提升电网工程档案管理水平的几点思考

提升电网工程档案管理水平的几点思考

杨丽华,韩新玲

国网山东省电力公司平度市供电公司，山东 平度 266700

摘要：项目档案管理工作是电网工程建设中的重点之一，自电网工程立项始，对整个项目的设计、采购、施工、调整、运作等环节开展详细管理与记录。其难度通常与电网建设规模呈正向相关，规模越大，项目档案管理难度则越高。电网建设的项目档案管理工作是工程内容盘查、竣工审核、费用结算等多项活动的重点参考资料，也是工程正常运转后各部门进行生产运输、技术升级、故障维修、科技研发等项目的参考依据。研究发现，目前我国电网建设工程的项目档案管理工作尚处于初级发展阶段，存在较多亟待解决的问题，比如档案管理人员专业思维较差、档案管理意识较低、体系建立不规范、实际工作落实不到位等，需要对此类问题提出对应方案有效解决，提升电网建设工程项目档案管理的工作效率与质量。

关键词：电网工程；档案管理；措施

1新时代电力企业档案管理工作中出现的问题

1.1职责分工不顺畅

档案责任体系中，虽然明确了办公室、档案馆等档案部门的职责和各部门机构的职责，但在各专业门类的档案归档中，相关职能部门的责任地位不够明确，专业归口管理部门归档督导检查的责任未有效落实，作用发挥不充分。表现为声像档案、项目档案、招投标档案等专业门类的档案归档，相关职能部门未有效参与；有的部门对档案归档只承担收集、移交工作，认为整理、校核、立卷是档案部门的工作。

1.2管理制度执行及责任落实不到位

建设单位职能部门在制订了对应的项目档案管理制度后，未能有效践行制度，合理安排档案管理工作，导致项目档案管理仅停留于文字表达，并未有效落实。主要体现在：工程进入款项审核时单位拖延工作时间，不按照合同进行档案审批，加上档案管理人员各司其职，将档案管理程序的其他步骤置身事外，不予指导和建议，影响收集工作的效率与质量，并进一步阻滞了后续工作的开展，导致引发“蝴蝶效应”；建设单位通常下辖多个部门，在实际工作中，各部门可能沟通交流较少，无法合理有效地对整体项目建设进度进行管控协同，并且对应的文件审查与项目文件收集管理均处于各自负责的情况下，导致文件收集管理效果较差，在急需使用时，无法快速查找对应文件，影响整体工作效率，甚至可能出现文件前后矛盾、逻辑混乱等问题。笔者曾见过一起案例，工程项目竣工之后对应的工程档案文件，直接由参建单位向各档案室移交，并未安排专人进行档案收集与分类，致使档案存在漏交、错交的情况，相关资料收集管理不合格，严重影响了后续工作的开展。

1.3归档的第一环节履责不严格

归档是档案工作中极为重要、基础、关键的一环，是档案资源保管利用开发的前置程序。在归档环节中，普遍存在归档的第一环节履责不到位，造成后续档案工作根基不牢，牵制档案资源高效深度开发利用的情况。表现为有的部门移交归档不及时，未落实项目验收后6个月内归档、管理类文件次年一季度归档等时间要求；有的部门移交归档不全面，未对照企业印发的文件归档范围做到“应归尽归”；有的部门移交归档质量不高，以复印件代替原件；有的档案门类不齐全，声像档案等新媒体档案移量偏小。

2做好新时代电力企业档案管理工作的对策

2.1健全管理体系，加强档案工作管理

由于上级单位项目的档案管理结构制度有可能随着工程建设改变而提出新的要求，因此，应要求单位的档案管理人员专门负责与当地档案部门进行沟通交流，了解相关制度的变化情况，并针对本单位的具体情况，作出适应制度与要求的变化和调整，以保证单位项目档案管理工作可合理有效地开展。此外，档案管理人员应当积极做好沟通桥梁的作用，将上级单位的指示及时传达至单位各部门，解决规范体系落实不到位、档案管理工作重视不足等问题。具体可由档案部门与各部门进行沟通，参与至实际建设工作中，在各建设节点进行项目文件的收集与整理，并提出相应的文件管理整改方案与建议，及时纠正可能存在的问题，提升管理效率；对于具体管理部门，应落实监管职能，实行管理责任制，安排专人对各部门的档案管理情况进行监管，明确工作内容，督促工作人员的工作落实情况，提高对各部门的监管力度，提升整体的档案管理效果。一系列的管理措施，使不少单位取得良好效果。

