机关文书档案数字化管理探析

机关文书档案数字化管理探析

屈文琴

内蒙古鄂尔多斯市，内蒙古鄂尔多斯市准格尔旗委办公室综合保障中心，010300

摘要:在数字化发展的时代背景下，机关的文书档案管理模式也应该要有所改革和创新，要结合时代发展的特征，不断完善数字化管理的模式，从整体上来提升机关文化档案管理的效率，更好的为机关单位的发展提供有效的信息依据。本文首先分析了文化档案数字化管理的意义，进而提出了优化文书档案数字化管理的措施，以供参考与借鉴。

关键词:机关单位；文书档案；数字化管理；意义；措施

机关单位需要意识到数字化时代的到来给文化档案管理工作带来的影响，机关单位有必要结合时代发展的特征，将各种先进的技术应用到文书档案管理中来，促进文书档案数字化管理的发展，充分的将文书档案的价值和作用凸显出来。

1机关文书档案数字化管理的意义

在机关文书档案管理中采取数字化的方式意义重大，能够为机关单位的发展提供重要的参考凭证，并且能够为社会积累更多的宝贵财富。首先，提高了检索的效率。利用数字化的方式来保存文书档案能够有效的保护原件，以免文件受损。最为重要的是，能够提高文档检索的效率。与传统的纸质档案管理相比，数字化档案管理具有很明显的优势，将有关内容转换成文本格式后，就可以实现在全文中搜索，提升了检索的准确率。文书档案人员只需要输入关键词就能快速的查找到所需的内容，并可以在线使用文档。其次，提高了文书档案的服务水平。使用人员可以依据自身的需求来合理有效的利用档案，并且打破了空间以及时间的限制，可以在线申请，一旦审核通过就可以利用在线传输的功能进行传输。鉴于数字化管理的重要性，机关单位要引起重视，推动文书档案管理向着数字化、信息化、智能化的方向发展，提升文书档案的服务水平，更好的为机关单位的发展服务。

2优化文书档案数字化管理的措施

2.1制定统一管理的管理标准

为了确保文书档案数字化管理能够有序的开展，就需要对相应的管理制度进行完善，制定出统一的管理标准。文书档案数字化管理属于一项系统且复杂的工作，应该要才从多角度、多层面来进行开展。基于此，首先就应该要从制度的层面来进行考虑，制定出文书档案数字化管理的统一建设标准。在建立制度不仅需要考虑到单位内部的实际需求，还应该要结合国家的相关条例，在此基础上来对数字化管理的基本流程和基本要求进行明确，明确岗位职责，确保文书档案人员都能清楚自身肩负的职责，各司其职，推动数字化管理的发展。同时，应该要加强安全管理，对档案文件以及加工设备都应该要按照安全管理标准执行。还应该要统一管理的标准，依照国家出台的相关标准和规范来对机关文书档案管理的标准进行统一，保证数字化工作的合理性、有效性。为了更好的来约束档案人员的行为，需要制定完善的奖惩制度，发挥出文书档案人员的积极性和主动性，对于表现突出的员工要及时奖励，一旦发现有问题，要及时追责。

2.2完善数字化建设的配套设施

单位内部应该要加大对数字化管理的投入力度，在必要的情况下购买先进的设备，以此才能为文书档案管理工作的有效开展提供支持和保障。首先，应该要保证办公自动化设备的齐全，不仅需要配备数字化的扫描仪，还需配备温湿度控制系统以及监控系统。其次，单位内部应该要依据实际情况设计出符合自身发展的管理系统。第三，建设档案网站。在必要的情况下，可以建设档案专题网站，在网站中定期发布相关的工作讯息，不断提升文书档案的利用效率。最关键的是，要引进和应用好各种先进的管理技术。在数字化管理中涉及到很多的管理技术，档案人员在具体实施中应该依据工作需求来选择合适的管理技术，并且应该要对技术进行深入的了解，确保能够熟练的掌握各种先进的管理技术，有效的甄别各种技术应用的范围。为了能够更好的对文书档案信息进行分析，可以使用MySQL数据库，利用HTML+PHP语言设计技术与PHP编程系统。需要注意的是，要加强对相关数据整理技术的关注，并将这些技术应用在实际工作中来。为了能够更好的发挥出文书档案数字化管理的优势，就需要提高档案人员的信息化水平，组建一支高水平的文书档案管理队伍。应该要完善人才的引进机制，确保引进人才的专业水平，不断的来优化档案管理的队伍。同时，机关单位内部应该要加强对档案人员的培训，除了需要在专业知识加强培训外，还应该要着重培养档案人员的信息化技术。

2.3开发资源，不断优化服务的水平

在数字化管理中档案人员应该要积极转变工作的态度，要改变过去被动服务的状态，要积极的去服务，特别是要做好档案信息资源开发的工作，从整体上来提升档案服务的水平。对于发展比较好的机关单位，在条件允许的情况下可以建设档案网站。网站需要设置用户入口，这样用户就能利用在线申请来查阅资料。一定要做好档案数字化管理的专题工作，利用多种先进的手段来不断提升档案人员的档案意识。在执行的过程中严格按照规章制度实施，提升文书档案使用的安全性和准确性。要对所有的文书档案进行分类整理，并编上编号，以便于能够统一管理，在后续提取使用时也会更加的方便。同时，要定期对信息系统进行维护和更新，及时按照防火墙，以免系统受到外部的攻击，确保系统时刻保持这正常运行的状态，提升文书档案数字化管理的安全性和可靠性。

结束语:

综上所述，在形势下，机关文书档案数字化管理工作迫在眉睫，应该要引起足够的重视，不断调整和优化数字化管理实施的策略，要从多个角度来进行考虑，为数字化管理的推进提供各种便利。必须要根据时代的发展作出对应的调整，将先进技术应用到文书档案管理工作中，从而全面提升机关文书档案管理质量，促使机关能够提供更好的服务。

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