事业单位纸质档案和电子档案并存与融合管理

事业单位纸质档案和电子档案并存与融合管理

苏日娜

身份证号： 152701198810250067

内蒙古 鄂尔多斯 017010

摘要：在知识和信息时代，纸质档案和电子档案不是互斥的，而是可以很好地融合在一起，充分发挥各自的优势，实行良好的联合管理。纸质档案是反映城市发展真实内容的信息，而电子档案的主要特征是信息检索、存储和交换。中国正处于数字时代。电子和纸质档案的管理可能会随着时间的推移而发展，并在为未来的城市发展和城市规划创造良好的知识基础方面发挥主导作用。纸质档案和电子档案在未来发展过程中必须进一步补充，促进相互完善和发展，打造生态整体。

关键词：事业单位；纸质档案；电子档案；融合管理

1纸质档案和电子档案的优劣势

1.1纸质档案

纸质档案以纸张为载体，涵盖手稿、证书、账簿、电报、公文、图纸等，目前纸质档案在档案文献中较为常见，尤其是涉密文件。纸质档案具有安全、稳定、完整、真实的特点。与电子档案相比，纸质档案一旦形成，其中的信息就成为原始记录，难以更改，因此更安全。纸质档案客观地记录了事件的过程和结果，档案上有印章或签名，因此纸质档案真实有效，具有法律效力。纸质档案的缺陷在于保存和参考。纸质档案占用大量空间，需要采取防虫、防潮、防霉等措施，不利于档案存取。

1.2电子档案

电子档案是指能够被计算机识别并由计算机磁盘和其他存储设备存储的档案。其内容包括文本、语音、表格、图片、图像等。电子档案的优点是快速、实时、共享和存储容量大。它使用硬盘和其他介质来存储，并且可以在较小的物理空间中占用和存储大量文件。检索电子档案时，可以在计算机上使用关键字，这使得检索档案的效率更高。电子档案以数字化的形式存在。信息的传递和共享不受空间和时间的限制。资源共享范围扩大，对提高档案利用率有重大影响。电子档案在传输方面有明显的优势，只要可以通过计算机操作远程传输即可。电子档案的缺陷在于安全性、稳定性和法律效力。在安全性方面，电子档案中输入的字符没有墨水书写的新旧差异，没有个人手写特征，也没有文档形成的基本特征。一旦信息被篡改，就很难识别。电子档案中不存在“手稿”的概念，这导致其缺乏法律地位。电子档案高度依赖软件和硬件，图像记录难以长期保存。此外，电子档案中存在一定的信息泄露风险。

2纸质档案和电子档案的关系

纸质档案是电子档案形成的基础，电子档案的建设离不开纸质档案的支撑。档案信息活动来源于社会实践活动，是社会实践活动的真实记录。然而，这些记录不会自动进入电子网络。除了其中一些以电子形式提交给网络外，其中一些还必须由档案管理员收集、整理和处理，并扫描和转录成电子文件。可以说，电子档案的原创性、真实性和可靠性必须得到纸质档案的保证，否则电子档案将成为无根之树和无源之水。而且，电子档案不能充分用作法律文件，这也使得纸质档案的基础和保护作用仍然突出。

3事业单位纸质档案与电子档案并存与融合的管理途径

3.1限定双套制管理范围

事业单位档案管理部门需要将需要保存的档案的保存价值限定为两套，不需要对需要永久保存的档案实行双套制度。各级档案管理部门需要研究制定切实可行的档案管理办法，实现两套不同载体档案的统一管理，制定便于档案查询的管理办法，并实现纸质档案与事业单位电子档案的一一对应，形成可靠的、，准确和相互识别的关系。不经常使用的现有纸质档案可以考虑维持现状，而不需要进行所有电子处理。只有在很久以前需要抢救的珍贵档案和具有长期保存价值的档案才能数字化，并存储在双套系统中。对于最近的纸质档案来说，这些档案的建立时间仍然很短，纸张仍然很好，几乎没有损坏。因此，这些纸质档案并不是双套管理的关键。我们可以根据事业单位的具体情况，决定是否需要实行双套管理。无论使用电子档案还是纸质档案，在进行档案管理时都应遵循档案基础理论的指导。需要实行双套制管理的事业单位在运行过程中形成的所有档案，其范围很难划分，特别是目前的电子档案还处于起步阶段。