2.2强化利用体系，提升档案工作的价值创造力

按照“开放共享”原则，推动落实“授权范围内零审批”“档案开放负面清单”等措施要求。各部门要发挥档案利用主阵地作用，在迎接审计巡视、回顾发展历程、辅助研究决策、开展生产保障等业务工作中积极利用档案，推动档案工作融入中心、服务大局。要让档案活起来、用起来，营造档案宣传强大声势、建设档案利用品牌、发掘档案时代价值，进行科学谋划、系统开发，充分释放档案存史资政育人的巨大能量。各部门机构要积极总结档案利用的典型经验、案例、成效，档案管理部门要建立档案利用案例交流分享机制，为档案开发利用创造良好条件。

2.3全过程精细化管控，保障档案质量

全程实施档案管理的精细化管控，在项目正式开工后，针对档案管理召开专门例会，把握工程建设的关键节点，不定时对档案管理工作进行检查，至少不低于2次，并在检查后对现有的档案管理情况进行评估，及时纠正工作问题与漏洞，优化管理内容、制度，提升工作效率。项目竣工前，应当由档案管理人员积极参与竣工档案的编制，并要求各部门重视且全力配合编制工作，以保证竣工档案快速有效完成，提高档案的质量与准确性。其次，应当加强对档案内容的管控，明确档案内容的具体格式、要求等，使各部门收集的档案具有一致性，便于后续档案归档工作的开展。例如保证档案文件材料字迹清晰、图标准确整洁，对应签字盖章齐全，书写字迹应当符合保管要求，各类原材料的相关文件应当具有出厂证明、合格证、实验报告、复测报告等，并按套整理。各项电子档案的格式应有明确规定，电子版竣工图应为PDF或GWF格式，电子文件整理有明确的相关信息，整理序号、保管期限、保密等级、整理日期等。

2.4强化治理体系，提升档案工作的运营保障力

1.要强化制度建设与落地执行。以国家档案法律法规为指引，加强制度标准的顶层设计，形成层次清晰、结构合理、覆盖全面的档案制度规范体系，以有奖竞答等形式寓教于乐开展制度知识普及，将制度规范作为档案日常工作的行为指南、标准基线，及时纠偏，确保执行过程“不走样”，打通制度落地的最后一公里。2.要畅通沟通联络机制。搭建档案管理部门与各部门机构的沟通交流平台，及时收集档案工作中难点问题，及时提请企业档案工作领导小组会议研究决策。3.要坚持档案评价考核机制。组织开展评估，强化过程监管，实施跟踪问效，对监督检查和评估过程中发现的问题，及时梳理反馈，分类开展指导，运用检查、考核、通报等方式，针对履职尽责不到位等突出问题追责问责，推进整改落实。4.要强化档案人才队伍建设。全面提升专兼职档案人员业务素质，全员持证上岗，通过传帮带、业务练兵、专题研讨等方式，培训多面手，努力打造一支高素质、专业化的档案管理队伍。

3结论

档案管理工作是电力企业的基础性、支撑性工作，关系电力企业的全局发展和长远记忆。新时代电力企业档案管理工作面临新的形势，档案工作者要认清做好档案管理工作的政治意义、时代意义、实践意义，严格履行档案的工作方针，坚持开放的工作原则。在工作实践中，档案管理仍然存在一些薄弱环节，主要集中在责任分工不清晰、归档的第一环节履责不严格、业档协同不充分、档案意识不牢固等问题。

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