电子文件管理在医院档案管理中的应用

电子文件管理在医院档案管理中的应用

杨洁

湖南师范大学附属湘东医院

摘要：在当前社会发展中，人们对于医院的基础医疗服务提出了更高要求。因此在当前数字化发展背景下，对于医院的工作模式与工作内容都产生了较大的变革。档案作为重要信息载体，是医院运行的重点工作环节。电子文件管理改变了医院档案管理的传统工作理念，工作模式与工作思路。医院所应用的传统档案管理模式，已经无法适应当前医院快速发展速度，因此为提高医院的档案管理工作效率，医院需要加快档案管理的信息化建设。通过将电子文件管理模式应用于医院档案管理工作中，加快医院管理的改革与创新速度。本文陈述了医院档案管理应用电子文件管理的重要性，通过分析当前医院档案管理信息化建设工作中存在的问题，并提出相应的优化策略，为进一步加快医院档案建设奠定重要基础。

关键词：信息技术；电子文件管理；医院运营；档案管理；优化策略

随着医院运行时间的增长与发展规模的不断扩增，医院每年都会产生大量的信息数据，这都加剧了医院档案管理工作难度。医院的档案文件不仅是对相关信息数据的记录，还作为医院的知识储备库，对于医院运营发展都具有重要意义，因此医院要提高对档案管理工作的重视程度。传统档案管理模式已经无法适应大量信息数据的处理环境，因此医院必须加快档案管理的改革升级，电子文件管理是基于信息化发展背景下的档案管理模式，通过借助信息技术优势完成数据处理工作，充分发挥数据处理高效性，准确性的特点。将电子档案文件保存于线上档案管理系统中，避免了档案信息丢失的情况，同时还可以提升医院的医疗服务水平与技术能力。

1医院档案管理中应用电子文件管理的重要性

医院档案管理应用电子文件管理，标志着医院的现代化，信息化建设。随着科学技术发展与医疗技术的不断进步，医院的发展规模在不断的扩增，在医疗服务过程中将会生成大量的档案信息数据。但因档案管理工作效率较低，很容易出现信息丢失的情况。或者信息档案不方便管理，浪费了档案价值。在新时期的发展中，虽然部分医院积极的开展各项服务管理工作的优化创新，但在实际发展中依然存在着一定问题。部分医院的改革提高了业务服务能力，但对于档案管理工作质量依然有待提升。电子文件管理应用信息化技术，借助科学技术手段完成对医院档案信息数据收集整理分类工作，提高信息储存效率，同时也实现了信息资源都共享。对于医疗服务来说，医生可以及时的查找患者过往信息数据，更及时地做出医疗判断。对于医院内部管理来说，通过对信息数据的分析为医院下一步战略发展目标的制定提供数据参考。

2医院档案管理中应用电子文件管理存在的问题

2.1档案信息泄露隐患

电子文件管理的应用推进了医院档案管理工作的信息化建设，信息技术的应用虽然提高了医院档案管理工作效率，但与此同时也带来了安全隐患。信息化常见的安全隐患产生原因是医院所建设的防火墙防范措施不完善。通常医院所应用的办公网络主要由内部与外部网络组成，信息技术在医院各部门的推广与应用，提高了医院整体运行效率，在网络运行过程中防火墙起到了屏障保护作用，同时防火墙也在运行过程中发挥了网络信息传输作用。但医院的信息化建设时间相对较短，因此信息基础设备不够完善，医院的网络防御系统对外界入侵的抵抗能力相对较差。同时医院也缺少专业的网络信息安全维护人员，医院的防御系统较为老旧，长期无人维护，因此档案信息很容易会出现泄露的安全隐患。同时医院所涉及到的管理部门较多，医疗系统较为庞大，进一步增加了安全管理工作难度。

2.2电子文件缺少规范化管理

在医院传统档案管理工作中，对于文字类档案的管理通常是采用编号命名的形式，并没有建立规范化的档案信息检索标准，因此医院档案管理工作规范化程度不足，同时也增加了电子文件的储存兼容难度。医院运行过程中会产生各类信息数据与图片文件等。以图片信息为例，图片的保存格式较多，不同保存格式使图片所占据的内存也有所不同，这都不利于档案管理的规范化建设。因电子文件储存，接收等格式不统一，档案管理工作效率无法提升，当完成信息储存后，后续需要对档案信息进行调用查找，也增加了难度。因此大量档案信息数据被限制，浪费档案资源价值。同时在对档案信息进行权限设计时，若管理不规范，还会存在信息盗取污染的情况。

