探讨如何起草好企业办公室的文字材料

探讨如何起草好企业办公室的文字材料

董开春

大唐甘肃发电有限公司碧口水力发电厂    

摘要：企业的办公室文字材料对于企业本身而言，是重要的记录、传播、沟通、交流的工具，在企业的运转和发展中起着相当重要的作用，通常来说文字材料的起草都是由企业办公室负责。因此本文将此办公室的文字材料为中心，深入探讨企业办公室应当如何做好文字材料起草工作。

关键词：探讨；企业办公室；文字材料

企业的文字材料类别很多，如请示、报告、公告、决定、决议、指示等等，相对来说比较常用的有：工作总结、调查报告、新闻稿和演讲稿等等。这些文字材料的要求、内容指向和应用场景也全然不同。而起草办公室文字材料是办公室人员的最基本职能之一，接下来我们将深入讨论起草办公室文字材料的要点是什么。

一、起草办公室文字材料的要点

（一）行文准确

行文准确是企业办公室文字材料起草的基本原则，文字材料不是文学作品、也不需要具备艺术价值，它的核心要点是全面并准确的传达有关企业的信息，因此无论是哪种办公室文字材料，我们首先都必须将准确性放在第一位。这里的准确性包含两点，第一是字词的准确性，我们要尽可能的使用精确而没有歧义的文字和词汇，尽量避免使用过分复杂的长句式和修饰过度的句子，充分发挥文字自身的工具属性。第二是表达内容上的准确性，在进行文字材料起草的过程中，内容的表达一定要明了而直观，切忌出现在关键信息上表达模糊不清，表述破碎散乱等问题出现。只有文本充分的精确，才能真正的让文字材料发挥作用。

（二）可读性强

许多文字材料，例如“通知”“通告”“公告”等等都存在着宣传功能，这种宣传功能往往是面向员工甚至是面向社会的，因此在起草办公室文字材料的过程中，就必须保证文字材料有良好的可读性。而保证良好可读性主要有以下两个关键点：第一是规范的格式，上文说过不同的文字材料往往应用于不同的场景，因此不同的文字材料的格式也完全不同，起草文字材料是必须按照文字材料的标准格式进行，以确保文字材料符合应用场景的需求，能够更好地服务于使用者。第二是段落和标点符号的使用规范，段落和标点符号的正确使用是文字写作的基础要求，同时也是办公室材料起草的重要要求，正确使用标点符号能够大幅避免歧义和阅读障碍的发生，让材料读起来更加流畅，更加易读。

（三）逻辑严密

办公室文字材料的重要作用是传达信息，突出的是文字的工具属性，因此在进行办公室材料起草的时候，我们要确保材料内容的逻辑严密，不能“东一榔头西一棒槌”，而是要紧密围绕着所要表达的内容本身，用简单且清晰的逻辑强有力的将办公室文字材料的核心作用表达出来。而文字材料报告中常用的逻辑有以下两种：第一是线形逻辑，即事物发展的和转变的逻辑，什么样的原因，导致了怎样的结果，通过线形逻辑将信息串联起来，能够更好地说明事件的前因后果，也可以更好地做规划。第二是发散式逻辑，以一个核心事物为中心，紧密围绕着核心事物，探讨其影响、规划方式、对策和处理办法，这种逻辑能够充分的突出和强化重点，同时表达得也更加全面，更加细致化，信息量往往也更多。

