浅谈档案管理中电子档案管理

浅谈档案管理中电子档案管理

姚晓琴

四川省第十二地质大队 四川宜宾 644600

摘要：在当今信息技术得到广泛应用的大环境下，为了跟上时代的步伐，档案管理也进行了很大的变革，从原来的纸质档案管理转变到了信息化的电子档案管理，在专业人士的操作下，档案信息处理工作可以迅速地进行，这不但提升了档案管理工作的效率和质量，而且还减少了工作人员的工作量和工作压力，让他们有更多的时间去休息，这样才能在工作中始终保持精力旺盛，把自己的工作做好。电子档案管理虽然有许多优点，但也会被许多因素所制约，缺点也会显露出来，极大地降低了电子档案的管理水平，阻碍了档案管理的进一步发展。

关键词：档案管理；电子档案管理；存在的问题；建议

引言

相比较而言，电子档案管理有着更多的优点，能够推动档案管理的进一步发展，在以往的纸质档案管理中，一切工作都要靠手工来完成，这样不但工作效率低下，而且还会产生各种各样的问题，不能保证档案的完整和真实。在电子档案管理中，充分运用了信息技术，可以迅速地对档案信息进行处理，在很短的时间内就完成了对档案的收集、整理、归档等工作，从而极大地提升了工作效率。所以，我们应当对电子档案管理进行深入的研究，并针对一些可能会阻碍其进一步发展的因素，从而让电子档案管理变得更健全、更科学，这样才能更好地发挥它的价值。

1分析电子档案管理中存在的问题

1.1工作人员的综合能力较低

电子档案管理的出现，使传统的工作模式发生了变化，对工作人员的素质提出了更高的要求。从目前电子档案管理的情况来看，工作人员的整体素质很差，不能很好地完成相关工作。一些工作人员虽然已经掌握了一些档案管理的知识，但他们缺少电脑应用技能，无法对电脑进行熟练的操作；有些工作人员虽然拥有电脑操作技能，但对于档案管理方面的知识却相对欠缺，在平时的工作过程中，不可避免地会发生一些失误，从而造成档案管理工作无法迅速、高效地进行，这直接影响到了电子档案管理的工作效率，也对档案管理的现代化发展造成了不利影响。

1.2电子档案管理设备有待更新

电子档案管理离不开先进的设备，设备运转的快与慢，直接关系到工作的成效，因此，设备对电子档案的管理有着举足轻重的作用。当前，我国的电子档案管理系统面临着许多技术难题，主要表现为：设备陈旧、运转缓慢，常常因为某些原因而停机，导致档案资料流失；设备和软件相对落后，功能不完善，不能成功地完成相关的管理工作。但是，机构也没有对设备进行及时的更新，仍然在使用那些落后的设备，导致电子档案管理工作的质量降低，对电子档案今后的发展产生了不利影响。

1.3存在较大的安全隐患

在以往的纸质档案管理中，安全管理同样是重中之重，而在电子档案管理中，也要注意安全管理。由于档案记载着重要的信息，如果被泄漏，将会引起很大的影响，因此，必须保证档案的安全性。在电子档案管理过程中，存在着许多潜在的危险，其中有许多会引起安全问题的因素。第一，电子档案是存储在硬盘上的，在平时的工作过程中，一旦发生断电、死机等情况，就会造成档案信息和数据的损失。其次，现代科技发展得很快，黑客的技术越来越先进，他们可以直接侵入电脑，窃取机密资料。第三，目前电脑病毒很流行，如果使用者不知道如何去防止电脑上的病毒，很容易就会感染到电脑，导致电脑死机或瘫痪，从而很容易将档案信息偷走。从这一点可以看出，在电子档案的管理过程中，存在着很多的安全问题，保护措施不够完善，从而加大了档案被泄漏的可能性，这对电子档案的发展是不利的。

1.4投入不足

电子档案的建设要有资金投入，比如购置设备和软件，培训人员，工资待遇等等。然而，因为人们对档案管理的重视程度不够，在其管理上也没有进行过多的投资，导致电子档案管理能够使用的资金非常少，这就导致一些陈旧的设备得不到及时更新，工作人员的工资待遇偏低，这些都会对工作的开展产生直接影响，从而导致电子档案管理工作的质量下降。

