新时代下机关事业单位人事档案管理的机遇和挑战

新时代下机关事业单位人事档案管理的机遇和挑战

史蕾

内蒙古赤峰市巴林左旗人力资源和社会保障局 025450

摘要：随着时代的进步，国家经济的蓬勃发展，机关事业单位也在不断的改革。人力资源管理在组织内部所起的作用也随之提高，需要提高组织单位的标准和要求，以改进需求，优化创新管理做法，以更好地适应新时代的需求。但是当前机关事业单位在人事档案管理中还存在一些问题，在很大程度上影响了机关事业单位的良好发展，所以还需要对其进行不断的完善和优化，而且随着科学技术的不断发展。

关键词：机关事业单位；人事档案管理；机遇；挑战

引言

要使机关事业单位人事档案管理工作迈向规范化、信息化，需要从管理制度完善、管理方式变革、信息技术导入、人工成本控制等方面着手。不论是机关事业单位自身、还是档案管理人员，都应首先从思想上重视，并认识到档案管理规范化的优势和益处；其次要在行动真正研究和落实规范化管理的各项措施，从而不断提升档案管理工作的活力与价值。

1人事档案管理概述

1.1能提升档案管理工作质量，确保人事信息的准确、有效、及时性

对于事业单位来说，人事档案有效记录了个人的发展和工作表现，一定程度上还记录了个人轨迹，能够清晰且完整地反映单位内部员工的思想状况、知识程度、学习工作经历、社会关系等方面的记录。人事档案管理本质上是对人事信息进行统计、收集、保管以及鉴定等相关工作，而在日常的档案管理工作中资料繁多，过程繁琐，难免会存在疏漏，事业单位人事档案建立过程中有一套标准化和规范化的档案管理结构体系，可以让事业单位档案管理人员充分了解自身工作内容，提升工作效率，提高档案工作质量。准确、有效、及时的人事档案信息能让事业单位相关领导迅速掌握单位员工的相关资料，快速了解人员变动情况，有利于单位开展培训、考核、选拔等工作，为事业单位人事工作的有效开展提供了重要的信息支撑。

1.2促进社会稳定发展

在信息资源储备中，人才资源是其至关重要的组成部分，而很多人才信息都会通过人事档案予以有效的展示。此外对于机关事业单位来说，人事档案也使其人力资源配置的一个重要依据，通过对人事档案进行科学的存储和传输，能够使单位和员工之间建立一种亲密的关系，并进行高效的沟通，单位也通过对员工信息的有效运用，促进人才信息社会化管理的实现，由此为整个社会的健康发展奠定良好的人才保证。

1.3维护员工切身利益

对于员工来说，人事档案不仅记录了其基本的个人信息，同时也对其主要经历做了详细的记录，比如教育培训经历，工作变动、社会关系以及工作表现等等，通过人事档案就能够对员工的政治面貌以及综合素养有一定的了解。此外在一些重要通行证件进行办理、政治审批审核时也都会用到人事档案，人事档案是重要的依据和证明。此外人事档案还能够对员工的婚姻状况进行有效的证明。在对社会中的一些福利待遇进行办理时也会使用到人事档案，所以由此可见，人事档案与员工的切身利益有着非常紧密的关系。

2机关事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1档案管理方式过于僵化

而政府雇员档案甚至是人工的只是信息技术，不是新技术，是信息技术;传统的政府人事档案可以针对现行的复杂惩罚方式进行示范;一个严重的问题将使人事记录的管理变得更为复杂。问题主要集中在两方面：一是人事档案的形式问题；二是档案信息的调取问题。当下的部分机关事业单位，仍沿用较为传统的纸质人事档案材料，且因缺少统一的标准，会存在档案纸张大小不统一的情况。此外，由于在档案化方面的不同规格的漏放，从而有可能导致档案的获取极慢，导致残片丢失，从而导致长期效果不佳。但管理档案档案的方法却可能会妨碍取得资料的能力。

