论强化档案意识 完善档案管理

论强化档案意识 完善档案管理

张娟

身份证：120103198210045425

摘 要：随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。本文就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析，以作参考。

关键词：档案意识；队伍建设；强化措施

1人事档案现状及存在的问题
1.1对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
1.2人事档案交接手续不严密

档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
1.3管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4.缺乏专业知识

一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
2人事档案管理对策及思考

2.1增强档案意识，健全规章制度

在进行相关的档案工作时，增强档案意识是保障工作质量的首要前提。因此在工作中应将相关的领导人员、管理人员作为主要进行宣传的对象，各个领导人员、管理人员在档案的日常工作中具有重要作用，并且对档案工作的质量具有直接影响。因此举办相应的法规讲座和培训等，提高这部分人员的档案意识，从而为后续工作的进行和相关措施的落实提供保障。还应对各个岗位的责任进行明确，使各个部门提高对收集档案、整理档案、和归档等的重视。制定具有健全性的档案管理制度，并在日常工作中严格按照相关制度进行档案的归类、立卷和存放等，有利于收集档案和借阅档案等工作的规范性，并促进档案资源的共享性。在进行档案的查阅和借阅等工作时，按照相应的制度办理手续，从而做到有据可循。各个部门应进行配合，从而保障档案收集的有效性与及时性，还应定期派工作人员进行外出学习等，从而对先进的理念、技术等充分学习与引进，并与自身的工作经验相融合，根据所在企业的实际情况，开展相关工作。档案工作人员对企业的生产会议、竣工验收等应积极参加，从而进行把关工作，切实保障档案工作正常有序的进行。

2.2 建立高效档案管理人员队伍

为提高档案管理工作的质量与效率，应建设相应的管理队伍，并设置兼职性质的档案管理人员。对档案管理人员工作的职责等要有效明确，并通过健全的管理机制和制度等对工作人员的日常工作行为进行有效制约，从而促进档案管理工作的有序进行。档案工作具有一定的积累性，可设置兼职性质的档案管理人员，并由这部分人员在日常的工作中收集档案并进行合理的整理。这部分人员还应与各个部分保持紧密的联系，从而对企业自身所产生的档案进行有效收集。进行管理规范的制定，结合国家的相应标准、工作人员自身所具有的工作经验以及企业自身的实际情况等，从而保障该标准具有较好的实用性与针对性，可充分发挥自身的作用。将档案利用信息及时提供给单位领导、各部门，使他们亲身体验到档案的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好各类档案的收集、整理工作。从事利用服务工作的档案管理人员，是制度的直接执行者，对档案安全负有直接责任，能独立处理利用中出现的一般问题。涉密档案管理人员要严格执行保密制度，提高档案保密安全意识。

2.3强化措施，消除隐患

在日常管理工作中，档案库房实行专人保管、专人查阅，非本公司档案人员，不得进入库房。每天保持良好的卫生环境，检查库房安全情况，每天下班前检查库房门窗及电源设备是否关好。档案资料借阅实行专人负责，认证执行档案资料借阅制度，做好借阅登记，定期清点催还归位。借阅者离去之前仔细检查翻阅过的档案和文件，发现问题及时查处。

2.4合理运用现代化科学技术促进档案信息化管理

档案信息化建设是企业档案工作的发展方向。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，通过不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的扫描技术、现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进档案信息化的管理，通过计算机软件对文件、档案的全部信息进行统一管理，对档案及文件信息的生成、转化、提供利用实行计算机一体化管理，提升经办人员档案管理水平。进行系统不断升级，并全面启用国家电网公司统一推广的协同办公档案管理系统，可以增强档案资料的网上远程查询和借阅功能，并提高档案的利用率，为档案信息资源共享创造了条件。目前，部分企业文书、科技、实物、声像档案已全部实现信息数字化、利用网络化管理，通过企业网络实现档案信息共享。档案管理模式从以档案实体保管为主转变为以数字化信息提供利用服务为重心，从管理部室到班组都可以通过局域网随机查阅、检索档案信息，大大提高了工作效率。

3 结束语

档案具有重要的作用，不仅可以对易发生的事情进行相应的记载，还可以对未来的决策等方面提供参考。在实际工作中为保障档案的使用功能可以有效发挥，应提高对档案管理工作的重视。强化档案意识，对档案管理工作的重要性正确认识，从而使相应的措施有效落实避免流于形式。在此过程中还应对档案管理工作进行完善，保障相关的管理制度具有较好的健全性，建立相应的管理人员队伍，对其中人员进行严格筛选，确保管理人员具有较高的专业性和综合素质，并具有丰富的工作经验与较强的责任感。对现代化信息技术充分应用，从而实现现代化的档案管理，降低工作难度减少工作量，并减少因人为原因导致的失误，从而提高档案管理工作的质量与效率，促进档案事业的发展与进步。

参考文献

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[2]古月.强化档案意识完善档案管理[J].中外企业家，2017（4Z）.

[3]朱耀华.强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率[J].经济，2017（1）：00221-00221.