企业管理中合同风险与索赔管理

企业管理中合同风险与索赔管理

杨静

中建材（浙江）材料科技有限公司

摘要：合同风险和索赔管理在企业管理中起着至关重要的作用。然而，一些企业忽视了企业合同管理，弱化了风险控制意识，甚至频繁出现合同变更现象，增加企业成本，易引发企业索赔问题的发生，难以保障企业合法权益。因此，相关企业必须提升对企业管理的重要性认识，密切关注企业索赔工作的开展，避免增加企业经济风险。

关键词：企业管理；合同风险；索赔管理

引言

合同管理在企业管理中起着至关重要的作用，直接关系到所有参与者的切身利益。如果我们忽视了对合同条款的研究，我们就不注意监督合同的执行，极有可能会在企业发展过程中出现违法违规行为，严重影响到企业发展计划的落实，而且企业投资成本急剧上升，造成不可估量的经济损失。为了避免这类情况的发生，必须加强对合同管理的认识，明确合同管理的关键要点，建立健全风险防控体系，致力于将合同管理贯穿于企业中，用以解决经济纠纷，促使各方协同合作，共同处理各类复杂问题，将潜在风险隐患扼杀于萌芽之中，发挥合同管理的应有作用。另外，对于企业来说，变更、索赔有助于更好的维持社会形象，更全面的表现出企业现有的专业技术水平、内在实力及维护其权益不被侵害，企业合同一旦出现变更索赔情况，会直接影响企业计划实施过程、成本投入等。因此，本文讨论企业合同管理实践中变更索赔问题，进而解除索赔工作中的部分问题，引领企业获得更大的发展。

1企业合同管理中存在的问题

1.1合同签订中的法律风险

企业经济合同的法律风险也可能在合同签订中存在和发生。一般来说，如果合同签订过程控制不当，特别是有明显违规的情况，则很容易导致相关法律风险的出现。笔者就合同签订中的法律风险总结归纳为以下五点：一是同标的不明确，有些企业在签订经济合同的过程当中，由于合同标的本身并不具备唯一性和准确性，未能够就合同标的的名称、规范、单位等加以详细约定，相关的质量也并未严格按照国家相关标准以及行业标准进行约定，其中所采用的措辞也是相当的含糊不清，争议之处较多，易引发法律风险；二是合同中未就履行地点、交货地点等进行明确的说明，继而引发歧义甚至是导致企业自身合法权益得不到有效保障；三是合同中对价款、报酬、结算方式及时间期限等内容加以明确说明，表述不够清晰，这便是潜在的法律风险因素；四是合同中各方责任的规定不对等，比如就违约金的计算方式有失公平，导致某些问题一旦发生后，各方不易就相关争议问题进行解决处理；五是合同中未明确说明争议出现后的解决办法，未约定是进行仲裁抑或是诉讼，针对合同争议的解决也就很容易出现分歧。

1.2合同履行阶段存在的问题

在合同执行过程中，经常会发生合同变更。首先是合同内容的变更。当合同依赖情况发生重大变化时，已经没有履行的可能性或意义，为了促进合同目的的实现，双方应针对合同约定进行修改。由于情形改变的复杂性，在对合同内容进行修改时会给企业带来较大的风险。第二是合同主体的变更。合同主体由于某些特殊原因导致丧失签订人的资格，或一些特殊的合同有着一定的要求，要求签订当事人要具有一定的资格或能力，当资格或能力丧失时，如果不进行变更，就可能导致合同无效，让企业蒙受损失。

1.3风险管理体系不完善

企业发展本身就是一项高风险的活动，风险管理机制的缺失使得各部门之间的交流与合作稀缺，没有明确划分各自的职责，对于风险隐患的防控不够立体化、动态化，因而出现了进度延误、质量病害、安全事故等不良现象，严重危害了企业的正常开展。造成企业风险管理机制缺失的问题较为复杂，将以往管理经验和制度直接套用，没有结合企业特点进行深层次的风险分析，采集的数据信息不够完整，在进行风险论证时所得结论不够准确，难以制定科学严谨的风险应对措施，会导致企业运行风险大大增加[1]。

