互联网时代数字档案资源建设浅析

互联网时代数字档案资源建设浅析

蔡玉权

科右前旗人民检察院 内蒙古 兴安盟137700

摘要：随着互联网、大数据等信息技术在各个行业领域中的广泛应用，国内各个行业领域均呈信息化、智慧化发展趋势，档案管理的数字化是区域城市实现智慧建设的重要途径，本文将围绕档案管理工作针对档案管理的数字化展开分析，致力于提出档案管理数字化的有效对策，使其能够更好地服务于城市档案管理工作高质量发展。

关键词：智慧城市；档案管理；数字化

引言：新形势下互联网虽然为档案管理工作水平的提升带来了新的机遇，但于档案管理工作本身而言也是一种挑战。利用新型技术做好档案管理工作，能够有效提升档案管理工作的效率，并能够确保档案管理工作的准确性。

一、互联网时代数字档案资源建设管理模式

1.树立智慧管理理念

单位所建设的数字档案室最大的作用，就是为相关人员提供决策服务解决信息不对称问题，提升档案工作的效率。所以数字化档案管理，最为重要的一个理念应是“以人为本”，档案室通过收集和运用各类信息，能够为单位整体的功能升级提供促进作用，与此同时“以人为本”也是数字档案室的智慧所在。现阶段虽然单位的数字档案室已经初步建设，但在管理层面上仍面临着诸多的挑战，一直以来由于单位在发展的过程中并未对档案工作予以高度重视，导致档案管理水平低，管理模式落后。对此，单位领导和档案管理人员应在管理理念、管理思路、管理过程、管理方法的层面上进行创新，树立智慧管理理念，提升单位数字档案室的管理（和应用）效果。对此提出以下几点建议：第一，单位及档案室管理人员应树立提升服务质量的理念，数字档案室新管理模式的根本任务，在于服务与单位管理的优化，需要通过全面的信息采集与数字化管理，才能够为单位的智慧建设提供强而有力的数据支撑，所以单位决策者应依照数字档案室的建设规划，致力于档案室服务能力的提升。第二，单位及档案室管理人员应树立精细化管理的理念，所谓的精细化管理可以单纯地将其理解为细致、全面、精准等，单位及档案室管理人员应保证项目信息、人员信息、活动信息等进行更深层次的融合，利用数字档案室的信息禀赋，使单位的档案工作由粗放化逐渐转变为精细化，预期在精细化管理模式下，数字档案室的管理水平能够实现直接提升，而单位的智慧建设也能够得到间接促进。第三，单位及档案室管理人员应树立配套服务的管理理念，本研究认为配套服务智能化是数字档案室作用发挥的关键，能够为单位决策者进行判断和决策提供数据基础，在具体的实践之中，配套服务的管理理念潜移默化地为档案管理工作增添了智能属性。

2.科学规划推进数字化档案管理体系建设

承建档案部门应紧随法治国家建设的步伐，坚持依法治理承建档案，自觉应用法治思维进行承建档案相关工作事务的管理，对应而言也应重视管理体系的建设，从而实现档案工作的全过程高效监管，推动单位档案工作部门在标准、科学、法治的轨道上发展。对此本研究提出以下几点建议：第一，单位应科学规划数字档案室管理工作，智慧城市背景下国内各区域城承建档案部门，均将顶层设计作为关键点。所以，单位也应将顶层设计，作为数字化档案管理体系建设的关键点。在具体的实践中，单位可以基于数字档案室建设概况，建立健全技术方面的规划，对信息、网络、通信等方面的管理与安全作出明确且详尽的规定。第二，单位应贯彻落实我国现有的相关法规，所构建的规划、规定应与我国现行的法规相契合。第三，承建档案部门在进行承建档案管理的过程中，会积极与国际标准接轨，构建规范的行业管理标准，所以单位应吸取这一经验，在数学化管理体系建设的过程中，构建一套规范可操作的档案室管理标准。