2.3无用错误信息数据清理不及时

随着医院档案管理对电子文件应用程度的不断加深，提高了档案管理的工作效率，但同时在日常运行管理过程中会产生大量的无用或错误信息数据。如相似性电子文件，逻辑错误电子文件，语法错误电子文件等。大量错误信息数据，增加了档案管理工作难度，占据电子文件的储存空间，若不及时清理相关信息数据，长期以往会降低系统的运行效率。医院档案管理人员并没有意识到错误信息数据对于档案管理工作可能产生的影响，错误信息数据占据电子文件的储存空间，增加了档案搜索难度，信息错误对于后续工作开展也会产生错误引导。同时在定期清除错误，用信息数据时也要注意避免清除掉有用信息，造成数据丢失的问题。

3电子文件管理应用于医院档案管理工作的优化策略

3.1加强档案管理的安全防范措施

医院在应用电子文件管理时，为提高电子文件的安全性，需要建立更科学完善的档案管理安全保障体系，可以通过应用与储存的信息技术模式，增加信息系统对于电子文件的储存量。在收集储存档案信息时，需要明确档案信息储存标准。不同的电子文件储存模式也要采取相应的信息防护措施，如采用硬盘式储存，需要优化信息数据，提高数据的预览效率。应用光盘储存模式，需要定期对文件进行备份，确保安全性。医院档案管理人员要充分意识到信息数据安全工作的重要性，虽然当前医院的纸质档案已经做电子文件转化，但依然要对生成的电子文件进行定期备份储存。避免信息系统出现故障而导致的文件丢失。其次，还需要加强医院信息系统的防火墙建设提高防火墙的安全防护能力，通过不断的优化与升级，确保档案管理网络安全技术符合信息化档案管理规定要求。

3.2加强管理人员档案管理意识

为提高医院档案管理工作效率，首先需要确保医院管理人员与相关工作人员对档案管理工作有正确的认知。医院档案管理工作对于医院发展建设具有重要意义。以医院临床数据为例，通过将医院临床信息数据进行电子化处理，可以更详细完整的记录治病用药全过程，对于后续医生开展治疗工作作为参考依据，同时对于医院科研发展同样具有重要性。通过加强管理人员的档案管理工作意识，建立科学规范化的医院档案管理制度，确保相关工作有序开展，使得各项工作的开展有据可循。医院制定档案管理工作制度，包括档案整理，档案保密，档案收集，档案数字化建设等各项工作内容。医生与相关工作人员在临床治疗与运营管理工作时，可以及时收集整理相关资料信息，记录医院发展全过程，实现医院的可持续发展。

3.3加强电子文件管理相关基础设施建设

近年来随着社会的发展，也推进了医院的改革与创新。医院日常运行会产生大量信息数据，这些信息有着丰富的应用价值，因此需要对信息数据进行科学保管。因此信息化建设是医院档案管理工作改革发展的必然方向。区别于其他企业内档案管理工作，医院日常工作所生成的档案信息数量较多，对于电子文件管理配备的软件，硬件设施提出了更高要求。医院需要依靠专业的技术人员完成档案信息化工作与将纸质档案做电子文件转换。同时对于运营管理过程中形成的有应用价值的数据要及时的收集整理，分类保存，并做好检索工作，方便档案信息的调取工作。对于信息管理要求的不断提高，使得医院需要不断的增加对信息化建设的基础设施与资金的投入。通过建立更科学完整的电子文件管理体系，提高档案管理工作效率。

4结语

在当前新形势的发展背景下，信息技术的不断优化升级，推进了医院的信息化建设，当前对医院信息化程度的判断可以作为对医院综合能力判断的主要标准。医院管理人员需要不断的加强对档案管理工作的重视程度，加强档案管理相关建设，通过应用电子文件管理，提高档案储存的安全性，同时也可以发挥档案信息的更高应用价值。电子文件管理通过对档案信息进行标签化分类储存，当需要相关信息时，进行关键检索便可以调出，大幅度提高了档案应用效率。其次，在电子文件管理应用过程中，还应加强对安全管理的重视程度，安全管理意识的提升可以减少信息化安全事故的发生，保障档案信息的安全性，营造医院内良好的发展环境，实现医院可持续发展目标。

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