新形势下档案管理信息化建设探究

新形势下档案管理信息化建设探究

周艳霞

赤峰市林业和草原局元宝山区分局 内蒙古赤峰市024078

摘要：新时代背景下，我国档案管理发生了重大变化，呈现出档案数据资源大量增加、档案信息类型多样化的特点。此外，随着计算机技术和数据库技术的快速发展，传统的档案管理方法、理念和制度逐渐显现出许多不适应之处，难以满足当前社会对档案管理的实际需求。在此背景下，档案管理的创新与发展势在必行。因此，对新时期的档案管理进行深入研究具有现实意义，是当前档案管理部门的一个重要课题。

关键词：档案管理；信息化建设；措施；

随着我国经济社会的发展,“互联网+”行动计划的实施,对档案管理提出了更高要求,要加强信息化建设,打破“信息孤岛”情况,最大化发挥档案资源的作用。档案管理工作经过多年发展,功能从简单的文字录入和文件打印到采用领先的内部通讯平台、档案发布平台、日常办公、文件管理、档案管理、辅助办公等,达到了迅速获取内、外部档案的目的,大大地提高了工作效率。

一、档案管理信息化建设重要性分析

1.档案管理效率提升。在以往的档案管理中，通常采用人工手动方式，存在工作内容繁琐、工作难度大、工作强度大等问题，在档案管理过程中，需要相关工作人员投入大量的精力和时间进行档案处理，极容易因人为原因而对档案的完整性、有效性造成影响。通过信息化技术的引入，对档案管理加强信息化建设，能够使档案管理效率有效提升，档案完整性、可靠性得到切实保障。其中利用数字化技术，使纸质档案转换为电子档案，并借助计算机技术对档案进行处理，使档案管理归档、整理等速度大幅度提升。另外档案管理人员工作量大幅度减轻，手工操作及工作步骤减少。因此，通过档案管理信息化建设，管理人员能够对传统档案管理模式进行优化，有效提升工作效率的同时，进一步保证档案信息准确性。

2.社会发展需求有效满足。随着信息技术、互联网技术的快速发展，数据信息呈现海量增长的趋势，作为数据信息的重要载体，档案中所覆盖的数据信息的数量也不断增加，同时具有越来越高的应用价值，档案管理工作的重要性也日益凸显。同时传统档案管理模式已无法适应和满足现代社会及档案事业发展需求，导致档案管理效用无法有效发挥。因此，需要对档案管理信息化建设加强重视，有效促进传统档案管理方式的改进和创新，使档案管理工作能够更好地满足人们多样化、个性化需求，使信息化档案管理的重要价值得以体现。另外档案管理信息化也进一步促进信息技术的持续发展，更好地顺应档案管理方式的改革创新。

3.创新档案资源服务。现阶段档案管理工作面对越来越多的数字档案资源，需要通过加强档案管理信息化建设，进一步推动档案事业实现突破性发展。其中通过整合数字档案资源以及有效改进服务机制，使档案管理工作不断创新，有利于档案信息的实时共享和及时传递得以实现，使得档案服务能力不断提升，使档案资源创新进得以充分体现。另外对档案信息数字资源进行充分开发利用，在档案信息化建设中加强信息化协同服务的有效融合，档案资料管理质量和效率切实提高，使档案信息服务水平大幅度增强，更好地满足信息化档案工作未来发展需要。

4.满足用户档案数据需求。在新时代背景下，用户的档案需求也逐渐朝着个性化和多样化发展，传统的档案信息已无法满足用户的实际需求。用户对档案数据的需求趋于多样性和个性化。因此，通过档案信息服务力度加强的同时，需要对用户的多主体、多元化、多种档案数据需求进行分析和总结，在此基础上根据用户需求，有效整合档案数据，实现档案信息资源的共享和互通，为用户提供自主选择相关档案信息的平台，从而充分体现档案数字资源的协同性和灵活性，合理利用档案数字资源，使档案管理质量、效率及用户满意度有效提高。

