加强企业档案管理工作 发挥企业档案服务职能

加强企业档案管理工作 发挥企业档案服务职能

张宜美

天津经济技术开发区南港发展集团有限公司300280

摘要：信息时代企业档案管理工作对于企业的发展具有至关重要的意义，是一个企业信息流通以及信息存储的基础性工作，对企业科研生产和经营管理工作的正常开展发挥着重要的推动性作用。因此，企业应不断研究和探索加强企业档案管理工作发展的途径和策略，更好地发挥企业档案的服务职能，不断提高企业档案管理工作水平与管理质量，为企业增强市场竞争力，实现高质量发展，发挥企业档案的价值提供有力的支持。

关键词：加强；企业档案管理；工作；企业档案；服务职能 

引言

对于企业而言，档案管理是企业经营活动中的重要管理内容。可以对企业在历年发展过程中的各项业务记录数据等进行归档，为后续企业决策提供相关的依据。而随着我国社会生活的进步，信息技术逐渐应用到企业的方方面面，为企业提供动力以及革新的契机。企业档案本身蕴含着很多的企业发展资料和企业信息，因此企业就要重视档案的收集和管理，进而促使企业能够有效提升管理效能。当下很多企业在档案管理方面，现状不容乐观，不仅没有加强企业档案管理的认知，也没有设置专门的档案管理人员，更别提企业档案管理的创新手段了。因此，企业要面对档案管理的全新格局，加速如今的数据化管理和信息化建设。因此，笔者将依据新时期的档案管理特点和需求，提出企业档案管理的全新策略，提升企业档案管理的实际效果。

1企业档案管理的重要性

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业历史的载体，是企业各阶段生产经营活动的真实反映，也是技术知识成果和文化与价值观的累积，是企业的核心信息资源和重要资产。在知识经济与信息化快速发展的今天，档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。做好档案管理有助于企业强化技术和知识储备，保护知识产权和商业秘密，增强企业抵抗风险的能力。档案资料记录企业发展期间积累的各类信息，档案管理会对相关资料进行采集、整理、分类、分析等工作，为使用者提供良好的信息服务；档案也是企业管理人员筹划决策的重要依据，企业档案记录了企业的各项具体活动，包括企业经营历程中的成就和失败教训，对当前企业的经营情况能够予以系统梳理，有助于及时总结工作，制定更科学的发展规划。因此，企业档案管理的质量在一定程度上反映了一个企业的管理水平。

2加强企业档案管理工作 发挥企业档案服务职能 

2.1做好红色档案资源的收集，弘扬企业红色文化

企业档案工作坚持和把握正确的政治方向，关键在于牢记“档案工作姓党”的政治属性，切实把贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要批示精神落实到企业档案工作的实际行动中，转化为推进“十四五”企业档案工作的目标和底气。一是要致力于红色档案资源建设。围绕本企业贯彻落实习近平总书记重要指示要求、抗击新冠疫情、对口扶贫攻坚等重大活动、服务国家战略、重要会议、重大突发事件应对等重要工作，做好相关档案的收集和征集工作，摸清企业本部及所属单位红色档案保管、保护、整理状况，做到“家底清”。二是将红色档案整理和利用工作放在优先位置。企业加大红色档案的保护、整理和开发力度，是履行“为党管档、为国守史、为民服务”职责使命的重要体现。企业要做好红色档案专题数据库建设，深入挖潜红色档案资源，开展各项红色档案宣传活动，为国有企业赓续红色血脉、传承红色基因提供强有力保障。三是提升红色档案的安全保管水平。一方面将“高龄”红色档案的抢救性修复工作纳入档案工作规划，另一方面优先安排馆藏红色档案的数字化工作，强化红色档案实体保护工作。

