事业单位档案信息化管理的问题分析

事业单位档案信息化管理的问题分析

王松

安格庄水库事务中心

身份证号码：130604198702091212

摘要：随着经济社会的快速发展，各类社会组织档案系统的管理已经成为整个社会系统管理的一个重要课题。档案管理在各类社会组织特别是事业单位工作实践中的突出作用日益显现。然而，从另一个角度来看，在档案信息内容不断增加的背景下，我们的社会组织仍在延续过去传统的档案管理模式，这与社会组织管理的快速发展趋势极不兼容，已无法适应更高层次的行政管理要求。因此，顺应时代潮流，大力推进档案信息化工作的改革创新，已成为一项十分紧迫的任务，势在必行。

关键词：事业单位；档案信息化；管理；问题分析

1事业单位档案信息化管理存在的问题

1.1对档案信息管理重视不够

大多数中小型公共机构缺乏专门的档案信息管理机构。为了节省资金，他们无力承担档案的开发费用。虽然一些单位对档案的发展进行了监督，但只是停留在形式上。监管人员只进行了简单的分类，收集了一些归档档案或未配置的档案，没有建立档案管理部门，只是派专人保管，没有对档案信息进行安全管理。一些公共机构存储了大量的文件，但他们不知道这些文件的用途。他们积累了很长时间，没有人搜索，存储的文件也没有发挥应有的作用。

1.2信息管理水平差距

许多相对传统的公共机构受到某些现实因素的制约，信息技术相对落后。他们仍在通过手动归档来管理归档。新成立或成长中的事业单位应深刻认识信息管理的重要性，投入部分资金进行档案管理，与互联网信息技术相结合，推进档案信息化建设。

1.3档案管理人员存在的问题

一些公共机构没有足够的资金支持档案管理，对档案保存管理采取与业务程序一致的态度，阻碍了档案的及时升级。许多公共机构使用其他部门的人员提供临时档案管理服务，这些临时档案管理人员大多不具备专业技能。档案管理人员变动后，如果不做好档案的接收工作，许多档案将被废弃，档案信息资源将遭受巨大损失。

1.4缺乏相关法律法规的有力保护

目前，事业单位档案管理相关法律法规尚不完善，档案信息化推进过程中存在一定困难。事业单位的领导在档案管理业务的发展中存在许多问题，他们专注于档案的管理，而没有重用档案。

2新时代事业单位档案信息化路径选择

2.1 以文档一体化促数据整合

硬件和软件条件是信息技术建设的基础工程，在没有质的提高的情况下，信息技术建设处于低水平徘徊的状态。档案信息基础设施主要包括交换机、路由器、高性能服务器、大容量存储和备份设备，以及操作系统、高可靠性信息安全系统、数据库管理系统等。经过20多年推进政府机构信息化建设，大多数单位都建立了内部局域网，一些系统也建立了自上而下的广域网。但需要注意的是，档案信息化建设仍不均衡，地区和行业差异较大，一些单位仍固守传统管理模式。信息化建设需要一定的投入，但办公效率和数据安全的提高已经发生了质的变化。当前，要从三个方面入手：一是档案材料局域网与办公自动化同步建设。要把档案信息化纳入单位工作总体结构，保持协调同步发展。各单位在建设办公自动化系统时，必须考虑综合文件管理的要求。二是建立一个好的档案网站。目前，许多档案部门都建立了自己的档案网站，为档案的在线利用提供了便利。下一步是加强网站栏目优化，更好地提供精准服务。三是要有长远规划，积极关注大数据、物联网等技术的发展，把数字档案建设作为未来目标。

