高职院校档案管理工作的特征分析

高职院校档案管理工作的特征分析

宗亚菊

临沂职业学院 山东  临沂  276000

摘要:档案工作属于高职院校日常管理工作的重点环节，高职院校的档案记录了高职院校在管理、科研、教学、基建等方面形成的具有价值的文字、图表等内容，对于高职院校的未来发展有着重要意义。本文分析了高职院校档案管理工作的特征，从四个方面总结了提高高职院校档案管理工作的服务能力和水平的方法。

关键词：高职院校；档案管理；特征；分析

近些年来，在信息化时代的推进下，高职院校档案管理工作取得了明显成果，对于促进高职院校的发展起到了重要的战略意义，但是受制于思想观念、技术手段等因素的影响，高职院校档案管理工作的服务能力和水平还有待提升，对此需要创新档案服务理念，加强档案管理人才队伍的建设，并且适当增加资金投入，支持高职院校档案设施的升级和更新，引入新型软件，强化档案知识的教育，通过多种方式来规范档案管理服务方法，确保档案信息的有用性。

一、高职院校档案管理工作的特征分析

高职院校档案记录了高职院校在整个办学过程中的各项教学、科研、党政、管理信息，是帮助高职院校制定规划、改进各项工作的主要依据。高职院校的档案内容繁多，是在各项教学活动和管理活动中形成，这也让档案管理工作表现出一些特殊之处。一是专业性：高职院校的主要任务是为社会输送优质的复合型人才，这就会在教学、科研、学生管理以及高职院校的基本建设、财会工作中形成多种专业性的档案，使得档案管理工作具有较强的专业性；二是综合性：尽管各个高职院校办学规模和专业设置各有差别，但是其职能是大同小异的，根据档案管理的内容来看，有基建档案、人事档案、文书档案、科研档案、学生档案等，具有较强的综合性；三是原始性：高职院校档案是一种原始的记录，也有着档案的本质属性，即原始性，这也是档案与其他一般资料最大的差别；四是信息性：档案内容也具有一定的信息属性，在信息化技术的推进下，高职院校档案多是以文字、图表、声像等来保存，在高职院校的发展下，档案内容也日渐丰富，因此，高职院校需要为档案信息资源的开发提供条件，以充分发挥出档案的凭证作用和信息作用。　

高职院校的档案内容中，校史研究成果是高职院校文化中的重要组成部分，有条件的高职院校档案室可以定期开办面向广大师生的校史专题讲座，内容可以涵盖学校历史沿革、历任掌校者的谋划治校、一代代教师的精心培育及学校发展成果、历届学子在社会各条战线上取得的优秀成绩及学校在各项工作中取得的各项荣誉等，向广大师生真实、客观再现学校精神，宣扬学校优良传统，使广大师生了解学校的发展轨迹，感受学校发展的内涵，激发广大师生的爱校热情，增强校园凝聚力。以上海交通学校为例，每年新生入校的系列活动中一定有校史宣讲课和参观校史博物室这两项内容。另外，还将“学校校史与文化”作为一门选修课，列入学校教育教学计划，有利于最大限度地发挥档案室在校园文化建设中的功能和作用。此外，除了校史研究著作外，还可利用可开发的档案资源，根据不同的需要，研制不同层次、不同系列的文化产品，如画册、声像资料、纪念品、明信片、图片库、书签、文物复制品等，以满足不同类型的受众的需要，最大限度地传播档案文化，发挥其最大的效应。

另外，档案中的典型教案、优秀毕业论文、比赛获奖成果、毕业生跟踪调查、自编教材等也是教学档案重要的组成部分，这些材料充分显示了高职院校的教学质量和学生素质。还有档案中的毕业论文是在教师指导下形成的研究成果，学生可以从这些档案中了解相关学科的最新发展动态，更好地把握学习方向，为自己的学习研究以及毕业论文写作制定合理的规划。

二、提高高职院校档案管理工作的途径

（一）创新档案服务形式

借助信息技术手段创新档案信息服务方式，当前高职院校智慧校园的建设已经处取得了初步成果，教学、管理等基本都已实现信息化，在档案管理服务工作的过程中，也要走信息化服务道路，简化档案的利用程序，深挖高职院校档案特色，依托学校专业建立专题档案馆。还要借助微信公众号、档案平台等做好宣传工作，重视编研成果、信息发布等栏目的建设，彰显出档案的数字化建设优势，支持对档案的在线查询和利用，发挥出档案管理对社会各界的服务能力。还可以在校园网站上开辟留言板，档案需求者可以随时提问，这能够极大的方便用户查询，提升档案的利用效率。

（二）提升服务意识，完善机构设置

在高职院校内部有必要成立专门的档案工作领导小组，构建完善的档案工作网络，认真研读档案管理工作中所需的硬件设施和软件要求，进行统一管理。同时，还要定期组织多种关于档案的学习、宣传活动，加深高校师生对于档案工作的了解，提升其档案意识，结合实际情况多平台的组织档案基础理论、档案法律法规学习，营造出良好的档案管理工作氛围。对于高职院校领导而言，需要深刻认识到档案管理工作的重要性，摒弃以往存在的“重保管、轻利用”的思想观念，用发展的眼光看待这项工作。而档案部门领导需要提高担当意识，铭记自身的岗位职责，主动进行创新和推进为，档案管理工作争取更多的人力、物力和财力支持。作为档案管理人员，要树立责任意识，积极参加各类培训和会议，争取与其他的兄弟院校交流、学习，主动借鉴其他院校好的经验和做法，提升学校档案管理工作服务水平。

（三）提升档案管理人员素养

一方面，高职院校需要配备足够数量的档案工作人员，建立一支熟悉业务、有责任心、相对稳定的档案人员队伍，对于专兼职人员，要给予同等的培养机会、岗位待遇。另一方面，还要关注对档案管理工作人员的培训和教育，其综合素质直接决定着档案管理工作的服务水平，因此需要定期组织关于档案编研、档案信息化的业务培训工作，确保现有的档案管理人员能够跟上信息化时代的发展趋势。除此之外，还需要增加对档案管理工作人员的知识和业务经费投入，为其提供更多的培训交流机会，提升档案人员的业务能力，激发出档案人员的进取心和积极性，并且要建立完善的考核机制，优胜劣汰，形成“奖励优秀、淘汰不合格”的常态化考核机制。