2改进档案管理中电子档案管理建议

2.1完善电子档案管理机制

任何一项管理工作的开展，都必须要有一个与之相适应的管理机制，这样才能让它有条不紊地进行下去，电子档案管理也是如此。要想提升它的管理水平，就必须要有一个健全的电子档案管理机制，对相关的工作流程进行规范，制定出一套合理的制度，让管理工作能够井然有序地进行。首先，管理者要结合自己的实际情况，制定出一套完整的电子档案管理工作的规章制度，并将其付诸实施，管理者和员工必须严格执行，一旦发现有不符合规章制度的现象，就要给予相应的处罚，从而树立起电子档案管理系统的权威，使它能够更好地发挥它的功能。其次，要加强各个部门间的协作与合作，共同处理一些比较复杂的工作，这样才能更好地处理好这些问题，并不断地提高我们的工作质量。

2.2提升档案管理人员的综合能力

相比较而言，电子档案管理需要多方面的人才来胜任。为了达到这个目的，应当对管理人员展开大力的培训，持续地提高他们的专业技能和能力，最常用的方式就是展开培训，组织一系列合理的培训活动，让管理人员积极地参与其中，经过长期的学习，可以提高自己的能力，还可以对计算机的操作过程有一个比较强的了解，同时还可以利用先进的设备来进行管理工作。与此同时，还应该根据实际情况，合理地对管理人员展开考核，从而检验他们的工作能力。对于不合格的工作人员，还需要持续地进行培训，以此来促使管理人员积极地学习，从而进一步提高能力，为电子档案管理的发展做出更多的贡献。

2.3更新设备

设备对电子档案管理起着很大的作用，如果它的运转速度很慢，将会对管理工作的质量产生很大的影响，由此可以看出，设备的重要性。因此，在电子档案管理过程中，必须要强化对设备的管理，对每一个环节都要做出明确的规定，并且要注重日常的保养和维护，对于相对落后和频繁发生故障的设备，要及时进行替换，保证设备的先进程度。此外，还需要购置与之相匹配的软硬件设施，使管理系统能够平稳地运转，在保证档案安全的前提下，提高电子档案的管理质量。

2.4加强档案安全管理

由于影响档案安全性的因素较多，因此，在对电子档案进行管理时，应注意其安全性，以保证其安全性和完整性。首先，在电子档案管理过程中，要对软硬件设备进行及时的升级，如果设备太过陈旧，就会有很大的安全隐患，所以，必须要选择合适的软件，使用更稳定、更安全的软件，才能保证档案的安全。其次，管理员要有很强的安全性，在使用软件的时候，要严格遵守软件的规定，不要去点那些不知名的链接，也不要去点那些不知名的照片，以免被病毒感染。此外，要在日常生活中做好安全防护，要定期对电脑进行杀毒，不要将电脑的密码泄露出去，要使用更强大的安全技术来保证整个运行系统的安全；同时，为了避免在使用过程中产生安全隐患，还应采取相应的防范措施。而对于开发和维护软件的人来说，更应该做好档案的保密性工作，确保档案的安全。

2.5规范档案使用方式

对电子档案的使用进行更多的标准化，可以保证档案的安全性，所以，在使用档案的过程中，工作人员要针对使用者的具体情况，做好相关的安全保护工作。在使用网络检索的时候，要对一些重要的资料加密，并且要按期修改，以避免在使用时发生档案外泄。

3结语

实现电子档案管理具有诸多优点，能有效地解决以往工作中存在的问题，提高工作质量。在电子档案的管理过程中，还存在着一些缺陷，因此，管理人员要对这些缺陷进行深入的剖析，并采取行之有效的措施来改进，同时，要根据时代的发展不断进行革新，让电子档案的管理与时代的发展相适应，只有这样，才能让档案的价值得到充分体现。

参考文献：

[1]李英武，浅谈档案管理中现代信息技术的应用[J].办公室业务，2018（02）:73.

[2]闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济，2028（06）：113-114.