老年大学档案的数字化管理分析

老年大学档案的数字化管理分析

张廷峰

老年服务管理中心河口老年服务部老年大学，山东东营  257200

摘要：目前人口老龄化已成为我国现代社会发展中必须予以高度重视的热点问题，尤其体现在减轻老龄化带来的压力、加强老年大学管理等方面。其中档案作为记录老年大学发展进程的重要信息资源，在信息化时代背景下更需要做好档案数字化管理工作。基于此，本文结合老年大学档案管理现状，提出了老年大学档案数字化管理的有效对策，旨在为老年大学档案数字化管理工作的落实提供理论方面的参考。

关键词：老年大学；档案管理；数字化

引言

老年大学档案管理工作的主要目标在于记录学校的发展现状，而文书档案作为学校各类档案管理工作的重点内容，在日常工作中必须保证文书档案管理的安全性与可靠性。其中主要包括学员基础信息、教师信息、教学教案、阶段调研、人员变动文件等重要信息资料，因此在现代社会的信息化发展进程中，必须积极引入先进的信息技术手段提高老年大学档案管理工作的数字化水平。

1 老年大学档案管理现状

1.1档案管理制度不完善

部分老年大学当前现行的档案管理制度仍有待完善，究其根本原因在于相关工作人员对档案管理的重视度不足，甚至盲目重复各种简单的操作步骤，由此导致老年大学档案管理工作的创新受到了不同程度的阻碍，无法保证老年大学档案管理工作应有的规范性、制度性。

1.2 部分档案管理人员缺少积极性

在老年大学档案管理工作实际开展过程中，由于文书档案管理方面的工作，无需相关工作人员具备较高的专业素养和职业技能，因此其在先进的信息化技术使用上存在明显不足[1]。例如，在建档环节，很可能因档案整理的时间阶段过于混乱，而无法保证文书档案资料管理的完整性。与此同时，部分档案管理人员缺乏基本的安全管控意识，在日常工作中很可能凭借个人主观意愿随意丢掉某些不重要的档案资料，这也是老年大学文书档案管理工作中必须重点关注的问题。

1.3 档案管理的信息化水平低

尽管大多档案管理人员已具备熟练运用计算机管理软件系统处理各项工作的能力，但当前仍缺乏统一的档案管理规范和标准，并且这项工作的通用性也有待提高，因此老年大学档案管理工作的规范化和标准化水平仍相对较低[2]。与此同时，当前现行的档案管理软件主要用于档案专业流程，相关工作人员并未对文件与档案之间的内在关联进行深入研究，尤其在我国办公自动化全面发展与普及的背景下，OA系统与档案管理软件之间的衔接并不紧密，从而导致电子文件归档的时效性与准确性无法得到基本保障，长此以往还可能影响档案管理工作的效率。

2 老年大学档案数字化管理的有效对策

2.1 档案处理

老年大学档案的数字化管理必须保证纸质文档内容的真实性，在日常工作中相关工作人员可以利用扫描仪扫描图片，并将重要影像资料压缩分类后存储在备份服务器上，以此达到长久存储重要档案文件资料的目的。此外，在老年大学档案的数字化管理中还需要保证档案分类的规范性与标准性，依托于统一的分类标准保证档案分类保管、档案标准化建设的有效性，并为后续的文书档案资料存储和使用提供一定的便利[3]。在此过程中老年大学负责档案管理的工作人员还需要积极分享相应的管理经验，通过循序渐进的方式完善老年大学档案数字化管理体系，真正为老年大学档案管理工作的规范化和系统化发展奠定良好基础。

2.2 档案保密

实际上老年大学档案管理工作中涉及到的大量文件都具有较强的隐秘性，因此加强老年大学档案数字化管理的安全保密性至关重要。针对于此，在文书档案的数字化管理工作中必须采取有效措施提高档案文件信息的安全性，避免文书档案在系统传输和保存过程中发生安全方面的问题。首先，保证文书档案存储的安全性，充分利用现代化文书档案管理系统自带的备份功能。其次，保证文书档案信息网络平台运行的稳定性，依托于具有强大的保密功能的防火墙系统阻止病毒入侵。最后，通过功能强大的身份识别模块，以指纹识别、人脸识别、动态码等技术手段，充分验证档案管理登录者的个人身份信息，安全登录文书档案的数字化管理系统。

2.3 提高档案管理人才的技术水平

档案管理人员作为老年大学档案数字化建设的重要执行者，其本身的职业素养与专业技术水平将会直接影响最终的档案数字化管理质量[4]。因此，在日常工作中必须不断提高文书档案管理人员的专业技能与计算机网络操作水平，要求其熟练掌握文书档案管理业务和计算机网络技术，以此为文书档案数字化管理工作的顺利进行提供人力和技术方面的支持。

结语

在老年大学档案数字化管理工作中，必须结合当前现有的工作条件构建完善的文书档案管理制度，逐步建立有针对性的档案管理工作平台。同时要求相关工作人员不断提高自身专业素养及责任意识，同时运用先进的技术手段保证档案信息管理的安全性与准确性，在资料信息化的大环境下持续推进老年大学档案数字化管理工作朝着更高层次发展。

参考文献

[1] 刘艳华.浅析老年大学档案管理[J]. 办公室业务. 2021(08). 127-128.

[2] 卢法申.老年大学档案管理工作分析[J].  办公室业务. 2020(09). 119+123.

[3] 张毓华.基于云计算的老年大学档案信息化管理研究[J]. 黑龙江档案. 2021(03). 242-243.

[4] 杨素琳.文书档案的现代化管理策略[J]. 智能城市. 2021(24). 106-107.