人事档案管理信息化建设创新路径分析

人事档案管理信息化建设创新路径分析

孟 洋

天津水务投资集团有限公司  天津市  300000

摘要：在信息时代，信息技术为企业有序开展各项业务活动提供了助力，推进业务工作、管理活动的信息化建设成为企业工作人员的共识。然而，部分企业内部依旧存在人工收集资料、人工管理的情况，人事档案管理，未能促进人力资源开发以及企业发展。如果继续采取人工管理的方式，容易导致人事档案管理出现被边缘化的倾向，对人事档案开发与企业发展形成一定的阻碍。对此，企业及档案人员必须足够重视，积极采取各类措施推进信息技术的应用，为人事管理和人力资源开发提供信息化支撑。

关键词：人事档案管理；信息化建设；创新路径

1导言

面对信息化冲击，各行各业纷纷进行业务信息化变革，以便与时代接轨，提升自身工作效率与质量。随着互联网技术优势的不断显现，信息化建设的重要性不断地被各行各业所认可，随之而来的是互联网技术的不断引进与应用，持续增加计算机等设备的投入资金，完成行业信息化建设。在此背景下，企业也在积极信息化转型，尤其是重要且繁杂的人事档案模块。相对信息化操作，传统的人工记录操作模式已十分滞后，工作进程十分缓慢，增添工作负担。为此，企业人事档案管理工作要制定高效信息化应用策略，实现档案资源的高效管理和价值利用。根据实际工作进展不断摸索信息化建设的创新，加快推进人事档案信息化管理工作的整体进度。

2人事档案信息化管理面临的挑战

2.1基础设备不完善

人事档案信息化管理工作的顺利开展不仅需要高水平的网络技术，更需要完善的仪器设备，如计算机、扫描仪等。现阶段，很多企业的基础设备还不够完善，其功能无法达到行业标准，导致人事档案信息化管理工作无法顺利开展。

2.2人事档案管理信息化机制建设不足

从人事档案管理信息化建设情况来看，部分企业并未形成相应的信息化机制，未能明确信息化建设的内容、标准及具体流程，而且存在权责不清的情况。同时，人事档案管理信息化建设思路不明，这些因素都在一定程度上影响了信息化建设的效果，迟滞了信息化建设脚步。例如，在人事档案信息化管理期间，针对图片、音频、视频等不同形式的档案内容，档案人员无法确定用哪一种形式保存，而且档案人员的具体分工也不够明确，种种问题都或多或少地影响了人事档案信息化建设效果。

2.3档案信息工作标准不统一，造成重复工作

企业开展档案信息化管理主要目的在于通过信息技术的投入打破传统人工操作的局限性，减少人力成本输出，实现档案管理工作的便捷性。但据了解，现在大部分企业虽已构建专门的档案信息系统，但其使用率并不高，信息技术相对不成熟。由于人事档案内容包含较多部分，出现多项单一功能性子平台、子平台数据重复录入、子平台信息不对接等常见平台问题；同时，绝大多数企业的人事档案信息化管理没有统一、具体的工作标准，也没有严格规范操作流程。在此情况下将产生一些信息不对接、信息重复录入、档案管理权责不清晰、不明确等工作问题，易降低档案管理人员的工作效率与工作积极性。

3人事档案管理信息化建设创新路径

3.1构建完善的动态人事档案信息数据库

为了顺利开展人事档案信息化管理工作，需要及时构建完善动态人事档案信息数据库。利用档案信息分级，可以使拥有不同权限的用户获取相应的信息。首先，应高度重视档案材料的相关工作，档案管理工作人员在平时的工作中，应对数据进行管理以及备份。其次，为了保证信息数据库仪器设备的安全性以及稳定性，相关管理人员需要定期对设备进行检查以及维护，加强信息数据库建设。最后，在构建信息数据库的同时，还应建立完善的人事档案网络服务系统，为档案管理人员提供良好的服务，从而充分展示出人事档案信息化管理的重要价值。

3.2完善人事档案管理信息化建设机制

从内容方面看，应当通过机制建设明确人事档案管理信息化建设的内容、流程和具体标准，帮助档案人员明确从哪些方面做起，怎样做起以及达到怎样的标准，使人事档案管理信息化建设有据可依。同时，通过机制建设完善内容，有助于帮助档案人员明确工作目标和建设思路，在正确的方向下开展工作，推进人事档案管理的信息化、标准化与规范化。例如，A研究所在《全国档案系统信息化建设实施纲要》《中华人民共和国档案法》等政策文件及法律条文的指导下，针对不同形式的人事档案资料确定统一的保存格式，提升人事档案资料的规范性和标准化程度。从权责方面来看，企业需要结合信息化建设实际情况和人事档案管理需求形成权责机制，明确人事档案管理的具体责任，并将其落实到具体的档案人员身上。一方面，可以有效避免档案人员推诿责任；另一方面，则可以督促档案人员积极履行职责，投入档案管理工作中，并着力配合档案管理信息化建设。此外，推进信息化机制与绩效机制、薪酬机制相挂钩，将信息化建设成果作为档案人员绩效考核和薪酬发放的重要依据，这一举措能够有效激发档案人员工作的积极性，使其主动投入人事档案管理信息化建设中。

3.3完善基础设施

要想顺利开展人事档案信息化管理工作，就必须具备完善的基础设施，如果没有完善的基础设施，人事档案的信息化管理就无法实现。因此，管理人员需要高度重视人事档案管理工作，了解完善基础设施对工作开展的关键作用，同时还要加强基础设施建设。在人事档案管理工作中，基础设施是信息数据的重要载体，不仅可以及时传输信息数据，还能对其进行合理有效的保存。由此可见，在人事档案管理工作中，只有具备完善的基础设施，才能保证人事档案信息化管理工作顺利开展，从根本上提升人事档案管理工作的效率和水平，为人事档案信息化管理打下良好的基础。

3.4做好人才引进与档案人员培训

企业积极引进优秀的信息技术人才和档案管理人才，不断充实档案管理工作队伍，为档案管理信息化建设提供人才方面的支撑。信息技术人才精通信息技术知识，能够维护、升级档案管理系统，档案管理人才也需要具备一定的信息技术知识，能够将人事档案管理和信息技术融合起来，并运用企业内部的档案信息系统顺利开展工作。在人才引进方面，部分企业会受到人员编制因素的影响。对此，企业可以通过合同聘任制引进精通信息技术的档案人才，适当提升人才的福利待遇，以此弥补编制方面的短板，使人才留在企业，为企业人事档案系统建设提供人才保障。企业应当组织档案人员参与在岗学习与培训，使在岗的档案人员能够了解、掌握信息技术知识，而且能够掌握档案信息系统的使用方法、操作流程。在培训的过程中，企业需要充分发挥传帮带机制的作用，搭建信息化学习互助小组，鼓励档案人员将集体学习和个人学习相结合，实现共同进步，不断提升本领，掌握更先进的信息技术知识，以及更先进的档案信息系统使用技巧。此外，在档案人员学习方面，企业应当积极创新学习形式，组织本企业档案人员去高校进修，或者去兄弟企业学习先进经验，而后与本企业人事档案管理实际相结合，多措并举做好档案人员学习与培训工作。

结束语

总之，随着信息技术不断发展，档案信息化管理已成为必然趋势。人事档案管理部门应高度重视档案管理工作的安全性及稳定性。现阶段，我国人事档案信息化管理还面临着很多挑战，相关管理人员要重视档案信息化管理工作，并探究出合理有效的策略，从而进一步加强人事档案信息化管理建设。

参考文献：

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