住院医师培训档案管理特点与开发利用

住院医师培训档案管理特点与开发利用

宋学慧

哈尔滨医科大学附属肿瘤医院  黑龙江省哈尔滨市  150081

摘要：住院医师规范化培训档案既是学员不断成长的历史记录，有利于相关人员加深对住院医师的了解与调用；也是评价教学质量的重要依据，有助于培训教师不断调整授课方案，切实提升培训的质量。为此，相关人员应加强对档案资料的管理力度。基于此，文章立足于住院医师规范化培训档案管理方式，从三方面，即创建高质量的管理队伍，促使管理工作得以高效进行、设置专用的档案室，降低档案管理不当情况发生的概率和注重合理保存，确保档案的完整性与准确性，进行了具体的分析，以期能为相关人员提供一些参考价值。

关键词：住院医师；培训档案；管理队伍；专用档案室；合理保存

住院医师规范化培训，是指医学院毕业以后的学生在正式进入工作岗位之前，依照相关培训培训，而开展的学科临床培训，是学生转换为合格医师的重要阶段，通常以临床实践、考核为主。它是用人单位招聘时重要的参考资料，更是评估培训规范性的重要依据。相关人员应切实做好对医学生培训档案资料的管理，以此提高档案管理质量，确保其作用得以充分发挥，成为医学生展示自我，获得不断成长的重要凭证，为他们日后的发展提供重要的支持[1]。

一、住院医师培训档案管理的特征分析

住院医师培训档案中记录了每一位住院医师在培训期间的所有信息，主要有入科教育、疑难病例讨、教学查房等。与其他的档案相比，它具有以下特点：

第一，内容相对繁杂。住院医师培训档案中有学生的个人资料、各种文件复印件、考核情况等，内容繁多且相对琐碎。其上交日期为每个专科轮转完毕提交一次，通常是1-3个月，所以收档与归档的频率相对较高。

第二，调阅率相对较高。住院医师培训档案常用于对日常培训质量的分析、学员与导师核对档案的情况等，为此，调阅的频率相对较高。在新的时代背景下，相关人员应积极探索管理住院医师培训档案的有效方式，比如引入信息技术，利用它功能强大、传播快捷等方式，对所有档案资料进行科学、详细地管理，以此提升住院医师培训档案的实用性与科学性，为日后相关人员更好地利用提供重要的支持与助力[2]。

二、提高住院医师培训档案管理效果的方法

（一）创建高质量档案管理队伍

管理人员作为住院医师培训档案管理的主力，其管理能力的高低直接影响档案管理的质量与日后相关人员对档案资料的利用程度。为此，相关人员应通过多种方式，提升住院医师培训档案管理人员的专业能力，以便他们结合档案的特点，选择合适的处理方式，从从而最大程度保障档案的准确性与全面性[3]。

第一，制定针对性较强的培训计划，并将其常态化。在档案信息化背景下，多数档案人员存在专业能力不佳的情况，对此，相关人员可以根据住院医师培训档案的管理特点，设置可行性较强的培训计划。对于新入职的职工，积极开展岗前培训工作，使之对档案管理的主要内容与管理技巧有深入地了解，以便他们更好地开展工作；对于信息素养缺乏的老员工，相关人员应开展网络信息技术、计算机技术的应用等系统化知识的培训，使之掌握先进的管理技术，并将其应用到日常工作中，最终获得档案管理能力的不断提高；切实增强各专业基地间档案管理员之间的沟通，设置经验分享课程，使他们在与同行的交流中，逐渐掌握更多管理住院医师培训档案的技巧。考虑到社会是在不断进步的，不管是培训活动，还是互动活动，都应注重常态化，促使其成为管理人员工作的一部分，使他们能随时接受新知识与新技能，从而找到从容应对工作的有效方式。

第二，坚持“请进来，走出去”原则。相关人员应定期组织档案管理人员参加院级、市级甚至是以上的档案专业知识培训活动，让他们借鉴优秀人员的档案管理经验与方法，切实提高自己的业务水平。

