基于供应链的采购管理信息系统的研究与实现

基于供应链的采购管理信息系统的研究与实现

赵玲 , ,罗阿红, ,李小春

紫金矿业集团股份有限公司

摘要：通过供应链视角下的采购管理流程分析，系统需求分析和数据模型设计，本文提出了供应链导向的采购管理信息系统的设计框架，将采购需求管理、供应商管理、采购合同管理、订单管理、供应商绩效评估和库存管理等模块被开发并集成到系统中。通过实现该系统，采购人员可以更加高效地管理采购流程、优化供应链协调，并提升采购管理的效率和准确性。

关键词：供应链；采购管理；流程；设计

随着全球供应链的日益复杂和竞争的加剧，有效的采购管理成为企业取得竞争优势的关键因素。采购管理涉及到供应商选择、采购需求管理、采购谈判、合同管理、订单跟踪等多个环节，需要跨部门、跨企业的协同合作[1]。为了提升采购管理的效率和准确性，本研究旨在设计并实现基于供应链的采购管理信息系统。通过分析供应链导向的采购管理流程、功能需求和数据模型设计，为采购管理信息系统的开发提供了指导和方法。

1、供应链管理与采购管理的概述

1.1 供应链管理概述

供应链管理是指在产品或服务从原材料的供应到最终消费者的整个过程中，协调和管理各个环节的活动，以实现高效率、高质量和低成本的产品或服务交付。供应链管理涉及到供应商、生产、物流、销售和客户等多个环节，需要跨组织、跨部门和跨企业的合作和协调。

1.2 采购管理的重要性和挑战

采购管理是供应链管理中至关重要的环节之一。它涉及到从供应商获取所需的产品、服务和资源，以满足组织的需求。采购管理的有效实施可以帮助组织降低成本、提高供应链的可靠性和灵活性，提升产品质量和客户满意度。然而，采购管理也面临一些挑战，例如供应商选择、供应商风险管理、合同管理、供应链可见性等问题[2]。

1.3 供应链管理与采购管理的关系

供应链管理和采购管理密切相关且相互依赖。供应链管理关注整个供应链中的协调和优化，包括供应商管理、物流管理和客户关系管理等方面。采购管理则是供应链管理的一个重要环节，负责从供应商获取所需的物品和服务。采购管理的有效执行对于供应链管理的成功至关重要，它涉及到供应商选择、采购谈判、采购合同管理等活动，以确保供应链的顺利运作和业务目标的实现。

2、供应链导向的采购管理信息系统设计

2.1 供应链视角下的采购管理流程分析

    ①采购需求识别和规划：系统应支持采购人员输入和记录采购需求，自动进行需求审批流程，并生成采购计划。根据过去的采购数据和销售预测，系统可以提供数据分析和决策支持，以优化采购计划。②供应商选择和评估：系统应提供供应商数据库，包括供应商基本信息、产品和服务信息，以便采购人员进行供应商评估和选择。通过整合供应商的绩效数据和市场评价，系统可以为采购人员提供可靠的供应商评估指标和参考。③采购谈判和合同管理：系统应支持采购人员与供应商进行谈判、生成采购合同，并提供合同管理功能，包括合同的存档、变更和执行跟踪等。系统可以记录谈判过程和合同条款，确保谈判的透明度和合同的合规性。④订单管理和跟踪：系统应实现订单管理功能，包括生成采购订单、订单的发放和跟踪，以确保及时交付和库存控制。通过实时监控订单状态和交货情况，系统可以提供供应链的可见性和准时交付的保证。⑤供应商绩效评估和管理：系统应收集和分析供应商的绩效数据，如交货准时性、质量合格率等，以便对供应商进行绩效评估和管理。系统可以生成供应商绩效报告，帮助采购人员识别优秀供应商和潜在风险，并采取相应的措施。⑥库存管理和物流协调：系统应提供库存管理功能，实时跟踪库存情况，并与物流部门进行协调，确保供应链的流畅性和库存的控制。通过库存数据分析和库存预警功能，系统可以优化库存水平，减少库存持有成本和缺货风险。

2.2 采购管理信息系统的功能需求分析

①采购需求管理模块：系统应提供采购需求登记和审批功能，支持采购人员在线提交采购需求，并通过工作流程进行审批流转和记录。系统可以提供采购需求的历史数据和趋势分析，辅助采购人员做出准确的决策。②供应商管理模块：系统应建立供应商数据库，记录供应商的基本信息、资质认证、产品和服务信息等，以便采购人员进行供应商评估和选择。系统可以提供供应商绩效评价指标的定义和跟踪，支持采购人员对供应商的评估和管理。③采购合同管理模块：系统应支持采购合同的生成、存档和变更管理，包括合同条款、付款条件、履行期限等的管理和跟踪。系统可以提供合同履行情况的监控和提醒，确保合同的有效执行和风险的管理。④订单管理模块：系统应实现采购订单的生成和发放功能，支持订单状态跟踪和供应商交互，以确保及时交付和订单执行情况的监控。系统可以提供订单的实时可视化，帮助采购人员追踪订单进展和解决潜在问题。⑤供应商绩效评估模块：系统应收集供应商绩效数据，如交货准时性、质量合格率等，进行绩效评估和排名，并生成供应商评估报告。系统可以提供绩效指标的定义和计算方法，支持采购人员对供应商进行定量和定性评估。⑥库存管理模块：系统应实时跟踪库存情况，包括库存量、库存位置和库存周转率等指标。系统可以提供库存预警功能，帮助采购人员做出及时的补货决策和库存优化策略。此外，系统还应与物流部门进行协调，确保及时的物流配送和库存的合理调配。见图1.

图1  采购管理信息系统的功能需求图

3、采购管理信息系统的实现

3.1 技术选择和系统开发环境

    ①技术选择：根据系统的需求和规模，选择合适的技术栈，例如数据库管理系统、编程语言、Web开发框架等。②系统开发环境：建立适当的开发环境，包括开发工具、版本控制系统、测试环境等，以支持系统的开发和测试过程[3]。

3.2 采购管理信息系统的数据模型设计

    ①数据需求分析：根据采购管理的流程和功能需求，分析系统所需的数据对象、关系和属性。②数据模型设计：设计适当的数据模型，包括实体关系图和属性定义，以支持系统数据的存储和管理。

3.3 采购管理信息系统的模块开发与集成

    ①模块开发：根据系统功能需求，开发不同的模块，如采购需求管理模块、供应商管理模块、采购合同管理模块等。每个模块可以使用相应的技术和工具进行开发。②模块集成：将各个模块进行集成，确保模块之间的数据交互和功能协调。可以使用适当的集成方法和技术，如API接口、消息队列等。

表1 采购管理信息系统模块和功能表

结语：本文通过系统的设计和开发，成功实现了采购需求管理、供应商管理、采购合同管理、订单管理、供应商绩效评估和库存管理等功能模块的集成。该系统为采购人员提供了一个可靠的工具，使他们能够更加高效地管理采购流程、优化供应链协调，并提升采购管理的效率和准确性。

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参考文献：

[1]马继巧,钱江.基于Delphi的采购管理信息系统设计与实现[J].电脑编程技巧与维护,2022(09):78-81.

[2]于杰. M公司采购管理信息系统改进研究[D].大连理工大学,2022.

[3]邹涛. 小微企业商品采购管理信息系统设计[D].武汉工程大学,2020.