2.2加大企业档案管理的整体统筹效果

在企业管理过程中必须具备较好的系统调和统筹能力，才能提高企业档案管理工作的整体效果，实现较为科学的档案管理局面，将档案收集工作作为档案管理的第一环，努力做好档案的接收工作，以及对档案完整度的查验工作，还有档案的利用价值和质量等方面的筛查工作，这一系列工作都是企业档案管理收集工作中的重要内容。同时，随着企业的不断发展，各种各样的企业档案载体都逐渐产生，除了文本类档案还会出现视频类档案，还有电子档案等，这些都是企业档案管理的范围之内，要加强档案的管理和收集工作，畅通收集渠道，并且将有价值的档案信息全部归档。同时在企业档案管理收集的过程中，还要注意将档案分类进行合理化，尽量对企业的各式各样档案分门别类便于后续查看，也便于所有信息归档，避免信息泄露，避免信息丢失等。企业信息档案分类结构合理，才能够让企业档案编研显出成果，从而对企业后续的发展建设工作做出可行的建议和数据指导。另外还要提升企业管理人员在管理工作中的重要性，让企业管理工作人员在档案收集的过程中高度重视档案收集工作，完善档案管理和整合的实施策略，创新档案边缘理念为档案收集工作做好各项准备，提高档案收集时效。

2.3信息化是档案工作现代化的必然选择

为了保证档案管理的规范化运作，我们应该加快建立完善的档案信息化系统，以保证其科学化、有效化和合理化。此外，公司还应该采用建立网络档案信息平台的信息管理战略，将有关档案信息输入到网上信息系统平台，利用计算机技术进行自动分类排序，实现互联网信息化管理工作，能大大提高档案信息化的工作效率和服务质量。1）助力企业档案工作实施数字化转型。伴随我国数字经济的快速发展，数字中国建设工程获得了显著成效，信息化科学技术也已深入到社会经济发展的各个方面。为此，档案工作者要将信息化建设视为档案工作迈向现代化发展的基础性工程，推动档案工作实施数字化转型，让群众少跑腿、让数据多跑路，打造“智慧文档”，提供“智慧服务”。2）信息技术与档案工作的深度融合，蕴含着巨大潜能。信息化与档案工作发生“化学反应”后，各级档案部门正在积极地推动档案信息化基础设施工程、资源工程建设、数字档案馆建设工程、信息共享平台建设工程、资源安全管理以及文档数字化强基工程等。这些举措都充分表明，它们之间的关联性和耦合性也愈来愈密切。信息化与档案工作通过“化学反应”，形成一个完整的档案工作现代化体系，并不断催生档案工作的新模式、新业态。一个以人工智能为核心，融知识图谱、数据挖掘、智能服务为一体的新型档案数据服务方式正在兴起，它将改变各级档案部门的服务模式和人民群众利用档案的传统习惯。可以预见，信息技术与档案工作的深度融合，蕴含着驱动档案工作现代化的巨大潜能。通过大力发展现代IT，深入开发和利用档案信息资源，以信息化为驱动力，业已成为档案工作的重要导向。

2.3创新工作思路理念，提高利用频次

在企业档案管理过程中要不断创新工作理念，并且提高档案的使用率，这样才能让企业的档案管理工作真正发挥其应有的效果。企业的拓展服务功能是企业档案工作发展的重要因素，因此企业管理工作人员要充分认识到档案管理工作的重要性。企业档案管理人员也要不断创新理念、解放思想、突破局限，档案管理工作并不是仅收资料、存资料这种简单的工作，而应该突破自我封闭，更换思想。坚持将企业的档案管理工作创新并加以有效改进，逐渐优化档案管理实效。企业档案管理工作需要以公司的核心业务、营收为最基本目标，做好各项档案信息归档工作，并且跟随时代发展趋势，将当下各项企业档案管理技能和科学的方法吸收并加以利用，拓展到企业自身的档案管理工作中来。同时企业档案管理工作人员也要处理好企业档案保密性的工作，对于保密性较强的文件一定要严格存档并且调取规范。

结语

当今企业档案管理工作正逐步向信息化和数字化转型，企业档案管理工作已经拥有了标准化、科学化的管理模式与管理制度，但是在企业档案管理实践中仍然存在一些现实的问题，影响企业档案管理工作质量的提升和档案服务职能的发挥。因此，企业不仅要重视档案管理工作，还要创新档案管理理念和管理模式，与时俱进地加强企业档案管理工作，不断提升企业档案管理工作的质量和效率，更好地发挥企业档案的服务职能，为企业未来的发展助力。

参考文献

[1]游泳，黄思斯.公共服务职能单位档案管理对策研究——以长沙市为例[J].中国档案，2022(11)：56-57.

[2]曹桂兰.推进信息化建设是强化企业档案管理服务职能的重要途径[J].档案，2006(1)：55-56.