新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径

新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径

吕静

中共吉林市委党校      吉林 吉林 132018  

摘要：目前，档案管理工作是社会的一项基本管理职能，对于企业和单位的发展来说非常重要。工作过程中会生产出许多的数据和信息，对这些数据和信息进行整合，整存档案是非常重要的环节，具备非常重要的社会价值。基于此，本文针对优化档案管理进行分析，并提出档案管理的影响，阐述档案管理和档案管理现代化建设的相关措施及建议。

关键词：档案管理；现代化建设；档案

作者简介：吕静，出生于1971年9月20日，女，汉族，天津市人，本科学历，副研究馆员，主要研究方向：档案

引言

自改革开放以来，我国经济的快速发展促使各企业单位的改革和创新速度越来越快，针对人力资源管理部门，政府和相关单位对其进行了分析和研究，并认为人力资源管理部门的相关工作与企业的经济发展之间存在密切的联系，需要充分关注和期待人力资源管理部门的职能作用。档案管理工作作为人力资源部门重要的工作之一在近些年的发展速度越来越快，受到了越来越多人的关注和重视。

一、加强档案管理现代化建设的必要性

档案中所记载的内容是一个人的信息，包括学习经历和思想品行，这些信息会伴随一个人一生。在过去几十年之内，互联网并没有深入每一家每一户，所以人力资源部门在进行档案管理工作的过程中运用的是传统的档案管理方法，纸质版的档案管理方式导致档案管理工作出现了许多问题和漏洞，经常因为档案丢失或损毁而导致个人信息无法调取的现象。加强档案管理现代化建设不仅可以确保档案的安全性，而且还可以提高档案管理工作的水平[1]。在现代化社会的快速发展进程中，加强档案管理现代化建设符合新时代的发展需求，同时也可以促使档案管理工作发挥自身的价值。档案管理现代化建设是新时代的发展需求，同时也是各企业和单位新时代发展进程中的必要转折点，档案工作长期的变化过程中，转变档案管理的方式是非常有必要的，除了可以解放管理工作人员的双手之外，还可以保障档案和信息的安全，极大的提高了企业或单位的发展效率。与传统的管理模式不同的是，传统管理模式并不具备现代化的特点和优势，现代化管理模式可以为人们提供便捷和便利，让人们轻轻松松就可以对大量的信息进行归类。

二、档案管理的现状和存在的问题

（一）信息存储设备和软件比较落后

首先，在过去的几十年内，人力资源部门的档案管理工作使用的是传统的纸质版方式，这种方式占用的空间很大，而且安全性能也比较低。各企业和单位花费了大量的人力物力，建立专门的档案室，并配备相应的管理人员进行管理，虽然在一定程度上提升了档案管理工作的能力，但在很多方面依然存在着许多漏洞。因此，利用储存工具储存信息依然存在着安全隐患。其次，虽然每个企业和单位配备了计算机等各种基础设备，但大部分企业或单位并没有对档案管理工作现代化建设引起足够的重视，所以导致档案管理工作仍然存在着缺陷，系统不能上线，只能使用简单的Excel表格，这对于人事管理工作人员来说工作量非常大[2]。

（二）信息管理人员的素质问题

各企业单位在进行档案管理工作的过程中并不看重管理人员的专业知识，甚至部分企业和单位中的档案管理人员学历比较低，所学专业并不是人力资源管理，部分工作人员连最基本的办公软件也不能操作。这些工作人员会对人事信息档案管理的专业性和安全性造成影响，在日常管理工作中会出现许多的问题。现如今，信息安全成为了各行各业工作人员讨论的热点话题之一，成为了不可忽视的重要话题，尤其是具备特殊身份的人事信息如果丢失或被有意之人盗取，则后果不堪设想。

（三）信息真伪难辨

传统的纸质材料在存储和运输的过程中，虽然会占据一定的储存空间，但是纸质材料如果想要更改上面的信息比较困难，但是档案被信息化之后，大部分的信息在变得更加便捷的同时，也存在着更改容易的特点，致使很多信息在更改之后，之前的信息无法恢复，所以，很多信息化的人员信息无法辨别其真伪。

三、档案管理现代化建设的策略

（一）引进先进设备

目前来说，大部分企业或单位的计算机设备比较陈旧，并不能满足新时代档案管理工作的发展，除此之外，很多企业引进的计算机设备并不是供给给档案管理工作，所以档案管理工作需要引进先进设备，建立强大的信息数据库，数据库可以为档案信息的储存提供大量的保障，建立强大的数据库可以奠定现代化档案管理工作的基础，不断提高档案工作管理能力。伴随现代社会的发展，科技和新型设备的出现，促使大部分企业和单位意识到新型设备对于档案管理工作的影响，相关管理者一定要具备敏感性，加快信息化进程的建设，先进设备在档案管理工作中的地位越来越高，这也是时代发展过程中的一个环节。

（二）提高档案管理人员职业素养

档案的管理工作需要具备丰富的专业基础和理论知识，工作人员需要提高自身的工作能力和专业素养，才可以促进档案管理工作的开展。因此，在招聘档案管理工作人员的过程中需要提高招聘标准，同时对公司内部的档案管理工作人员进行定期培训，提高管理人员数据处理能力和分析能力，同时还能够迅速的对事情进行判断和选择，熟练的操作系统和软件，具备较强的责任心，对工作保持热情

[3]。但管理工作人员还需要不断提高自身的道德素养，只有具备基本的道德素养，才可以保证自身对于工作岗位的责任，一个工作人员只有具备岗位工作责任才可以在现实工作过程中做好自身的工作职责，确保工作内容不出现失误。除此之外，档案管理人员与管理者之间也需要搞好关系，必须做到上通下达，才可以真正的将每天的工作内容传递给领导者，使领导者意识到档案管理工作的复杂性。

（三）加强对档案管理信息化的认识

一个人的思想可以操控人的行为，如果想要提升管理工作人员的能力，首先需要改变大部分工作人员对于档案管理工作的看法，充分认识到档案管理工作现代化的优势和重要性，尤其是公司或企业中的高层管理人员，只有接受先进的文化理念，并认同档案现代化建设，才能对档案的管理发展予以支持，确保档案管理工作现代化建设的快速发展。管理层需要引领和鼓励下级工作人员对档案信息化管理建设的支持，只有企业所有的工作人员都认识到档案管理工作现代化建设的重要性，才能促进档案现代化建设的速度。

结束语

综上所述，我们一定要提高现代化管理意识，注重保护自身的信息安全，提升现代化管理水平，相关工作人员也要不断学习，提升自身的专业技能和软件操作能力，可以更好的使用计算机系统进行操作，在企业的发展过程中更好的完成领导所交代的任务，促进企业的长期稳定发展。

参考文献：

[1]刘红红.新形势背景下档案管理现代化的有效途径[J].办公室业务,2020(08):123-124.

[2]郭文倩.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2020(01):23-24.

[3]祁巧荣.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].科学中国人,2016(30):102.