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摘要:近些年来,企事业单位的档案管理越来越发挥着重要作用,尤其是在“互联网+”时代,企事业单位在延续自身传统管理基础上,更应该结合实际创新档案管理新措施。随着计算机技术日新月异的不断提高,无论是行政事业单位还是企业单位,档案管理均在发生着巨大的变化。因此,伴随着信息化技术的变革,企事业单位档案管理工作的创新研究也被充分显现出来。基于此,本文主要就企事业单位档案管理信息化模式构建进行了分析。
关键词:信息化;企事业单位;档案管理
引言
在“互联网+”时代,合理利用互联网技术可提供为企事业单位的发展创造更高的价值,达到提升工作效率的目的。因此,在开展企事业单位的档案管理工作中,要综合现有的管理模式,融合现代化的技术手段,通过信息化、互联网技术以及云平台技术实现信息化、网络化的档案管理,实现档案的智能化管理,这样才可提高档案管理工作效率,充分提升档案管理职能,这样才可达到推动我国社会经济持续发展的目的。
1 企事业单位档案管理的重要意义
1.1 有利于实现档案信息的永久保存
在传统的档案管理工作中,企事业单位均采用人工管理模式对各类纸质档案进行收集、整理、保管和利用。这种模式不仅耗费大量的人力、物力和资金,还可能会受多重因素影响而发生纸质档案发霉、破损、丢失等隐患,无法确保档案信息的完整性与可靠性。而加快推进档案管理信息化建设,积极构建相对完善的信息化档案管理模式,可以借助各种先进的扫描设备、电子设备等仪器,将纸质版档案转变为电子档案文件并直接存储于计算机软件中,进而有效规避档案信息损毁或丢失现象,以实现企事业单位档案信息的永久保存。
1.2 有利于提高档案管理工作质效
档案管理本身就是一项兼具较强专业性、严谨性和复杂性的系统工程,要想保证档案管理工作质量和执行效果,通常需要相关管理人员投入大量的时间和精力,尤其是在以往的纸质版档案管理工作中,管理人员需要时刻关注档案资料的更新和补充,这就在无形中增加了档案管理人员的工作负担。与此同时,在传统的档案管理工作中,由于多数档案信息均以纸质版形式进行保管,因而后期在查阅档案资料时往往需要到专门的档案馆进行查找,且需要经过多个流程才能完成,这就在一定程度上降低了企事业单位档案资源的利用效率。而通过加大档案管理信息化建设力度,不仅可以减少外部因素对档案信息完整度的影响,不断提高档案管理工作质量和执行效果,还能够依托完善的档案管理信息系统,有效提升档案检索效率,方便各岗位人员随时随地查阅所需的各类档案信息,最终达到提高单位档案资源利用效率的目的。
2“互联网+”时代企事业单位档案管理的探索
2.1传统管理工作观念转变,档案管理创新意识增强
为了有效提升企事业单位档案管理水平和效率,相关档案管理人员应对自身档案管理意识积极转变,对档案工作的重要意义与价值提高认识,尤其是人社局档案管理中心需要收集、整理、查阅、传递全市政府机关、企事业单位副科级以下和党委部门工勤人员档案资料,并且为查档群众提供优质服务等,对相关工作人员的责任意识和使命感提出了更高要求,需要确保所有档案的准确性、真实性和完善性。同时相关领导人员应积极发挥带头作用,促进档案工作管理理念的有效转变,使档案工作所承担的重要职责能够更深入。另外需要在档案管理工作中充分利用计算机技术、信息化等,对档案管理人才加强培养,使档案管理工作活力有效激发,使档案工作质量和效率切实提高。
2.2加强档案信息化建设,档案信息化管理手段不断优化
在信息化背景下,社会资源信息化成为未来发展的必然方向,对于企事业单位的档案管理工作而言,需要积极应对档案管理要求。首先需要对档案工作内容进行科学规划,根据企事业单位实际发展情况,对相应的档案工作模式科学制定,对各工作阶段的目标与方案进行细化,使档案管理安全性有效提升。其次对档案管理网站加强建设,使档案逐步向电子化方向发展,同时通过档案管理网站的有效构建,能够为群众提供快速查档服务,使档案工作效率有效提升。另外需要对档案数字化管理加强重视,通过数字化网络的构建,进一步推动电子档案的形成,使档案整理、分析速度加快,使档案信息保护力度进一步提升。
2.3完善信息化档案资料的信息安全防护措施
档案信息资源大多具有知识产权或涉密性,档案管理的信息化建设以网络平台为载体,以资源链接和机读数据为纽带,其共享模式既带来了档案资料查阅利用的便捷性,也产生了不可忽视的信息安全问题。在网络世界里,黑客、病毒无孔不入,企事业单位在档案管理信息化建设中,必须完善信息化档案资料的信息安全防护措施,建立起严密的信息化档案资源信息安全保障体系,包括但不限于:对信息化档案采取加密措施和读取申请审核,对信息化档案用户实行实名认证和密钥管理,对档案数据库实施内部隔离和设置外部远程访问权限,给档案数据库局域网安装防火墙和杀毒软件等。
2.4追求科学创新,档案管理水平不断提升
在档案管理工作中,通过详细工作目标的制定,以及坚持高要求、高标准等工作原则,追求科学创新,通过科学化管理,能够有效提升工作管理质量和档案安全。首先对档案管理工作内容进行细化,其中日常档案管理工作包括了对档案资料进行分类、整理、排序、上架、查阅、利用等,另外还需要对管理环境加强重视,包括库房清洁、检查记录温湿度、及时更换防虫药物、查看消防器材等安全保护工作。另外档案管理人员还应不断增强自身信息化与信息化思维,对档案工作理念不断更新,对自身工作价值作用有更深刻的认识。另外通过档案管理数据库的构建,能够对档案信息安全加强保护,使人事信息更加准确、完整,同时更有利于在提升人员工资、社会劳动保障和政治待遇的相关决策中作出更精准的判断。
2.5加强队伍建设
为解决教学研究院档案管理的人才困境,单位需要加强人才队伍建设,具体可从以下两方面入手。一是优化专业结构。为建设高素质人才,管理人员在上报招录标准时,应当以信息化、计算机专业为主,公共管理专业为辅,结合单位内部实际人才结构,补齐单位内部的专业短板。二是优化年龄结构。虽然年长职工有着较为丰富的工作经验,但接受新鲜事物的能力不足,年轻职工具有较强的创造能力与接受新鲜事物的能力。管理人员可根据当前单位内部人员年龄结构进行平衡,以老带新的模式进行优化,将年长职工的工作经验传授给年轻职工,并逐步优化人才队伍,最大限度地提升档案管理事业的活力。
结束语
企事业单位的可持续发展与档案工作质量和水平密切相关,尤其是信息化广泛应用的“互联网+”时代,传统档案管理工作中存在的工作效率低、资源利用率不足等问题更加凸显,对档案工作的有序发展造成制约和阻碍。对于档案管理工作人员而言,需要充分借助信息化等先进技术应用优势,对自身工作理念积极转变,对档案管理工作的重要性和意义加深认识,对档案工作模式不断创新,不断提高档案服务能力的同时,对企事业单位可持续发展起到积极推动作用。
参考文献
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