二、新形势下档案管理的信息化建设措施

1.强化档案管理人员的服务意识。档案管理工作的最终目的是服务他人，因此需要档案管理人员提高自身的服务态度和服务意识，改变以往重保管轻利用的意识，建立一个利用保管并重的态度，让自身有一个服务大众的良好状态，并且在档案管理工作中不断创新、不断提高，最终让档案管理工作的整体地位逐步提高，这也是发展档案管理工作的重要标准之一。此外，根据档案管理人员的服务进行针对性培训，并针对服务的要求、服务的质量、服务的态度定一个标准，从而最大程度提高档案管理人员的服务意识。

2.提高相关档案管理人员的业务水平。如今的档案管理人员业务水平普遍较低，这导致档案管理工作的开展较为缓慢，因此提高档案管理人员的业务水平迫在眉睫。针对提高档案管理人员的业务水平提出以下几点建议：（1）加强管理人员的服务意识，在档案管理的过程中要秉承以人为本，为人民服务的宗旨，改善服务态度，让更多的员工相信档案管理人员的业务水平。（2）针对档案管理人员的聘用，应该有一定的标准，不能随便聘用一些不相关的人员管理档案。为了保障档案管理的长期发展，可以采用以下几种聘用方式：其一，长期从事档案管理工作的人员；其二，短期从事档案管理的工作人员；其三，从其他工作中借用的工作人员。不管哪种方式都要确保档案管理人员的业务水平和综合素养。（3）档案管理部门需要培养自身的管理人才，因此对于档案管理人员要定期进行培训，从而确保业务水平不断提高。此外，对于相关工作人员要定期安排外出学习，让管理人员多看多学，最大程度提高档案管理人员的业务水平，最后根据档案管理的内容进行定期的考核，成绩优异的员工给予一定的奖励；一些平时工作中表现优异的员工也要定期评定，并根据评定结果给予奖励。这些建议的制定，都是为了提高档案管理人员的业务水平，以保障档案管理工作长远发展。

3.加大档案管理的力度。管理的成败取决于管理的流程，因此在进行档案管理工作的过程中，要加强对管理环节和流程的重视，并将档案管理从收集到整理进行细致划分。要根据档案管理内容建立相应的管理平台，还要从多角度、多方面制定管理制度。要让每位档案管理人员都参与到档案管理的软件应用中。档案管理规章制度的制定不仅能让管理工作更加高效，还一定程度上影响着相关工作人员的态度，对档案管理工作的开展和创新有着重要的影响，还会促进档案管理部门与其他部门的融合。

4.加强电子文件的管理。目前网络技术的使用已经普及到日常生活和工作中，而且目前我国对于相关文件的使用，也在向电子化转变。因此加强档案文件的电子化管理，是目前档案管理工作的重点内容之一。针对电子文件的管理提出以下几点建议：（1）成立专门的电子文件管理部门，主要对电子文件进行管理和保存，以及电子文件资源的整合，以便增加电子文件的管理效果；（2）加强相关人员对电子文件的管理，需要管理人员及时注意文件的传送、接收、保存等工作，确保电子文件管理工作顺利进行；（3）目前许多电子文件都存在时效性，因此需要相关工作人员关注电子文件的期限，以便在使用过程中避免因时间问题出现错误。此外，对于一些长期使用的电子文件，要定期进行备份，防止电子文件缺失。

总之，档案管理工作本身是一项系统、长期的烦琐工作，在档案管理工作实施过程中，容易出现多样化的纰漏而不利于档案资源价值的利用。因此，在新时期档案管理工作中，必须立足于档案管理工作实际，采取完善档案管理制度、推进档案管理信息化进程，加强培养专业化档案管理人才等良策，以不断提高档案管理水平，以推动档案管理事业进一步发展。

参考文献：

［1］赵艳琴.浅谈新形势下档案管理信息化建设探究.2021.

［2］刘智涵.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考.2020.