档案管理信息化系统平台建设

档案管理信息化系统平台建设

姜建生 ,刘秋霞

中车贵阳车辆有限公司  贵州贵阳  550017

摘要：通过建设一套档案管理信息化系统，让系统自动具备档案管理的各项功能，节省员工档案查阅时间，提高档案利用率。为公司获得持续竞争力，推进数字化转型管理奠定了基础。

关键词：档案管理、信息化、系统平台

一、引言

档案管理：是指档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

档案管理工作一般包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等8项工作。其基础工作在前7项，目的在第8项。

围绕档案管理,我公司紧紧把握信息化、数字化、智能化升级趋势，以业务需求为导向，梳理档案管理全流程，固化各项业务节点与内容，将档案管理信息化纳入融入在公司的OA、BI、BPM、HCM等系统中。推动公司档案管理效率、效能水平不断提高。

二、问题的提出

长期以来，公司的档案管理受困于各种客观条件限制，出现一些不尽人意的情况。其主要表现为：

1、公司部分库存档案只有手工台帐，且台帐简略，档案人员只能对照档案实体，逐字逐条登记电子目录；

2、部分档案只有简单的excel电子表格明细；

3、部分实体设备已经报废，但配套资料仍在有效档案库存放。占用档案系统存储空间。

4、新建的“云档案”系统查不到老OA系统大量的电子公文。不能实现档案的在线查看。

三、应对措施

针对以上公司档案管理存在的种种问题弊端，公司结合当前信息化技术和人工智能技术AI的发展，决定在公司的新OA、BPM等系统中推进档案管理的信息化建设，充分发挥数字技术的融合、协同、赋能作用，打造公司档案管理竞争新优势。

1 公司以业务需求为导向，梳理了档案管理各流程，绘制了档案管理主要8项工作的流程图，固化各项业务节点与内容，分别在OA、BPM等系统中嵌入档案管理的模块，打造了档案管理信息化管理平台，推动公司档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等各项档案管理工作效率、效能的提高。如：在系统建立时，确定了三个档案建立工作方向：一是目录先行，优先建立起档案目录数据库，让使用者清楚公司现存档案情况；二是按照计划推进老OA系统的电子文件挂接，充分利用好其中的电子文件；三是尽快将公司生产经营密切相关的档案信息开放共享，完成底图档案数字化，以满足车间等使用单位查阅、晒图需求。

再如：在档案管理的“云档案”系统内，以方便使用单位查阅为导向，将档案信息资源分类为：产品图纸档案、会计档案、设备仪器档案、文书档案等11个类型，便于公司相关单位专业业务人员的查询和利用。以服务于公司生产经营为核心，建立档案大数据库，助推公司数字化、智慧化转型。

2 在公司BPM系统设立了档案利用申请等3个审批流程，提高档案利用审批效率，提高档案的利用率。如：

1档案利用申请流程

2、电子图打印申请流程

3 图纸晒印申请流程

3  搭建档案电子输入平台。整理、录入公司档案管理的等各项信息指标。目前公司已经将2013至2020年度的纸质文书档案的电子文件匹配完毕，为3008份文件挂接了共10194个电子附件，实现了员工的在线查看，另外无法匹配的18000余份电子文件暂存在档案系统作为资料提供查阅。对底图档案系统进行完善，现阶段已经录入了底图档案目录19900余条，11200余条已经挂接了档案扫描件，涵盖了近两年公司大部分生产车型常用的图纸资料。公司“云档案”信息系统实现了从无到有的突破，录入系统的文件目录信息从0增长到29700余条，档案全文（图像、文档、照片）陆续导入，目前已完成78GB约24000个附件的上传，供公司员工在线查阅。

并对近三年各关键档案管理指标数据进行有效对比分析，生成各关键指标变化趋势图，帮助公司实时全面掌握各关键指标变化趋势，为公司经营管理提供有效信息支撑。

目前公司各门类档案信息还在不断增加更新，下阶段，公司将实施档案在线归档和纸质档案数字化工作，做好系统内档案目录和全文资源建设，做好档案查阅服务。通过以上档案管理信息化系统平台的搭建，初步克服了以往公司档案管理的短板，提高了公司档案管理的工作效率和效能。

四、结语：

通过档案管理信息化管理平台建设，有效减轻了档案管理等相关人员的工作量，提高了档案管理效率和效能。在实现业务办理便捷化、管理要素可视化的同时，初步实现了信息化对档案管理的赋能作用。推动公司档案管理工作更加广泛、高效，提升了公司档案管理的质量，为把公司打造成高回报的铁路货车造修典范企业提供了支撑。

参考文献：

[1]任晓怡.新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析[J].兰台内外,2021(27):30-31.

[2]白雅文,吴景泰.企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].信息记录材料,2021,22(02):44-45.

[3]王志梅.电子档案管理与档案管理的信息化建设研究[J].发明与创新(职业教育),2020(03):111.