浅析干部人事档案管理信息化建设

浅析干部人事档案管理信息化建设

邓健

襄阳技师学院  

摘要：为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，在我国电子信息化高速发展的今天，对干部人事档案管理中的信息化建设提出了更高的要求。作为一名档案管理人员，结合本单位的干部人事档案管理信息化建设，对干部人事档案管理信息化建设工作进行了一些分析。

关键词：干部人事档案管理，信息化建设，分析

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。它包括干部的学习经历，工作经历，奖惩经历和体检表，也是对其思想品德和工作情况的原始记录，对干部的职称评定、选拔和任免提供重要信息，为相关部门对相关干部的考察提供了重要的信息。

现如今，我国社会已经逐渐步入了电子信息时代，为了保证干部人事档案管理工作的顺利进行，需要将信息化建设引入到干部人事档案管理工作之中。这样可以大大提高干部人事档案管理水平，更好的为上级组织做好参谋，发挥干部人事档案在人才选拔等方面的基础堡垒作用；进行干部人事档案管理的信息化建设也可以将干部人事档案的管理效率大幅提高，给人事部门的工作提供便利，同时具有准确及便于保管的特性，这也是干部人事档案管理工作逐步适应社会发展的需要。因此，进行干部人事档案管理的信息化建设是改革创新的必由之路。

干部人事档案管理工作要进行改革创新以适应时代变化，主要是针对干部人事档案的信息化建设工作。作为一名档案管理人员，我结合本单位的干部人事档案管理信息化建设，对干部人事档案管理信息化建设工作进行了一些浅显的分析，不当之处请大家给予指正。

一、干部人事档案管理信息化的优点

1、提供真实有效的信息资源共享。干部人事档案管理的信息化能很好地将干部人事档案管理的信息资源进行共享，干部人事档案管理包了有很多工作职责，其主要的一项工作职责就是为相关的组织部门提供需要的干部人员的信息，并且保证电子信息的真实性，据此可以使单位的组织机构对领导干部的实际情况进行直观的把握。干部人事档案管理的信息化建设可以在很大程度上提高档案信息的使用效果以及使用价值。

2、有利用档案的长期保存。信息化建设就是通过计算机进行相关链接，直接链接到干部人事档案信息数据库，这样查阅资料就非常方便了，将干部人事档案的利用率也提高了很多，同时由于减少了对纸质档案的翻阅，对于干部人事的纸质档案也进行了非常好的保护，利用长久保存。

3、大大提高工作效率。干部人事档案管理的信息化可以大大提高工作的时效性。因此，对于干部人事档案的管理就更加系统规范了，对于干部人事档案的查询也变得更加容易起来。同时，在选拔干部或者进行干部调整、任免等工作当中，都可以对干部人事档案信息化管理进行利用，在使用过程当中就可以直接产生干部花名单以及基本信息情况表等一些重要表格，这也大大的提高了组织人事部门的工作效率。

二、干部人事档案管理信息化建设的主要内容

主要是对于干部人事档案的系统进行电子化管理，对干部人事档案管理实现全面的自动化。

1、在信息化管理的建设过程当中，要在计算机系统中进行干部人事档案的信息录入工作，包括文字和图片等信息，这是干部人事档案管理信息化建设的基础工作。由此形成干部人事信息的电子档案，在干部人事档案进行使用管理的时候会十分的迅捷方便，非常有利于在人员有调整、选拔、任免的情况下使用。

2、其次，还要建立好干部人事档案管理的电子数据库。对于干部人事档案的管理要实现动态的管理过程，也要实现无纸化的先进管理模式。在这个过程当中，要对计算机以及照相机、扫描仪等现代的设备进行高效使用，这样就可以把干部人事档案资料以及各种相关的表格等制成JPG格式的文件或者其他方式的文件，干部人事档案管理就可以实现电子信息化以及数据化。

3、配备相关的先进设备，加强管理人员业务知识的培训。加大现代设备的投入，档案信息化管理不再是简单的目录的输入，在原有基础上有一套完整的档案管理软件，对档案的整理、查借、接收、鉴定和转递，便于日常工作的查找。（1）加强档案信息化管理的意识。对管理人员进行现代信息化管理的培训，要求管理人员在扎实的管理专业知识的基础上，全面强化信息化管理意识，将科学化的档案管理知识运用到对档案的收集，鉴别，整理成册，查借阅， 转递等日常工作中。（2）健全档案信息化管理流程，提高档案查借阅、接收转递效率，完善相关的查借阅程序，接收转递数据库，以便日常干部人事档案管理工作中实践应用，形成一套完整的信息化管理流程，预防借出未及时归还；收集鉴定档案材料的真实准确性，杜绝虚假档案材料的混入。（3）根据工作中的实际情况和需求，向领导请示加大设备的投入，及时配备相关的电子档案的录入设备，档案盒，档案切割钻孔机，碎纸机，扫描仪，大数据硬盘，双面打印机，保障电子档案的信息化管理工作的顺利开展。

4、完善干部人事档案的管理制度，不断完善和改进工作方法。健全的制度也是干部人事档案管理必不可少的要素，制度的完善可以使干部人事档案管理更加的规范。通常在干部人事档案管理过程当中要对档案信息的采集以及录入等工作都要建立具体的规定，使用自检自查的制度，这样可以保证干部人事档案管理工作的顺利开展；同时在干部人事档案的信息化管理工作中，一定要善于创新，要规避干部人事档案管理工作中的盲从性，要求干部人事档案管理工作人员对于工作当中出现的问题要积极的采取办法，从实际操作方面进行考虑，结合工作的具体情况，从多个角度出发，建立并且不断完善干部人事档案管理规范，将信息业务应用作为向导，与时俱进，力求适应新的业务工作要求。

三、干部人事档案管理信息化建设需要注意的问题

1、保证干部人事档案管理的电子文件的真实性。纸质的干部人事档案可以通过纸张来进行真实性的辨认，但是电子的干部人事档案与纸质有很大的差别，一般来说形式是不固定的。 因此于干部人事档案信息的采集要十分的全面，在录入的初期，要严格把控其准确和真实性。

2、加强对干部人事档案电子文件的日常和安全管理。要实现干部人事档案信息化管理工作的完整性以及长期可行性，就要求各个单位对于干部人事档案的电子文件进行认真的存档管理，对日常工作要进行严格的监督以及指导；在进行干部人事档案管理的时候，要严格的执行有关的信息安全管理制度，必须要在信息的内容以及信息的范围和保密方面进行严格控制，禁止与与干部人事档案管理无关的计算机网络进行连接，保证干部人事档案信息的安全性。

干部人事档案管理的信息化建设对于人才干部的服务具有非常重要的意义，这也是一项十分艰巨的任务，在建设过程中还会有很多的瓶颈，这就需要我们的工作人员保持优良的工作作风，积极应对，逐步完善和改进干部人事档案管理工作办法，更好的为广大干部和组织工作服务。