善，实现技术文件的规范化。

3.1建立健全技术文件信息化的安全管理制度

在技术文件的信息化过程中，要保证文档的安全、可控。针对其工作的特殊性及问题，对技术文件流动过程中的各种危险点进行了分析，建立健全技术文件收集、管理、归档、销毁等各方面规章制度，明确责任部门和责任人，制定工作预案和奖惩制度，从制度上堵塞泄密漏洞，确保技术文件信息库的建设和信息网络结构的通畅。

3.2加强技术文件管理人员的信息化意识和水平

技术文件的第一个需求就是现代化的管理理念，如果管理者对技术文件的管理仍抱有一种封闭、保守的态度，将会对技术文件的现代进程产生不利的作用。在此期间，组织人员积极参与信息技术的培训，了解最新的信息技术，及时更新自己的业务技能，了解电子文档的特点及标准化的管理需求，并对其进行了相关的安全保护工作。

3.3充分利用现有信息化手段处理技术文件

当前，将现有的协作系统与管理流程相融合，将管理流程进行了精简，尤其是人员管理和流程监控，设置了系统管理员、文件管理员、模块管理员、监察审核员等多种角色，以保证不会因为人为原因而泄露。针对不同的使用者，可以按照类别和责任，赋予使用者不同的浏览和作业授权，并对使用者进行严密的身份验证及层级存取。只有授权的唯一法定使用者，可以根据其权限使用、存取、修改存取日志，以保证计量体系档案管理的安全与机密。

3.4建立和完善技术文件信息管理系统

建设计量技术档案的资料库，依据法定类别、时间节点、基本要素等，采用信息化的方法对其进行动态的管理。对外技术文件的数字化：技术文件的管理单位收集外部文档，将其电子化，并将其上载至仅读取的版本，并加盖受控章，保存有控制的纸张；试验室仅能查阅和查阅所有文献，不得修改和下载，如需要借用文献，可到外事办公室借用；采用数字化方式进行移动的查询浏览；文件的版本更新、修改和撤销均由经办机关执行。将内部生成的技术文件电子化：由专家/各单位向技术文件的管理层递交（审核、批准），然后参照其他文档进行管理，实现技术文件的数字化管理：文档的公布存储在单位的办公室系统中，利用内部的办公流程实现提交、审核、批准、签章、查询、查看，按档案类型→辅助文件类别与研究院/管理部门→专业室的层次关系保存。

4、信息化管理计量技术文件的优势

用信息化的方法对计量技术文件进行管理，即把技术文件由纸制控制的实体保存到电子控制的数据存储，从而确保数据的安全性。通过对技术档案进行信息化的管理，可以极大地推动档案的规范化、高效。与传统的纸质文档相比，电子文档既能节约大量的纸张，又能有效地节约行政费用，促进“无纸化”的工作，提高行政工作的效能。而纸质文档需要大量的存储，在进行了数字化之后，可以减少对文档的存储要求。通过对档案的数字化，可以进行多个备份的处理，从而有效地防止了由于多人传递、长期保存而造成的缺页、破损、丢失等问题。并能快速高效地过滤出无效的文档，快速地查找相关的资料，确保了文档的正确性和高品质。通过对档案进行密码处理，可以避免技术档案变更不可控制，确保档案的原始资料准确无误。通过信息化的实施，可以促进计量技术档案信息的及时更新，节约存储空间，方便查阅、信息使用以及机构高质量管理。

5、结语

计量技术文件的信息化是现代信息时代对测量技术文件的需要，能够对测量技术文件进行规范化的管理，从而大大地提升了工作质量。在管理实践中，进一步提高人员素质，提高管理技能，完善管理机制，加强网络安全管理，使技术文件规范化管理，为我国计量工作的发展添砖加瓦。

参考文献

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