第三，支持管理人员开展论文、课题等研究工作。长期参与档案管理工作的人员，在日常工作中积累了丰富的工作经验，他们可以通过撰写档案相关文章、研究相关课题等方式，不断深化自己的业务水平，为他们日后更好地开展工作提供实质性的帮助。

（二）设置专用档案室，由专业人员管理

有些负责人碍于传统观念的影响，对住院医师培训档案管理缺乏应用的重视，通常表现为没有设置专业的档案室、没有配备专业的人员。殊不知，这种错误的做法，会降低档案管理的质量。在新的时代背景下，负责人应转变态度，在相应的位置设置档案室，摆上档案柜，然后请专业人员根据住院医师培训档案的种类、涉及人员等，将其进行科学地整理以后，摆放在相应的档案柜上；要求档案人员实时关注档案室的温度、湿度等，确保其符合档案的储存条件；要求档案人员定期检查相关设备，确保其处于在正常使用的状态。对于表现优秀的人员，负责人可以给予适当的物质奖励与精神奖励，以此强化优秀人员的成就感，形成浓厚的管理氛围，吸引更多档案管理人员参与其中，切实推动高质量人才队伍的建设步伐[4]。

（三）注重电子档案和纸质档案合理保存。

信息技术的发展，使得电子档案的数量有所增多，在这种情况下，档案管理方式也应随之改变。现阶段，不论是电子档案，还是纸质档案，都是考评培训基地教学管理能力、住培学员岗位胜任力等重要凭证。考虑电子档案信息量较大、种类较多等，往往不能直观查阅，相关人员应以专业基地为单位，定期将师资教学业绩、学员培训效果等诸多信息，利用相应的信息技术，简化汇总成表格，然后打印出纸质资料，最后按照时间先后排序存放在相应的位置，这样一来，有关人员在使用时，譬如上级教学管理部门所开展的检查评估活动、院内开展专业基地督导检查活动等，则可以根据纸质汇总表中某些信息在电脑端查看这些信息的轨迹化过程，以此提高决策的科学性。又比如将纸质档案进行数字化保存。譬如将每月考核成绩录入到计算机中，然后做好数据目录索引，与原有的电子数据一起归档。总之，在信息时代下，住院医师培训档案的保存方式也应有所改变与拓展，唯有注重电子档案和纸质档案并存，才能实现优势互补，在节约社会资源与储存空间的前提下，切实提升储存质量，为日后相关人员更好地使用住院医师培训档案，切实提升管理人才的质量提供必不可少的助力

[5]。

三、结语

综上所述，规范化培训工作的高效开展，是促进医学生成为合格医生的重要路径，而培训医院对学员培训档案资料的科学搜集与高效管理，则有利于后续相关人员对档案数据的分析、开发与利用，最终为医院选拔出更多的优秀人才，推动医院的长远发展。相关人员应充分认识到提升住院医师培训档案管理工作质量的重要性，在日常工作中，分析现阶段管理工作中的不足，并以此制定科学地改进计划，以此创建高质量档案管理人才队伍，促使管理人员改进自身的不足，朝这个更为优秀的方向不断努力，最终推动医院的稳定发展。

参考文献：

[1]吴国萍,王晓稼,余先萍,陈蕾,费越. 肿瘤专科医院住院医师规范化培训档案管理的实践及思考[J]. 中国肿瘤,2019,28(07):513-516.

[2]许剑,魏周阳,陈兴无,王旭. 住院医师规范化培训基地培训档案管理初步探索实践[J]. 继续医学教育,2018,32(07):23-25.

[3]梁洁. 基于住院医师规范化培训基地评估角度浅谈住培医师培训档案管理[J]. 黑龙江档案,2020,(02):96-97.

[4]陈丽芬,王亚军,贾建国. 住院医师规范化培训档案管理体会[J]. 中国毕业后医学教育,2018,2(02):110-113+125.

[5]王沙. 基于人力资源角度的住院医师规范化培训档案管理探究[J]. 兰台内外,2022,(14):22-24.

作者简介：XX（19XX-）