2.2通过专项数据库建设促进公共服务

推广、普及、深化档案管理信息系统应用，打造信息化“座驾”。除了标准化管理和精细化使用完善的软硬件基础设施外，还需要先进、实用、可靠的档案管理软件系统和数据库存储系统，包括办公室自动化系统和档案管理信息系统。满足归档管理的全面和本地业务需求的各种类型的归档管理系统是管理永久性归档信息的软件载体。办公自动化系统具有工具性，主要满足办公人员业务处理的共同需求。它是实现档案管理、业务信息交换和提供决策服务的数据链接，有效地将整个工作组与工作内容联系起来。它不同于档案管理信息系统，满足业务部门和人员办理业务的需要。它相对独立，与档案管理信息系统密切相关，既负责分工，又相互补充。它是档案形成阶段的制度载体。归档过程是将办公自动化系统中管理的数据迁移迁移到归档管理系统中。因此，在信息系统的建设和使用过程中，应区分这两类系统。

“管理、决策和实施”它是在政府机构和机构中开展各种工作的过程，所有的工作流程和人员都是围绕着这个进行的。各种会议纪要、工作部署、通知文件是决策落实工作的依据和标准。这决定了此过程需要大量实际的归档数据支持。因此，办公自动化系统的使用不能停留在使用网络发送和接收电子文档的传统水平，档案管理信息系统的使用也不能仅限于记录和查询档案目录信息。其使用功能不仅包括公文流转、档案收集、管理和存储、信息发布、电子邮件接收等基本功能，还应突出信息快速传递、知识赋能、程序控制、信息共享、协同办公等高级设置。要使现代信息技术的应用成果与数据库建设同步，把档案信息系统的发展提升到大数据、智能化的水平。

2.3从信息管理向数据管理过渡

推进档案管理现代化，为信息化提供制度化、便利化措施。通常，网络被称为“道路”，数据库是“车辆”，信息是“货物”。“路”因“车”的存在而具有现实价值，“车”因“物”的存在具有现实意义，“物”因“路”和“车”而能够发挥作用。“道路”、“车辆”和“货物”的安全和秩序必须建立、改善，并严格执行“交通法规”——规则和条例。信息基础设施是为广泛推进信息化而建立的，因此受到了广泛的关注。信息应用是指在行业和单位内实施档案管理软件管理系统。

广义的档案管理应包括收集、评估、组织、组织和利用。档案信息化的最终目标是利用现代技术加强档案资源的快速收集和安全保护，重新进行流程再造，更新传统档案管理模式和方法，实现数据管理，从而提高档案管理水平，增强档案信息的价值和作用。制定和实施规范完善的信息管理体系，是档案信息化发展的催化剂，是实现档案现代化管理的必要手段。多年的经验告诉我们，依法管理档案的高素质档案工作者是信息技术和现代管理的大师。

2.4通过数字档案建设促进数据共享

信息化建设的成功经验告诉我们，如果信息不能共享和使用，纵向和横向的业务沟通不能进行，数据不能轻易提取，信息技术就不适合现代办公需求。该模型只能创建一个单独的信息树，而不能创建整个数据林，因为独立的信息库会给业务开发和数据集成带来障碍。档案信息化建设的最终目标是实现信息管理与业务的融合与共享，为档案信息化提供可持续发展的环境。一般来说，一个综合集成系统将软硬件资源进行安排和组合，创建一个集成的档案管理信息系统，形成一个互联互通、信息共享、安全有效的有机整体。这需要机构内各相关实体之间的密切合作，以及对上级服务要求和决策趋势的准确把握。在顶级应用需求的驱动下，在业务流程的整体框架内，全面整合软件、硬件和网络资源，为管理提供手段，支持决策，为整个行业或机构的科学高效运营提供信息平台，创造最大价值和效率。

结束语

综上所述，事业单位档案信息化管理是一项重要任务，实现事业单位档案的信息化管理迫在眉睫。因此，事业单位不仅要加强档案信息系统建设，还要提高档案管理人员素质，升级档案信息管理控制机制，确保档案信息管理对事业单位发展发挥最大价值。

参考文献

[1] 事业单位档案信息化管理的难点及优化对策[J]. 陈娉颖.投资与合作,2022(08)

[2] 机关事业单位档案信息化管理建设研究[J]. 赵芳.泰州职业技术学院学报,2021(06)

[3] 大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探究[J]. 周新永.黑龙江档案,2022(04)