二、起草好企业办公室文字材料的方法和路径

（一）明确用途，考虑受众

严格来说，起草办公室文字材料本身是一项服务工作，既服务于文字材料的受众，又服务于企业。因此想要真正做好办公室文字材料的起草工作，我们就必须明确用途，考虑受众。

在明确用途方面，首先我们要思考文字材料的类型和内容，比如说文字材料是“公告”还是“通报”，内容是“赞扬”还是“警示”，文字材料主要是用于什么场合？是会议还是上传下达？通过充分明确文字材料的用途，能够帮助我们更好的决定行文风格和措辞，例如说表达“赞扬”时行文和措辞要积极向上，而表达“警示”时则要成分严厉。在考虑受众上面我们则要思考办公室材料的服务对象是谁，当办公室材料的服务对象是企业员工的时候，相关的办公室材料要充分做到简洁明了，直观大方，让员工不需要花费太多时间就可以快速阅读完毕并提炼出核心信息。当办公室材料的服务对象是企业领导时，我们要充分的考虑到领导的职能，在起草材料的内容一定要做到全面、细致、准确且足够深入，能够为领导层的决策起到一定的参考作用。

简而言之，明确用途和考虑受众就是制定办公室文字材料的总体大方向，通过大方向的定制能够让文字材料具备更好的实用性和价值，更好的服务于员工和企业自身。

（二）充分调查和了解，而不是想当然

办公室文字材料有着重要的上传下达和信息传递的意义，其中包含的信息往往对企业和员工来说也是比较重要的，因此在进行文字材料起草的时候，我们必须遵循“先有事实，再有材料”的原则，自进行起草时切记不能想当然，而是要对相关文字材料的主体进行细致深入的了解和研究，比如说企业内部的相关资料、书籍、刊物、政策文件等等,对于一些观点和现象更要实事求是，通过了解和询问的方式对观点和现象有明确细致的了解，而在正式开始起草相关文字材料的时候，我们要坚决做到，非事实的不写，错误的不写，模糊不清地不写，和真实情况有出入的不写。

另一方面，为了更进一步提高工作效率和工作质量，相关的办公室人员要从日常生活中做起，关心企业的发展方向和发展情况，了解领导层的工作思想和管理思路，充分接触企业员工和关注企业内部现象，积极收集信息和积累素材。另一方面也要充分利用好互联网优势，对于一些不懂、不会、不了解的事项，或者是国家政策文件，可以通过互联网查询和学习。写作本身就是需要靠积累、观察和练习的工作，办公室文字材料写作更是如此，只有我们充分注重日常积累， 积极了解企业内的大小事务，才能够不断的提升自身的工作效率和工作水平。

（三）认真细致的态度和吃苦耐劳的精神

办公室文字材料写作本质上是一件相对比较枯燥，任务比较繁重的工作，且在工作的过程中不仅需要办公室人员足够耐心、细致、足够认真，同时也需要相关人员拥有较好的组织能力和协调能力。特别是在一些长文本写作的时候，往往可能需要办公室人员花上几天的时间收集材料并写作。因此我们不难看出办公室材料的撰写工作是一件压力相对较大的工作。

但也正是因为如此，我们在工作中才更需要具有坚韧不拔的意志和刻苦钻研的耐心，文字材料写作没有捷径，也不存在任何投机取巧的技巧，只有不断的尝试不断的努力、不断的磨炼、不断的写作、才能使得自己的工作能力和工作水平不断提高。只有充分的坚定信念，吃苦耐劳，才能够在办公室文字材料写作这一条道路上越走越远，越走越好。

结语

综上所述，我们不难看出企业办公室文字材料的起草工作对于企业而言是信息传递、收集、整合的重要手段，对于企业的运转和发展而言有着非常重要的意义。起草文字材料有三个主要的关键点，行为准确、可读性强和逻辑性强，而想要充分满足这三个关键要点，这就要求办公室相关人员在工作的过程中要充分的考虑到文字材料的服务意义，考虑到它的用途和受众，根据实际需求有方向的进行写作。同时在起草的过程中，我们要充分注意内容的严谨性、客观性和真实性，确保文字材料具有明确的意义和价值，能够良好的发挥作用。最后文字材料写作是一件枯燥而繁琐的任务，我们必须充分发扬吃苦耐劳的精神，不断磨炼自身，不断尝试和调整，才能在这条路上走得更远。

参考文献

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