3.建设智慧型档案专业人才队伍

虽然数字档案室建成之后，能够为单位节省大量的人力物力，但数字化档案室管理实践中其工作任务也较为繁重，而若想保证数字化档案室有条不紊地运行，则需要专业人才队伍的支撑，人才是任何一个项目运行、单位发展的重要基础，因此对于数字化档案管理工作而言单位有必要结合自身的特点，建设智慧型的专业人才队伍。对此提出以下几点建议：首先，单位应就参与或服务数字档案室运行的部门、工作人员建立起具备实际效用的激励机制，利用激励机制，一方面促进部门及工作人员的工作积极性，另一方面吸纳更多的创新型人才。从而在实现人才沉淀积累目标的基础上，为单位的数字化档案管理工作提供助力。其次，利用教育资源的再造作用，将人才队伍再度培养、再度教育之中充分发挥新兴教育资源，采取“新教育资源+线上培养”的模式，以网络化的成长环境促进教育资源再造作用的发挥。而后，单位应重视人才培训与人才引进两个部门之间的交互，如若可能本研究建议单位能够完善现行的人才制度，为人才队伍的智慧建设提供强而有力的指引。最后，单位应侧重于将人才队伍的能力培养纳入多元化属性，在能力培养手段层面，诸如政策引导、参观学习、现场交互、实操练习等方式均有助于人才能力的提升，在能力培养内容层面本研究建议单位能够就数字档案室的运行需求，将一切相关的技术、操作、原理等纳入至培养内容之中。

二、基于智慧整合构建数字化档案资源管理体系

1.智慧软硬件设施建设

单位若想实现档案管理的数字化、智慧化目标，需要将良好的软硬件设施作为基础，在软硬件设施建设实践中，单位应充分地考虑到档案信息的安全性、保密性，所以要求单位必须选择国产的软硬件设施设备，在机房建设方面，档案室用房与办公用房应分开设置，同时在档案室内部应设有防水汽、防静电的装置。在网络设施方面诸如交换机、网关、网络机柜等各类设施应结合智慧档案室、数字档案室等配备。在硬件设施方面“高效运行”是实现智慧建设的关键，诸如国产服务器、数字化信息设备、存储设备与音视频设备均需要保证其高效运行。在软件方面“正版”、“通过规范测试”是实现智慧建设的关键，即单位需配备正版且能够通过规范测试的操作系统、管理系统、检索工具等。于数字化档案管理而言，单位若想提高软硬件设施建设的智慧性，不应局限于现有的软硬件设施建设基础，还应关注设备设施是否高效运行、各系统是否需要更新升级的问题。

2.确保档案信息资源智慧收集

于单位的数字化档案管理而言，如果没有足够的信息资源，数字档案室本身就失去了存在的意义。在实际管理过程中，部分单位存在档案资料不完整的情况，欠缺部分时间段的档案信息。由于技术限制，单位对工作运行过程中产生的各类资料信息无法实现全面而实时的收集，档案资料的完整性得不到保障。所以这一背景下，数字化档案管理如何能够保证信息资源的智慧收集，是单位与相关工作人员需要予以深思的一个重点问题。从宏观的角度上看，在档案执法过程中，虽然我国现行的相关法律、地方性法规能够为单位智慧收集信息资源提供一定的指引，但在具体执行时，由于单位的档案管理部门并不具备行政执法的资格，所以执法工作的开展存在一定的难度。从微观的角度上看，如果将服务单位发展，作为单位进行档案管理工作的唯一诉求，那么该单位仅需在遵循相关法律法规的基础上，保证信息资源收集的全面性、完整性即可。本研究认为必要时单位决策者可通过召开例会的方式进行档案管理工作的系统性布置，利用法律的权威督导相关人员，在信息资源收集过程中的安全责任意识。

3.大数据平台驱动档案资源数字化管理

借助大数据平台的驱动功能，档案资源的数字化管理的关键点，在于建立数据库、电子文件中心，所以在后续的管理工作中，建议单位决策者或相关管理人员能够进一步推进部门的“网上办事”进程，快速熟悉大数据平台，了解数据库与电子文件中心的操作程序，从而在促进档案信息资源共享的基础上，提升档案资源管理效率，为档案资源管理赋予数字化属性。此外在智慧城市建设背景下，档案信息管理工作被赋予了新的要求，质量与时效是发挥数字档案室服务作用的关键，所以单位还应利用大数据平台，积极加大档案信息的开发力度。

结束语

通过本文上述的理论研究获知，单位对数字化档案管理存在较大的需求，而数字化档案管理策略在目前的学术领域与实践领域尚处于摸索阶段，所以在文章的最后本文提出观点，数字档案室建设在一定程度上具备一次性，即前期的资本投入可以实现建设目标，但数字化档案管理工作则具备循环、持续性，即需要通过后期的持续优化、循环反馈逐步提升档案管理工作的有效性，所以数字化档案管理工作与单位而言任重而道远。

参考文献：

[1]王芳.大数据背景下数字档案资源建设研究[J].数字传媒研究,2023,(03):14-17.

[2]任勇.基于大数据背景的数字档案资源建设[J].兰台内外,2022,(36):33-35.

[3]仲欢.参与式数字档案资源建设研究[D].导师：徐海静.黑龙江大学,2022.

[4]喻念念,王旎,杨丽沙.标准化视角下数字档案资源建设工作效能提升研究[J].大众标准化,2022,(06):7-9.