1.4财务风险

 1．预算的制定存在不合理性，成本无法有效控制。2.合同中的付款条件和付款时间表存在问题，导致资金的占用逐渐增加，造成经济损失。3．合同中没有明确规定各方的权利和义务，导致额外的费用产生，成本比预期中有所增加。4．税收风险，在合同的制定中没有全面考虑到可能产生的税费，没有在合同中明确的规定哪一方来承担税款缴纳义务，致使费用增加带来了经济损失。采购合同如果对供应商没有明确要求土工增值税发票，那么未进项税不能抵扣，收税负担逐渐增加。

1.5企业索赔与反索赔意识不强

合同管理是保证企业建设的关键，合同管理中最重要的是企业变更和索赔处理。如果一方严重违约，企业就会受到人情观念的阻碍，或缺乏合理的索赔方案，而导致索赔不及时，使得原本属于自己的利益得不到保护;若一方恶意索赔，甚至采取“低价中标、索赔盈利”的经营策略，中国企业也应研判反索赔条款，防范“别有用心”，维护合理利益。因此，在合同管理过程中，合同双方应高度重视因企业变更而引起的企业索赔，提高对索赔的认识，防止对企业发展造成严重损害。

2 企业管理中合同风险与索赔管理策略

2.1提高合同风险防范意识

企业在降低合同法律风险的过程中，首先要强化合同法律意识，能够清楚地认识到合同法律风险对企业的严重影响，并采取科学合理的手段来解除合同中存在的风险条款，在以维护自身权益的前提下，与对方建立良好的合作关系。与此同时，对于企业管理层而言，也要不断强化自身的法律意识，以便于在合同签订中作出清晰的判断，降低合同风险发生的概率，维护企业的合法权益。除此之外，企业还应该完善合同法律风险的防范标准，成立专门的管理结构，以此提高合同问题的处理效率，维护企业自身的经济效益，减少损失的生成[2]。

2.2风险识别，建立健全管理机制

为有效降低法律风险因素发生的可能性，企业有必要将风险防控意识落实到实际工作中，建立健全企业管理机制，通过日常管理和监督，促使企业各项工作都能够顺利进行。一方面，企业应当将合同风险管控工作摆在重要地位，这就需要企业上下都能够充分重视合同管理工作和法律风险防范，从管理层到基层工作人员都能够对其予以适当的关注和重视。例如，在合同签订过程中，每个环节都由相应的法务人员进行管理。需要明确的是，想要切实摸清合同管理中遇到的问题，应当从法律层面入手，各种风险从根本性出发均来自于法律问题。法律专业性强、复杂程度高，这就需要企业能够积极聘请外部律师解决。另一方面，建立健全企业管理机制可以从人力资源、合同管理、监督评价三方面入手，切实带动企业管理效率效能的提高。第一，企业日常启动人力资源评价主要是对工作人员日常表现情况进行整体性考核评估，这其中不仅包括对工作人员专业技能、工作水平的评价，也包括对工作人员工作态度和思维理念的评价，企业可以将人力资源评价体系和工作人员工作绩效相结合，促使工作人员能够不断强化法律观念，激励更多工作人员能够主动投身于法律专业知识学习中，带动团队升级。第二，完善合同管理制度能够在一定程度上规避风险发生的可能性，提高企业的经济效益。通常而言，企业合同管理制度内容繁多，主要包括职责分工、管理权限、合同履行、违约条款以及档案建立等多个环节，个别环节处理不当都有可能会造成法律风险。在这种情况下，不断完善企业合同管理制度，能够将各个工作环节内容进行明确划分，实现合同管理工作的规范化处理。第三，企业应当设定相应的监督管理部门，确保人力资源评价和合同管理制度都能够落实到位。

