创新档案管理 实现档案管理信息化

创新档案管理 实现档案管理信息化

吴红斌

湖南省株洲市国信公证处412007

摘要   随着进入21世纪，我国经济快速增长，社会不断进步，信息时代的到来导致档案数量不断增加且内容日益多样。然而，当前的档案工作在信息化发展方面存在滞后的情况。作为一项重要工作内容，档案管理必须紧跟时代潮流，抓住时机，开创新的档案管理途径，以迎接时代的挑战，加速转变档案管理方式。为确保档案资料完整准确、管理便捷安全，档案管理机构应充分利用现代技术，持续深化对组织档案信息化中遇到问题的研究，以保障中央层面档案管理的顺利实施。当前，应逐步完善档案信息化管理，提升档案管理的便捷性、查询效率和服务精准度。

关键词  档案管理创新；信息化；策略

引言

当前，我国科技水平飞速发展，信息互联网技术得到了越来越广泛的应用，各行各业的发展模式也发生了较大变化。面对全新的社会发展形势，档案管理人员需要树立起创新发展的意识，深入研究信息互联网技术，并积极引入信息化管理模式，不断总结档案管理信息化实践的经验，不断优化调整档案管理措施，以推动档案管理水平持续提高。

一、档案信息化建设的现实意义

发展档案信息化是提高各机构信息化水平的重要环节。随着科技的进步，商业环境和行政机构模式发生了巨大变化，也产生了各种不同格式的电子档案，档案信息化呈现了档案一体化的趋势。目前，档案管理已经与其他生产经营环节融为一体，要进一步提高行政机关和单位的信息化水平，需要加快推进档案管理信息化建设。档案信息化建设是提升机关行政单位市场竞争力的重要途径。随着工业和信息时代的过渡，我们即将迈入数字时代，环境变得日益复杂化。行政机关和单位因此面临着更加严峻的挑战。如何从海量的内外部数据中识别出有价值的信息，为整体战略决策服务，显得尤为重要。因此，加强档案管理，提高内部信息数字化程度，有助于行政机关快速应对市场变化，增强核心竞争力。

二、档案管理信息化建设中存在的问题

与传统档案管理模式相比，档案管理信息化具有许多优点，但在实际的信息化建设中仍存在一些问题。具体来说，第一，信息化建设需要投入大量人力物力，并引入先进设备。然而，由于一些机构管理人员对信息化建设的重视程度不够，投入力度不够，导致档案管理信息化建设的进展缓慢。第二，一些机构在档案管理信息化建设过程中没有采取有效的安全管理措施，导致信息化系统存在许多安全漏洞，严重影响档案资源的安全性。此外，我国档案管理信息化目前还处于发展初期，相关规定不完善，同时还存在重复建设、数字档案不兼容、管理软件适用性差等问题，这进一步影响了档案管理水平的提升。

三、创新档案管理理念实现档案管理信息化的策略

1、提高对档案管理信息化的重视程度

相关机构管理人员需要树立创新的档案管理理念，增强对档案管理信息化的重视，明确档案管理信息化建设的重要性和长期性，制定完善的建设规划，加大资金投入，并在机构内部展开宣传，使全体人员充分认识到档案管理信息化的优势，并积极参与实践。同时，管理人员需要实时监督档案管理信息化建设进程，及时纠正各类问题，以加快档案管理模式的改革，进而提升档案管理工作的质。此外，在档案管理信息化模式下，相关机构应该对档案管理人员进行培训，并聘请专家解释信息化系统的操作方法，指导他们转变理念、优化调整工作方法，以确保信息化技术在档案管理中发挥应有的作用。

2、建立完善档案信息资源管理制度

一方面，应根据现实需求和实际情况明确财务电子档案归档的范围。从财务管理的角度看，财务管理实践中会产生大量档案资料，但是否符合财务电子档案管理标准和要求，是否需要根据实际情况进行选择和归档管理等。因此，在制度建设过程中，应首先明确财务电子档案的具体范围和标准。具体而言，应根据实际的财务管理工作情况明确需要进行电子化、数字化处理的财务档案，以及数据存储标准、存储形式和配套的硬件设施。所有这些内容都应在归档制度中明确规定。在电子档案的管理中，除了需明确规范的基本流程外，还有其他方面需要考虑。例如，确定归档管理的责任部门，明确财务电子档案的收集部门，以及如何进行纸质档案向电子档案的转换，如何妥善保存电子档案。此外，还要关注电子会计档案的利用流程，以及进行数据分析等重要问题。当然，在规范管理中，还要明确具体的分类及其标准、档案索引的基本形式等。这些要与电子会计档案管理系统有机结合，在电子会计档案归档管理需求的指导下对现有的电子档案管理信息系统进行改进和优化，只有这样才能更好地适应电子档案归档管理的需求。

3、加强安全保障

在档案管理信息化建设过程中，应采取有效的安全保障措施，以防止档案资源丢失等问题的发生。首先，相关机构应特别重视硬件设施的安全，指派专人进行设备巡检和维护，定期检查网络和服务器的运行状况，更新档案日志，并及时采取有效的处理措施，以应对异常情况。其次，应加强数据备份中心的建设，并制定应对各类不可控事件的应急处理方案，以最大程度地避免档案数据丢失，降低线路、环境和设备故障等因素对档案数据的影响。为了提高网络安全管理水平，我们需要采取以下措施：首先，应加强档案访问权限的设置，并通过网络平台构建在线报警系统，以便及时处理各类不安全事件。其次，应加强内网和外网的防火墙建设，并不断优化和调整防火墙技术，以提升对安全访问的综合控制能力，确保在短时间内实现外网与内网的物理隔离。为了明确用户操作权限，可以引入身份认证等技术。对于关键技术和档案，可以实施防盗密码加密处理。此外，还可以对各种安全事件进行追踪排查，以有效地清除各类隐患。这样可以最大程度地保障档案资源。

4、强化责任，提高财务档案管理的执行力

制定出了财务档案管理制度，要真正的贯彻落实到管理工作中才能发挥出作用。所以要根据财务档案管理制度，强化财务管理人员的责任与义务，加强财务档案管理制度的执行监督。这种监督包括对管理人员的监督，也包括对管理制度的监督，还有对财务档案管理工作实施附带条件的监督。例如，在培训的时候要对培训人员进行知基础知识与技能考核，这样才能有效的保证财务管理培训工作的效果。对于相关人员在进行财务管理工作时是否能够按照制度规定严格进行，需要进行有效的监督，建立科学的奖惩制度。

5、强化档案管理队伍水平提升措施

档案管理人员应积极跟进管理观念和思维方式的更新。管理者必需彻底改变自己的管理理念和方法，深入重新分析档案管理业务处理流程，确保各档案管理部门之间的信息共享得以实现。同时，要实现各行各业与档案管理的融合，以多样化和科学整合的方式传递大量档案信息资源，从而更有效地为公众提供信息资源。管理人员应主动掌握档案管理的理念。在档案管理过程中，档案管理人员应高度重视档案管理工作，并充分利用电子信息技术，以确保档案信息管理工作的顺利进行。

结语

随着网络和计算机技术的迅猛发展，档案管理正迎来信息化建设的高潮。目前，如何适应潮流、加快信息化建设进程、提高档案利用率、充分发挥档案作用，克服时空限制、降低社会成本，扩大系统档案信息管理服务范围等问题迫切需要档案管理工作者们仔细思考。

参考文献

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