2.2不能及时转变管理思维

面对新时代的发展，机关单位的管理工作也面临重大的挑战，对于机关事业单位的档案管理工作来说，几乎已经形成了一种固定的思维模式，而这种思维模式在面临新时代的发展和需要，如果不能及时进行转变和创新，就会给档案管理工作带来很大的影响。而在前期发展过程中，通过对档案管理思维进行科学的转变，能够使其发挥很大的价值，对整个档案管理工作的开展有着积极的指导作用，并且还能提高档案管理的水平和质量。但是如果面对新时代的发展背景以及社会形式的改变，机关事业单位在档案管理中管理思维不能及时进行转变时，就会产生不同的管理模式，通常情况下，这会在很大程度上限制档案管理工作管理的时效，从而使得机关单位在人力资源管理方面也会受到很大的阻碍。

2.3档案管理信息化设施配置不齐全

当前机关事业单位档案管理信息化建设具体过程中，需要机关事业单位投入较多资金以及时间成本，需要为信息化建设进行仪器设备等硬件采购，在机关事业单位内部建立信息管理系统并招聘引进信息技术人才，这些工作都需要投入精力和成本。但是从当前机关事业单位发展实际情况来看，很多机关事业单位领导层并没有充分认识到档案管理信息化建设重要程度，不愿意投入较多资金进行信息化档案管理建设，信息化设施相关配置不够齐全，这些问题的存在使得机关事业单位在进行档案信息处理工作过程中，存在网络基础设施不匹配、软硬件设备落后等情况，这些情况的存在对档案信息化管理工作受到严重制约，导致档案管理信息化存在限制。

3新时代下机关事业单位人事档案管理的机遇和挑战

3.1完善档案信息化管理基础设施建设

对于档案信息化管理工作来讲，完备的基础设施是基础前提和基本保障。作为机关事业单位来讲，需要立足自身档案管理实际需要，将信息化建设的预算比例大大提高，将档案信息化管理软件、管理硬件的设施配置完整。对于档案硬件，作为机关事业单位可以通过成立专门档案设备部门，与现阶段资金能力进行结合，科学规划档案业务需求，与档案信息化建设有关软硬件设备都需要购置齐全，通过设置专业人员定期升级换代以及优化更新硬件，保证硬件设施能够适应信息化需要。对于信息化建设软件配置，机关事业单位需要构建档案管理信息系统，其中包括智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等，将机关事业单位档案信息化建设需求充分调查研究的基础上开展合理分析，通过引进专业化档案信息管理系统，确保档案能够实现全生命周期的信息化管理。与此同时，通过将档案管理信息系统与机关事业单位内部OA办公系统相结合，实现机关事业单位财务数据、生产业务数据等的随时办理随时归档，将机关事业单位内部各部门之间工作衔接性大大提升，将机关事业单位档案信息化管理质量有效提升。

3.2创新管理方法

机关事业单位的健康发展离不开先进的科学技术和应用新的方法，因此在档案管理工作中要改变传统的管理模式，积极引进先进的管理模式和管理理念，不断加深对档案信息的综合分析和深度开发利用，由此使人事档案管理能够向着开发型进行有效的转变。此外在档案管理中要将干部基础信息和机关事业单位的人才发展战略进行有效的结合，而且还要将干部的工作经历、工作经验以及晋升、考核都要进行有效的结合，不断提高人事档案管理的新思路。

3.3从人事档案信息化管理着手

互联网、信息化已成为当今社会的鲜明标签，科技的更新迭代对各行业的工作模式变革都产生了深远影响。机关事业单位应积极主动将信息技术引入档案管理工作中，让先进科技成为推动档案管理工作迈上新台阶的强大助力。在具体的人事档案工作实施过程中，可以从以下两点推进信息化：第一是档案信息数字化。通过建立信息化档案管理系统，将纸质版文字或实物档案资料扫描、拍照、录像等方式转变为电子化数字化，这就极大提升了档案调取、借阅、分析和流转的效率。第二是档案存储数字化。经过电子化数字化处理的人事档案信息，可被存储于计算机、云盘或网络虚拟空间，这不仅减少了大量的占地面积，还能降低档案资料泄露和丢失损毁的风险。

