特种设备检验检测业务档案管理

特种设备检验检测业务档案管理

贾李铭

身份证号码：410727199002179530

摘要：由于特种设备的检验检测工作具有相当程度的特殊性，在这种情况下，就需要保证检测信息的准确性，这就意味着要加强对这类档案的管理，需要对这项工作中的不足进行全面的整理，才能起到相应的帮助作用。近年来，由于特殊设施的数量不断增加，在这种情况下应该保证档案管理工作的有效性，充分发挥信息技术的作用，最终促进档案管理工作更加优质高效。下面就从作者实际工作经验入手，分析特种设备检验检测业务档案的管理工作。

关键词：特种设备；检验检测；档案管理

1特种设备检验检测档案管理中存在的问题

1.1现行的存放方式无法满足档案管理的需求

从目前的应用情况来看，文件分类已经应用了很长时间。在进行这项工作时，不需要对特殊设施的内容进行分析，而是根据设施的种类进行分类。但是，这项工作的实施必须通过人工手段来实现，因为检验检测文件不断增加。在这种情况下，归档工作面临着更为严峻的形式，必须花费大量的时间来完成归档工作。在这种情况下，档案的及时性就会受到质疑，这将对档案的利用产生非常不利的影响。

1.2档案存放缺乏数据支撑

借助时间及检验性质展开相应的分类能够促使档案管理工作呈现出更强的规范性，并且在利用率上得到高效的提升，然而这项工作必须把信息数据当成是支撑点，如此方可以在最短的时间里实现对应的归档工作。而以现实情况来看，现今的存档方式不能够达成高效的管理系统开发，在这种情况下信息化的优势无法得到有力的体现，所以这对于档案管理工作起到了制约作用。

1.3档案存放空间有限

以特种设施来看，如要展开检测的话，那么必须要进行存档工作，而因为设备报废信息存在着不完善的情况，由此便会造成部分设施无法被高效利用，然而其资料依旧被保存，在这种情况下，便会使得档案库的压力随之提升。

1.4 长时间重复工作容易出错

档案管理日常工作就是收集、整理、审核、归档、移交转递，同时要随时准备着为档案使用部门提供准确的档案信息。因为涉及保密，所以涉及档案管理的一切工作都需要档案管理人员亲力亲为，且随时待命。但是管理员每天面对的都是档案盒、档案袋、一沓一沓的当年材料，你弟给这些纸归档、归类、编号，装订。领导要求电子化了你还得一页一页的录入电脑。干这些工作，时间长了整个人都不好了，肯定会出错误。
2 优化特种设备检验检测档案管理工作的方法
2.1 建立健全档案管理规范
展开检验检测作业时，必须要结合相应的法律法规，这样能够使得整个工作呈现出较强的规范性，还应该在规定时间里出现对应的结果，且要加以妥善的保管，而如果要达成对档案的持续性优化，那么则是应该强化对应的人员培训，促使其能够更好的掌握到自身的职责，这样技术资料能够和时间相符合，防止人为因素所造成的影响。
2.2 统一管理检验检测档案
以特种设施来看，不管是在生产环节还是具体使用阶段，都会被法律有效的约束，这种情况下，检测人员要从自身的职责出发展开相应的工作，而在检测档案方面通常表现为检测报告及技术资料，假若规范性的展开这方面的工作将会给档案的使用带来有力的促进作用，所以在检测单位方面必须从具体的情况出发构建出科学可行的管理机制，强化提升检测档案的管理，促使其能够和检测工作实现高效的整合。为了能够更好的达成持续性的管理，必须要对档案展开明确的分类，构建出对应的管理措施，还应该对保存时间展开有效的限制，要结合统一的做法展开销毁。其次，还要把侧重点放在制度的建立上。由此能够促使不同的部门对自己的职责有着较好的掌握，并由此构建出对应的管理流程，这样检测档案便能够得到高效的利用。
2.3 加强检验检测档案信息化建设
展开特种设施的监管作业时，必须要结合档案管理规范从而进行相应的管理，应该对相应的检测数据予以有效的整合，这样数据能够实现快速的传输及共享，而在展开这项工作时，必须要结合设施的具体情况予以分类，如此能够使得数据在系统里达成集中储蓄，由此构建出对应的数据模型，使得档案实体能够和信息系统实现高效的连接，借助档案管理系统的有效应用能够促使信息得到更好的记录，并且可以满足平时的查询使用，整个档案管理工作可以得到更好的控制，而技术管理系统的有效利用能够对档案展开精准的分类，可以明确档案的归档情况，这对于归档的效率而言会起到极大的助力作用，并且对档案移交打下坚实的基础。
2.4 电子档案单套制管理的实施
在数字转型过程中，电子档案的单套制存档是未来发展方向。电子档案的优点有节省存储空间，节省档案管理人力成本，不易造假，调阅不受时空限制等。除此之外，新修订档案法明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力，将电子档案作为凭证使用，这为电子档案的推广使用扫清了障碍。业务信息系统应具备以下几个方面功能：一是模块功能。包含特种设备检验业务的各项功能，如特种设备管理、检验设备/仪器管理、定期检验管理、报检管理、统计、查询管理等。二是数据的完整性。包含有业务所需的所有档案数据，如设备信息、检验单位信息、检验数据等。三是安全性。充分考虑到数据的安全性，做到冗余存储（如利用磁盘阵列等），定期进行数据离线、异地备份。考虑到网络的安全性，应用身份认证、VPN网络等。四是便利性。考虑到使用者的方便，利用专门的APP、WEB访问等多种形式，让使用者随时随地访问信息系统。

2.5     设立清单

首先就要在每个档案里面有个清单的呀，标明里面都有些什么，写上日期。在一个周期后又可以定期排查下，看看有没有丢掉什么。这样子看看呀防止档案里面的资料丢失，或者是丢失了也可以大概查出是什么时候丢失的。可以及时弥补。第二就是，档案封面处都会有个档案号，按照档案号来排列，这样以后寻找也容易。然后就是在系统里面也要有备案，让每个姓名，身份证号码，档案号都准确匹配上，以后随便输入其中一个信息就可以查到他的其他信息
结束语
总之，整个社会对特种设施检测工作较为重视，而档案管理也受到响应的关注。在这样的情况，开展档案管理作业的时候，我们还需借助规范性方法进行统一管理，进而使得档案管理关注可以更加的高效。但是在档案管理环节，因为存在着人为因素影响，使得管理关注有着较大缺失，所以还需对各工作进行高度重视，借助相关措施开展档案管理工作，促使行业能够得到全方位的发展。
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