3.2完善档案管理制度

1.建立健全信息技术背景下的档案管理制度。档案管理人员要充分认识电子档案管理的重要性，在原有纸质档案管理制度的基础上，适当增加电子档案管理内容，完善档案管理制度，确保档案管理科学规范。2、构建文件管理系统进行全面管理，使纸质文件和电子文件相互独立、互联互通，并在收集、存储和使用环节建立标准化的文件管理系统，确保纸质文件与电子文件的使用和存储能够灵活、方便地切换。3.文件管理系统应覆盖文件存储、复制、咨询、仓库管理、借阅和归档等所有环节，并分别突出电子文件和纸质文件的管理重点。纸质档案对存储环境要求较高，要做好档案库房的环境管理，确保纸质档案不受湿气和昆虫的影响；对于电子档案，要做好防伪和安全管理，确保档案的真实性，防止档案遭到攻击或篡改。4.建立健全档案管理岗位责任制，明确各岗位工作人员的权责，确保档案管理制度的落实。

3.3档案整理及数字化外包

科技档案、文献档案、会计档案、音像档案、实物档案和专业档案应当按照有关规范和格式进行整理，并分片制作说明和目录。档案整理和数字化是长期的。公共机构需要合理规划负责工作的人力、物力和财力，在实现当前档案整理数字化完成的前提下，在数年内分批、分阶段开展历史档案整理数字化工作。必要时，可委托专业公司负责工作，但外包时应注意以下事项。1.签订合同时，应明确档案数字化处理的价格、内容和完成时间。此外，还应明确规定各种技术标准。例如，备份介质、图像分辨率和原始文本格式应在合同中约定。2.签署保密协议。事业单位和专业公司应当签订保密协议，其中明确规定，禁止保留、下载、使用和持有任何档案馆和档案馆的任何档案信息，违反合同条款的，依法追究责任。专业公司应审查并登记员工信息，并签署保密协议。3.专业档案公司的选择。当档案涉及敏感数据、行业年度统计、社会和公共安全时，应从符合以下条件之一的专业公司中选择：首先，他们已通过ISO9000系列认证；二是有党组织，建立了保密工作领导机构；三是经国家安全部门认证；第四，国有股占主导地位或国有股。

3.4提高纸质档案和电子档案的共存性和互动性

纸质档案和电子档案的特点决定了它们将相互依存，长期共存。随着信息技术的发展，两者的融合将逐步加深。为了实现两者的有效融合，有必要改善两者的共存和互动。所谓共存，就是两种形式的档案同时存在。由于纸质档案先于电子档案存在，而电子档案是信息技术发展的产物，因此纸质档案是主要的，电子档案是辅助的。此外，音频和视频等电子档案除了网络空间和数字存储设备之外，还应以光盘等物理对象的形式存储，以实现两者的共同存储，确保档案的存储更加安全。此外，应加强纸质档案和电子档案之间的互动和联系。长期以来，纸质档案的存储经验为电子档案的发展提供了参考依据。同时，纸质档案也应参考电子档案的管理优势，弥补自身的不足。电子档案在一定时期内被用作纸质档案的补充，但它们在信息查询和检索方面有自己的优势。两者应发挥各自优势，通过互动互助实现良好融合。

4结论

随着科学技术的进步和档案管理水平的提高，实现纸质档案与电子档案的一体化管理是未来档案管理的趋势。机构要高度重视档案管理，充分认识纸质档案和电子档案的优势，理顺新时代档案管理思路，不断更新档案管理理念，完善档案管理体系，加强档案管理信息化建设，提高档案管理人员的专业素质，从而提高档案管理的效率，使档案更好地服务于机构的发展，满足社会各界的信息需求，促进档案的可持续发展。

参考文献：

[1]刘凤英.新形势下纸质档案是否可以被电子档案取代[J].兰台世界，2020(01).

[2]李春慧.纸质档案与电子档案"双套制"管理探析[J].档案管理，2020(03).

[3]郭亚丽.电子档案与纸质档案两轨并存之思考[J].山西档案，2020(02).

[4]姜钦芳.机关数字档案室建设浅议[J].档案管理，2020(04).