信息化时代人力资源和社会保障工作档案管理研究

信息化时代人力资源和社会保障工作档案管理研究

郭方圆

扶沟县人力资源和社会保障局

【摘要】信息化时代背景下,各领域行业的工作都实现了信息化的管理,人力资源和社会保障局的档案管理工作开展中,就要注重档案管理的信息化,从而提高管理的质量和效率。本文从传统档案管理系统存在的不足着手进行分析,强调信息科技与通信工程对于信息管理的重要性,希望促进人力资源和社会保障工作档案管理工作的高效运行。

【关键词】信息化；人力资源和社会保障工作；档案管理

档案管理是人力资源和社会保障局管理工作的重要组成部分，随着社会经济的快速发展，人力资源和社会保障局肩负的档案管理责任更加沉重，需要运用有效的措施，深化档案管理工作。档案管理人员需要思考在当前发展背景下，如何提升档案管理工作的质量，以充分满足单位及个人在档案管理方面的多元化需求，推动档案管理工作向着标准化、规范化、信息化的方向发展。

一、人力资源和社会保障局档案管理信息化的必要性

（一）信息化建设能够提高档案管理的效率

通过使用电子档案管理系统，可以快速检索、存储和共享档案资料，使得人们的生活效率得到了充分的提高。电子档案管理系统还可以实现远程访问和协同工作，为档案管理工作提供了更多的便利。

（二）信息化建设能够改善档案管理的质量

通过使用电子档案管理系统，可以实现对档案资料的精细分类、归纳整理和统一标准化处理，提高了档案资料的准确性和可用性。另外，电子档案管理系统还可以实现对档案资料的安全保护和备份恢复，有效防止了资料丢失或损坏。

（三）信息化建设促进人力资源和社会保障局与其他部门协同合作

建立统一的信息平台，有助于人力资源和社会保障局与其他部门实现信息共享。各部门之间就可以快速获取所需信息，从而提高工作效率。在处理跨部门业务时，人力资源和社会保障局可以通过信息化手段实现远程协作。即使各部门分布在不同地区，也能够快速完成业务处理。在开展政府采购、招投标等业务时，人力资源和社会保障局也可以通过信息化手段实现公开、透明、公平的操作。通过信息化建设建立统一的信息平台，既能够促进各部门之间的公平竞争，又能够提高政府工作的透明度。

二、信息化时代人力资源和社会保障工作档案管理研究 

（一）培养相关专业人才

在互联网背景下，为了充分发挥出互联网技术的使用优势，并且将其技术功能运用于人社局的档案管理工作中，必须要具备充足的专业人才资源，以此来为创新互联网管理方式提供人才条件。首先，从现阶段人社局的档案管理工作角度来看，管理部门必须要引导员工参与互联网技术的培训及学习，使每一位工作人员都能够具备一定的互联网操作能力，使工作人员的专业能力能够适应管理创新过程的技术要求。其次，人社局需要通过有效的方式引进专业人才，并根据互联网背景下的档案管理发展内容来选择技能型人才，针对性聘请能够胜任新技术管理岗位的工作人员，从而确保互联网技术能够有效融入档案管理工作之中。

（二）制定管理制度

技术管理服务管理制度是档案管理工作的行动指南，对于管理工作的发展具有主导作用，在互联网的影响下，人社局的档案管理制度同样应当得到完善，保障新制度能够适应管理工作对制度的需求，以此来优化互联网技术在档案管理中的应用效果。

首先，部门管理人员应当根据档案管理的工作问题进行制度规划，如为了避免档案管理工作的规划缺乏明确性，工作人员应当结合已有的互联网技术水平，为每一位在岗工作人员制定相应的工作范围，从而提高互联网技术及员工的工作效率。其次，部门管理人员应当根据档案管理工作的开展需求来进行制度规划，如为了确保档案管理工作能够适应大批量的档案信息处理需求，管理人员应当在传统档案管理模式的基础上进行工作结构的创新，并且合理调配档案收集、信息处理、信息验证与审核、信息调研等工作结构，使互联网技术的功能能够更好地服务于档案管理的各项工作，优化互联网背景下的档案管理工作开展效果。

（三）实现互联网技术选择的针对性

为了解决现阶段档案管理工作所存在的问题，使互联网技术能够为管理工作提供更加优质的服务，人社局工作人员应当明确档案管理工作所存在的工作缺陷及根本原因，通过对管理技术、管理手段等进行优化，使互联网技术的应用能够有利于针对性地解决管理问题。

例如，为了解决档案信息处理过程中的工作低效率问题，工作人员必须精准判断导致该工作问题的主要成因，即档案信息的多样化以及输出批量化，使工作的难度大幅度提高，使工作效率大打折扣。对此，工作人员需要采取互联网系统的智能化处理技术，并将技术运用于批量档案信息的处理工作中，以此来减少个体员工的管理工作量，降低档案处理工作环节的时间成本。

（四）结合互联网技术实现档案管理的整合化

从档案管理工作的内容来看，工作人员要根据工作需要来进行档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案设计等多项工作，随着对档案管理工作的重视程度不断提高，档案管理工作的工作环节也逐渐产生复杂化的特征。为了满足工作发展的需求，部门工作人员必须要以互联网技术作为媒介，实现档案管理工作的整合化。

例如，在档案收集以及档案整理工作的过程中，工作人员可以提前运用互联网技术对收集的档案信息进行筛选，剔除其中的无效档案信息及其他不符合条件的档案信息，从而使档案收集工作能够具备档案预处理的工作职能，以此来降低档案整理正式工作的难度，使不同的工作步骤产生一定的整合化性质。

三、结束语

总之，随着时代的发展，现在的信息技术也在逐步发展和完善。现代社会的各种相关机构逐渐开始认识了解到信息技术的重要性，并开始建设信息技术。社保、人力资源等部门也借助不同方式推动信息化建设，使自身效能得到体现，以建设有凝聚力的社会为目标，以促进更好更快的发展，并在今后的实际应用中发挥其特有功能。

参考文献

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