2.3构建风险预警机制

合同管理风险的防控有赖于风险预警机制的构建。在专业监管机构的大力支持和精细化的评估体系下，合同管理风险的防范将取得显著成效。具体而言，企业要着重做好两方面的工作：一方面，组建监管机构，委派素质高、经验丰富的管理人员负责预判和分析合同管理风险，结合以往经验及企业特点拟定合同条款并进行审核，保证合同条款的严谨性和完整性，能够客观反映出企业各方主体在各个环节中的管理责任，当出现经济纠纷时可以按照合同条款进行判定。另一方面，健全风险评估体系，对合同管理风险进行细致划分，不同等级的风险要采取与之对应的防控措施，尤其是那些影响程度大、酿成损失多的风险要及时预警，提前抑制风险的发生和发展，降低风险损失，以此来强化合同管理风险防控效果[3]。

2.4履行时期合同管理和控制措施

随着合同管理的逐渐复杂化和大型化，很多企业会根据实际发展情况，邀请有资质的软件公司开发有效的合同财务管理软件，以此增强合同管理、审查、协调等工作效率。在合同签订完成后，合同主管部门应当将部门和人员进行组织来分析合同的条款，进一步预测和防范合同履行阶段的风险，一旦出现了重大环境变化，合同便有可能无法有效的履行，所以需要和合同单位进行妥善的交流和沟通。另外，按照变更条款，签订变更补充合同或者是解除合同。在这过程中需要建立对应的合同纠纷处理机制，在无法进行有效协商时，需要法律部门按照合同纠纷进行处理，并在处理后整理归档资料。

2.5强化单位资质审查强化

合作单位资质审查也是防范经济合同法律风险的重要内容和必要手段。尤其是在签订经济合同之前，要对合作单位资质情况进行全面而详细的审查，包括对其营业执照及其他基本资料的审查，掌握其营业、纳税状况及信誉等，必要时还可以对合同单位进行社会调查，对其社会形象及声誉等进行思考性评价[4]。

2.6建立合同管理工作考核评价机制

为落实合同管理责任，推进合同管理工作，在明确合同管理要求的基础上，结合实际情况，将合同管理的具体要求纳入集团监督考核，每日不定期、半年、和年终检查考核。一是强化法治建设第一责任人职责，将合同管理考核结果纳入二级单位领导班子和领导成员考核评价，同时健全责任追究制度，针对合同管理情况定期组织检查，将检查结果和责任落实到法治建设第一责任人。二是将合同管理评价情况与各单位考核结果挂钩，把合同管理的具体要求细化拆分纳入督查考核，加大考核结果在各基层单位管理工作的运用力度，对于存在合同管理不规范现象的单位，采取现场整改、调度会通报、季度考核扣罚等方式予以纠正，不断强化对合同的合规管理。

2.7建立索赔台账并实时动态化监控

在企业建设过程中，企业索赔工作贯穿于企业的整个生命周期。为了提高企业索赔的管理水平，有必要建立完善的企业索赔台账进行管理，进而实现对企业索赔工作的全过程管理。基于企业招标阶段，多角度监控企业造价合同执行情况，并在企业竣工结算后，建立完善的企业索赔台账，切实为企业索赔工作的开展提供指导依据。另外，企业单位成立了索赔部门，建立了奖惩机制，提升相关人员参与企业索赔的积极性，提升相关人员的参与程度，强化人员对企业索赔工作的重要性认识。同时，建立绩效考评机制，搭建完善的薪酬管理体系，并将人员的绩效考核指标与薪资挂钩，切实约束人员的工作行为，培养工作人员的责任意识，切实推进企业索赔工作顺利、高效开展[5]。             