3.4从人事档案管理工作资金投入着手

以往事业单位对人事档案管理工作的关注和投入都不够，导致档案管理在硬件和软件方面长期都处于老旧落后状态。因此事业单位要大力给予档案管理工作资金方面的支持，为档案管理规范化、科学化创造良好条件。一方面应加大硬件资金扶持，用于引进信息处理技术、购置档案管理设备、配备通风机、干燥机、灭火器等相关设备，为档案管理人员创造舒适的工作环境，同时也为档案信息资料的保存提供良好条件。另一方面还应加大软件资金投入，既要对现有档案管理工作人员加强职业技能和职业素养培训，也要不断调整和改善档案管理人员的薪酬福利，引进专业对口人才，为档案管理人员提供有晋升发展空间的工作平台，从内部推动档案管理的规范化。

3.5加大投入，提升档案信息化建设水平

一是要有单独的人事档案室，按照有关规定，配置温湿计、防火防盗防潮等必要设施，计算机硬件、档案存储设备、数据处理器要及时更新和补足，提高人事档案规范化管理水平。二是要充分利用计算机技术、相关应用软件等功能，在充分的硬件保障基础上，将纸质类的档案及时电子化，进一步完善人事档案数据库。在数据库的构建过程中，要严格遵循保密制度，通过进行系统设置检索和确定层级权限，缩短以往归置、检阅档案所需流程、时间，减少一些不必要的环节，以实现检阅相关档案信息能达到快速化、精准化、便捷化，从而保证档案管理工作的高效性、规范性、科学性，实现档案的共享和应用等。三是构建管理信息系统的同时，相关机关事业单位也要立足实际情况进行具体规章制度的建设，防止出现泄露信息安全等情况，而且要不断提高电子信息化使用频率，加速信息化管理的普及。

3.6加强培养档案管理人员素养

首先，在单位内部定期开展培训活动，邀请专业讲师来对档案管理人员培训档案方面的知识和教育，提高对档案的充分认识。使其能够与工作的实际情况予以有效结合，对档案管理的特点和问题有更加清晰的认识，从而对单位的各项资源进行科学的整合，并展开科学的检查和考核。其次机关事业单位档案管理工作的顺利开展离不开专业的管理人才，所以在对档案管理人员进行选拔时，首先要考虑的就是其是否具有较高的管理能力和管理思想，要招聘具有高素质的专业的管理人员。此外还要对档案管理团队的结构进行有效的完善和优化，最大程度上提高团队的整体水平和能力，创建具有丰富的信息管理知识，较高的操作水平，专业素质强的复合型管理团队。最后，要注重对人事档案管理人员专业能力的培训和指导，在保证管理人员充足的同时也要使其能够充分发挥自身的特长和能力。培训内容主要包括人事管理、信息的收集以及整理，同时还要对管理人员的保密、交流、服务等能力进行培训，最大程度上减少管理中出现的管理漏洞。此外还要不断提高管理人员的综合素质和专业能力，使其能够更好地适应时代发展对档案管理的要求，满足新时代人事档案管理技术的应用要求。

结语

总之，在机关事业单位的各项管理工作中，人事档案管理是其至关重要的组成部分，面对新的时代，新的发展形势，机关事业单位要将人事档案管理工作放在重要的位置，并且结合单位的实际情况来采取科学有效的措施进行管理，充分运用现代化技术手段和管理模式，最大程度上提高档案管理的效率和质量，对人力资源进行科学配置，由此为机关事业单位的健康发展提供可靠的保证。

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