信息化背景下建设工程档案管理提升路径研究

信息化背景下建设工程档案管理提升路径研究

刘雨龙

河南省发展燃气有限公司  河南省郑州市  450000

摘要：随着科技的发展，促进建设工程档案管理朝着信息化方向发展。信息化时代背景下，大数据、互联网、人工智能等技术与建设工程档案深度融合，推动了工程档案数字化、信息化进程，深刻改变了建设工程档案管理模式。因而，在建设工程档案管理过程中，应将数字化管理作为重要方向，充分认识到建设工程档案数字化管理的特殊性和时代价值。在具体实施过程中，一方面，结合建设工程档案数字化管理的特点和要求，引入大数据、云计算、人工智能技术，进一步提升建设工程档案管理质量。另一方面，围绕建设工程档案数字化管理的实际，完善相应制度机制，加大人才队伍教育培养，为建设工程档案数字化管理营造良好的制度环境，奠定扎实的人才基础。

关键词：建筑工程；档案；信息化建设

引言

建筑工程项目档案是记录工程施工全过程的原始记录，是工作查考的最有力资料，也是城市记忆的重要组成部分，做好工程项目档案管理意义重大。新时期，随着简政放权、一次办好等改革的深入推进，信息化技术的引入，从根本上改变了传统建设工程档案管理模式，建筑工程行业的高速发展，也提高了对档案管理的要求。因此，需要将信息化建设融入建筑工程档案管理的全过程，提升档案管理的质量和效果。

1建设工程档案管理的含义

建设工程档案管理是指建设单位依据国家有关法律法规，在工程质量监督管理部门的统一领导下，对建筑工程项目进行全面和系统的收集整理和保管。其主要工作内容包括：（1）建筑工程项目施工阶段中所涉及的相关材料以及设备设施等资源。（2）建筑施工现场当中所有与之相联系或相互影响而形成的各种文件资料、图纸及技术规范。建筑工程档案管理的意义在于：（1）对工程项目施工阶段中所涉及的所有信息资料进行整理、收集和保管。（2）在建设工程实施过程当中，有关文件材料以及技术规范等都要及时地予以妥善处理。

2建设工程档案的特点

一是专业性特征。建设工程档案主体多，来源广泛，档案分散性强，在建设工程档案收集和整理过程中既需要档案管理人员具备一般的档案素养，同时还要对建设工程档案的诸多特性予以了解。只有从建设工程的档案专业性角度出发，才能够确保建设工程档案收集真实可靠。二是具有系统性特征。建设工程档案贯穿整个工程的全过程，整个工程项目建设全过程所形成的有价值的档案资料要全面收集，体现出对工程建设档案的全面性和系统性。三是多样性特征。建设工程档案分布在政府主管单位、项目建设主体、监理主体等。这些部门所掌握的建设工程档案载体包含纸质、视频、音频等多种载体。相应地，对建设工程档案管理主体提出了更高要求：需要充分尊重建设工程档案的多样性特征，采取科学规范的管理方法和手段，才能够提升建设工程档案管理质量。

3信息化背景下建设工程档案管理提升路径

3.1档案信息化管理应用思维的树立作为第一要务

思想决定行动，为适应信息大数据时代要求，提升档案信息化水平是大势所趋，必须从思想上高度重视起来，树立信息化应用思维。建筑工程企业负责人要认识到抓信息化建设就是抓生产力，提升信息化水平就是抢占市场的第一步，明晰档案信息化在企业决策中的关键作用，对信息化建设的极端重要性要有深刻的认识，更加坚定地走档案信息化道路。要坚持与时俱进思维，档案管理必须紧跟时代发展与信息化发展的步伐。网络技术把“死档案”变成“活资源”，如果档案管理依然沿袭和继承传统管理方式和理念，会影响档案管理提质增效。因此，档案管理必须顺应大数据信息化时代要求，树牢现代管理思维，采用信息化手段整理和储存档案数据资料，提高档案信息化管理质量和水平，建立良性循环数据系统，为查询与企业决策档案信息支持，推动档案信息化管理的进程。

3.2实施电子化工作

信息化的建设是时代发展进步必不可少的重要环节，也将成为工程项目管理中一项十分关键性工作，在进行信息收集、处理以及传递等方面都要实现电子化。档案管理工作不仅仅需要利用计算机网络技术来完成其基本功能和作用。同时，还要对相关人员加大培训力度与教育水平，提高工作效率，这样才能保证在实际操作过程中有效应用现代化信息技术来开展各项活动。在进行电子化工作的过程中，也要对相关工作人员加强教育，提高其操作能力，这样才能保证档案管理工作顺利开展。在信息化的建设过程中还要做好网络安全防护措施和技术保障，档案管理人员要加强对电子化技术与相关资料进行管理，并将其作为一种有效手段来开展管理工作。

3.3推进建设工程档案共建共享

（1）充分利用现代信息技术。将大数据、云计算、人工智能、知识管理等技术嵌入到建设工程档案数字化管理各个流程，实现对建设工程档案信息资源的深度挖掘和系统整合，建立不同需求的建设工程档案数据库，不断地扩大建设工程档案数据库信息存储量。同时要对建设工程档案数字化管理系统进行优化和完善，确保最短时间内能够对需要的档案信息进行搜索、下载和利用。（2）打破“信息孤岛”。当前在建设工程档案信息化共享过程中还存在着“技术壁垒”和“信息不兼容”问题，要围绕建设工程档案数字化管理实际需要建立行业性建设工程档案信息资源共享共建平台，借助区块链、云计算等技术对区域性建设工程档案信息进行整合和挖掘，实现对建设工程档案信息资源的高效利用和系统开发，不断地提升建设工程档案信息资源的利用效率。

3.4把数据安全作为信息化建设的底线

安全是档案信息的生命线，要立足于建设工程档案管理系统特点，制定相应的防控措施。一是在技术层面，构筑安全可靠的防火墙系统，防火墙的系统过滤功能能够在出现紧急情况时，开启保护并通知管理者，这是目前公认的最有效的防控机制。二是建设防水墙。防水墙是保护信息安全的最新成果，主要是对外界病毒、介质入侵进行二级防护，在综合性档案馆已经普遍推广。三是建立用户数据保护系统。通过让管理员设置复杂的应用密码，增强账户的保密性，并配备预警机制，能良好地保护数据安全。要增加入侵检测系统的使用效率，通过调阅日志、访问记录等，检测是否有安全漏洞，以便于及时采取补救措施。

3.5加强档案规范化制度机制落实力度

制度机制“三分在制定，七分在落实”。在制度机制落实过程中，一方面，主要领导要强调制度机制对档案数字化与规范化管理协同推进的现实意义，要求档案管理人员严格按照制度机制推进建设工程档案数字化管理，同时也要与建设工程档案生成部门联系，要求相关部门也要形成相对完善的制度机制，切实保障建设工程档案信息生成的规范性和全面性。另一方面，建立严格的追责机制，要求在推进建设工程档案数字化管理过程中对没有落实好制度机制的单位和个人进一步追责，通过严格的追责机制，确保制度机制真正落地。

结语

综上所述，信息化为建设项目档案插上了翅膀，建设工程档案管理由原来的库房时代迈上了数据时代，极大改变了传统档案管理的面貌，为企业决策提供更有力的决策支撑。作为建设项目档案的管理者，应该顺应时代之变，把信息化应用到档案工作的全过程，提升管理质量和水平。

参考文献

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