2.8变更索赔过程中的有关措施

1.把准备工作做好。建立变更索赔小组，在收集材料的过程中，索赔小组首先需要明确合同中关于企业变更的相关规定，如变更范围、条件、工期变更等，确保后续的索赔要求符合法律规定。其次，索赔小组的成员需要根据合同文件中寻找关于索赔工作的法律依据，小组成员应具备较强的专业能力，特别是在法律和企业技术方面都应该有较强的专业知识。最后，企业要加强对于索赔工作的重视，认真处理每一件关于变更索赔的事件，在国家法律允许的范围内提出合理的索赔要求，维护自身的实际利益。2.计算变更索赔款项。实际建设过程中，企业出现的企业变更与其收益呈现正比例的关系，即如果企业变更量越多，则企业的经济效益也越大。对于出现索赔事件的企业而言，应该科学合理的计算索赔款项，尽可能使得索赔款项不但满足自身需求同时也在对方接受的范围内。就企业来说，计算变更索赔款项非常关键，其是保障索赔工作能够顺利实施的推动力量。在计算索赔款项的过程中，企业需要遵循企业合同的约定内容：首先，确保计价方法的科学合理性，权衡原单价的利弊，采取针对性的计价方式有历史使用内插法，不利时最好应用实际的费用法处理。其次，计算时务必要要对有依据的索赔事项进行计算，据实进行。最后，企业需要强化与发包方的合作和了解，在相互信任合作的前提下，才可以有效促进索赔工作顺利实施[6]。

2.9加强合同监管力度

合同是一种能够约束双方的合同。如果双方能够严格执行合同中规定的相关条款，可以在一定程度上降低双方公司的经营风险，如有一方出现违约，使得对方公司经济利益损失，企业可以根据合同向对方索赔。因此，企业经营管理过程中，需要加强合同监管力度。当合同落实的过程中出现变动，也必须根据合同规定内容落实。同时，双方应注意定期检查合同内容，出现变更要及时完善，对合同落实过程中出现的任何问题都要积极解决，当合同停止时按照相应的管理制度执行，不能忽略出现的问题。另外，当企业双方其中一方发生违约行为，双方互相先进行协商，尽量选择合理科学的解决方式，解决时按照合同上面规定的法律手段。如果发生紧急情况，要维护合法权益时尽量考虑减少双方的经济损失的办法。

3.0提高员工思想意识，开展员工培训

企业合同管理过程中出现各种问题的关键原因在于员工缺乏合同管理意识。首先，一个企业领导阶层缺乏加强合同管理的意识，造成整个企业合同管理意识的匮乏。因此，企业管理人员必须先意识到合同管理的重要性，一方面，可以在部门会议上强调这个问题，引起员工的重视，并且在公司建设相应的奖惩制度，让每个员工都充分认识到合同管理工作的重要程度，以减少合同管理过程中各种问题的发生;另一方面，企业通过开展定期培训的方式加深员工对合同管理工作的认知，深入学习关于合同管理的方法，同时，通过考核的形式来检测培训的效果，将考核结果与员工的绩效结合到一起，从而提高员工参加培训的积极性，使培训得到理想的效果[7]。

结束语

综上所述，企业的索赔涉及到很多方面，索赔的具体操作也比较繁琐。因此，在实际索赔过程中，必须严格以合同中的合同内容为依据，在国家政策以及当地相关政策的支持下，合理开展索赔工作。同时企业在进行变更索赔时，必须要提前收集好相关的资料，根据之前的索赔经验来进行索赔方案的拟定，掌握好索赔中的各项机遇，以此有效应对处理企业存在的风险。

参考文献：

[1]程亮.分析合同管理中变更索赔的若干原则[J].质量与市场,2021(22):157-159.

[2]李越佳.建筑施工企业财务风险与防范[J].中国乡镇企业会计,2021(11):50-51.

[3]刘江艳.建筑施工全面合同履约管理中的合同风险管控研究[J].企业改革与管理,2021(20):220-221.DOI:10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2021.2113.

[4]李睿.企业经济合同管理中存在的问题及建议[J].商业文化,2021(28):55-56.

[5]孙若寒,孟曌.建筑工程合同签订的法律风险与防控措施[J].工程建设与设计,2021(17):216-218.DOI:10.13616/j.cnki.gcjsysj.2021.09.069.

[6]韩雪峰.企业管理中合同风险与索赔管理的实践探讨[J].现代经济信息,2017(14):78.

[7]马有鹏.企业管理中合同风险与索赔管理的实践探讨[J].中国商论,2017(18):127-128.DOI:10.19699/j.cnki.issn2096-0298.2017.18.064.