合同管理系统在企业中的应用

合同管理系统在企业中的应用

王嵩

中国一重集团有限公司信息中心 黑龙江省 齐齐哈尔市 161000

摘要：合同管理在现代企业管理中越来越重要，通过建设合同管理系统提升企业风险管控能力，提升合同管理效能。本文对企业合同管理系统建设进行了浅要分析。

关键词：合同管理系统；企业；应用

前言

随着市场经济的发展,企业经济活动的增多,企业之间,企业 与用工人员之间会签署相关的合同协议,因此,加强企业的合同 管理对于企业而言有着重要的意义。目前,国内的许多企业在合同管理存在很多的问题,例如,合同签订的不详细、不规范或者甚 至是不签订合同、对合同的授权不清以及随意进行合同变更的情况。以上种种可以看出企业在合同管理中存在很大的隐患,极有可能导致纠纷的产生,进而影响到企业的经济效益。所以企业应该做好企业合同管理工作,切实的维护好自身经济的利益，为提升企业法律风险控制能力，提高合同管理效能，实现合同生命周期闭环管理，构建一套完整统一的合同管理系统，实现统一的合同管理流程、标准的合同条款和范本管理、共享的合同法律法规管理等内容。

一、企业合同管理存在的问题

1合同审核效率偏低

一般情况下,企业在进行合同的签订时,往往需要对可能合作的单位进行比较,例如对合作方的资质进行审核、技术、质量、价 格、服务等都成为比较的指标,选择最佳的合作方,然后双方共同 进行合同的拟定,合同经财务部门和法务部门审核后,经过书面 文字的形式进行签订。整个合同的签订流程其中涉及过多的环 节,合同的审核需要多人逐个完成,这就导致合同审核效率偏低。

2合同执行管控能力不强

企业合同签订后,对于企业双方的合同履行情况,往往缺乏一 定的监管,一般情况下,对于那些分段执行或者跨年执行的合同, 合同的履行情况往往十分复杂且很不乐观,越是规模大、专业划 分细致、涉及较多的经办部门和人员的,对于企业合同的执行就 难以如期执行。加上企业的内部监督,关于企业合同的履行情况 缺乏监督,导致合同执行的管控能力不强。

3查询合同信息困难

企业对于合同的管理工作往往要涉及到许多合同信息的查询,例如,企业合同是否具有唯一性,是否具有明确的合同编号,
二、合同管理系统的应用
　　合同流转管理。主要完成合同生命周期管理中的所有流程审批动作。
　　合同执行查询与监控。以各个管理职能部门为视角，对合同的履行以及意外情况进行管理。
　　统计分析与查询。主要完成针对所有合同业务数据的多维度统计分析功能。
　　合同文档与共享。主要完成标准化合同范本以及相关法规制度等的管理。
三、合同流程
1主体流程
　　合同管理系统的主体流程中主要包含合同起草，合同审批，合同签署和合同履行等四个主要环节，说明如下：
　　合同起草环节：合同主办部门的合同经办人起草一份新的合同，或者按照审批或履行过程中的相关意见修改合同或者增加附属协议等。
　　合同审批环节：由合同主办部门对合同草案进行内部审核，并根据合同的类型决定合同管理相关部门进行审核，并最终交由公司领导进行审批，领导审批后进行盖章归档等。
　　合同签署环节：合同主办部门在得到领导批准后，需要提请授权委托领导为合同签字并请求法律管理部门用印盖章。
　　合同履行环节：合同管理部门对合同执行过程进行监控，针对变更、终止或解除等异动情况发起异动审批流程（该审批流程与正常合同审批流程一致，并与原有合同进行关联）等。
　　合同审批流程详细说明：合同审批中流经的具体审批部门会根据合同自身的类型有所不同，例如合同金额不同进行审核，需要审核的人员也不同合同，审批中流经的具体审批步骤要求会根据合同自身的类型有所不同。

2合同异常流程管理
　　是指合同在履行过程中发生变化而引起的相关管理工作。主要包含合同变更、合同解除、合同纠纷处理。
　　合同变更。在合同履行过程中，如签约主体、合同金额发生变化，则需要进行合同变更，签署补充协议，合同变更流程与合同审批流程一致。合同变更时需要关联原合同。合同变更审批通过后系统自动将原合同状态修改为变更。
　　合同移交。在合同履行过程中，合同主办部门发生变更的，原合同主办部门应当履行的合同义务，由变更后的合同主办部门承担。系统可以实现合同在主办人之间的移交，接收人和移交人可以在不同部门，移交合同需要填写合同移交单，在接收人确认后才执行移交。
　　合同解除。在合同履行过程中，如果合同双方中的其中一方无法再履行合同，则需要进行合同解除，合同解除流程与合同审批流程一致。合同解除时需要关联原合同。合同解除审批通过后系统自动将原合同状态修改为解除。
四、业务功能
1合同基础信息

合同系统记录和管理的合同基础信息至少应当包括： 合同名称、合同编号、合同类型、合同金额、合同有效期限、合同正文、附件、合同主办部门、合同会签部门人员、会签意见、公司主管领导审批意见等。
2合同范本调用

合同主办人在起草合同时，可以直接选择调用合同范本。同时系统也支持合同主办人在范本之外编辑合同内容。

3审批痕迹保留

合同管理系统应当支持保留合同修改的痕迹和历史记录。修改后的合同审批流程应和新起草的合同审批流程一致。
4合同签署、用印和编号
　　合同管理系统具有合同文本打印功能。合同用印和编号，合同管理部门应当有专人负责合同专用章的印鉴和保管。合同管理部门应当建立合同台账，对合同基本信息进行登记。合同系统可以自动生成合同台账。如果合同对方当事人没有签字盖章，则该合同的信息化流程不能结束。合同系统应当同时记录我方和对方当事人的合同用印日期。只有各方当事人均盖章完毕，合同审批流程方可进行下一步流转。合同编号应当在合同生效后生成。
5合同履行监控

合同履行是合同生命周期中的一个状态，主要包括对合同付款执行情况的记录，合同付款信息应包括付款时间、金额。合同付款情况记录通过与报账平台接口获取数据。合同管理系统根据合同付款执行情况记录，生成合同执行进度报表，作为费用计提或摊销的依据。可按照期间、合同类别、业务类别、执行部门等分类生成合同执行进度报表，报表包含的主要信息有：期间、合同类别、业务类别、合同编号、合同名称、供应商编号、供应商名称、实际执行金额、已列账金额等。
6合同统计查询

合同管理系统应支持单个或多个条件查询，查询的关键字包括合同基础信息、合同状态信息、供应商信息、财务信息等。
　　查询需要进行权限控制。用户只能查询到自身业务权限范围内的合同管理相关内容对于满足查询条件的合同列表，系统应提供数据导出功能，并可以将列表内容导出为Excel文件合同列表提供数据导航条，提供“首页”、“上一页”、“下一页”、“尾页”、“按页码查找”翻页功能，显示系统默认每页的记录数、实际的总记录数和总页数。
7合同文档管理

合同示范文本库。合同示范文本库应当收录公司已下发制定的合同示范文本。支持对合同示范文本进行修订、更新和补充。法律法规库。法律法规库主要收录国家与合同相关的法律法规文件、收录企业与合同相关的规章制度。要求提供相关的上传、下载功能。
参考文献

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