报社档案管理及资源开发利用的思考

报社档案管理及资源开发利用的思考

杨莉

 湖北日报传媒集团    430077

摘要：报社档案管理是报社事业的重要组成部分，它承载着记录报社事业发展历史，传承历史文化的重要使命。做好新时代报社档案管理工作，不断探索报社档案管理工作特点、方法和内容，使之更加符合报社事业发展实际，对于提升报社业务质量，推动报社事业健康发展有着重要的作用。

关键词：报社档案；管理

一、报社档案管理的特点

报社档案是报社单位及其工作人员在工作中直接形成的，具有保存价值的稿件、图片等报社成果。如何在实践中使档案管理更加规范、更加完整、更加具有实用和借鉴价值？以档案管理成果推动报社事业发展，是报社档案管理工作的重点。

（一）报社档案管理的内容

报社档案管理涉及的范围和内容非常广泛，它不仅包括了报社稿件、版面、图表、照片等，还包括社会各行各业政治、经济、军事、外交、文化、科技等各个领域和国内、国际各个方面。内容的政治性强，知识性要求高，文字要求简洁明了，其范围也比其他档案更加广泛。完整准确的报社档案，对于历史文化传承和促进经济社会发展都具有十分重要的研究和实用价值。其主要内容不仅有出版的报纸和其他刊物，而且还包括报纸以及与出版相关的报道计划、策划、报社稿件、图片等原稿，以及相辅的一些资料及程序内容等。

（二）报社档案管理的形式

报社档案管理的形式，目前从大类上分有纸质的档案和电子档案两大类。

纸质档案包括报社出版的报纸及合订本，其他学术类刊物，以及与报纸出版相关的报道计划，选题、策划、重要稿件（包括图片）的审稿单，三审三校流程表和优质报社作品原件等。

电子档案除以上纸质档案的材料电子形式存档外，还包括每日报纸出版的流程表，评报的优质版面和优秀稿件、每日报纸的差错及责任人资料等。电子化存档更有利于查阅和相关数据的充分应用。

（三）报社档案管理的现状

报社档案管理硬件薄弱。报社单位存在对档案工作投入不足，重视不够等问题。信息化建设投入不足，电脑、网络与信息化手段更新缓慢，不能适应新形式、新内容的需要，制约了档案利用效率的提升和挖掘，影响着档案应有信息功能的有效提升和发挥。

报社档案的归档只是原始保存，没能体现出科学方法。在归旧档时只重现了原始材料保存，只是以报纸合订本形式出现，没能建立严格意义上的报社档案，更没有分门别类地进行存档。另外，档案最大的作用是留史备查，但目前报纸仅有合订本，信息化水平落后于时代发展，检索只能通过手工的方法进行，工作量大，费时费力，无法充分发挥档案应有的作用。有时候为了查实一篇资料或者报道，需要耗费很大的精力和很多的时间，给查阅者带来了不便，也制约着档案材料的发挥和运用。

二、报社档案管理要在实践中不断探索和创新

（一）报社档案管理要在实践中创新形式、方法和内容

档案管理在新时代要与时俱进、不断探索新形势下的创新与发展，既要保持档案的历史性、可查性、可借鉴性，又要符合新时代中国特色社会主义的本质要求，不断地探索，不断地创新，以适应日益发展的新时代的要求。要坚持依法治档，报社单位要结合自己的实际，完善和探索档案管理制度，使报社档案的收集、存放等各个环节既要有章可循和有据可查，又要在工作中结合实际和采编队伍实际不断改进和创新，探索一条在继承中发展创新档案管理的新形式，努力使这种创新形式更好地服务报社业务发展要求。

（二）报社档案管理要在实际工作中创新方法

报社档案贯穿于报社业务的全过程，是一项既复杂又全面的工作，涉及业务的各个环节。在实际工作中要不断地创新方法，一要在坚持规范化、制度化的基础上，充分运用和挖掘档案的优势，健全档案覆盖面。细化档案管理的各个环节，有效地提升档案在实际工作中的运用。二要以问题为导向，采编业务的重点和难点也是档案创新的着力点，把档案的优势运用在采编工作中，以档案管理促业务、以业务成果丰富档案管理，使其互为促进、互为提高。例如把报社报纸的评报结果纳入档案，采编优质稿件、文字差错、版面效果等归档管理；并将其结果运用到采编人员绩效考核和年终奖励上。

（三）在业务需求中完善档案内容

档案管理重在历史价值。我们在充分尊重历史价值的基础上，以业务的实际需求创新档案管理内容，要把档案管理的内容向精细化发展，充分结合报社业务实际创新档案管理的内容。如把每日三审三校制度以完整的档案形式固定编存下来，作为报社业务档案的内容并将其运用到采编人员考核当中，不仅能有效提升采编人员责任意识和质量意识，而且能促使采编业务更加规范有序。要把档案管理的内容向利用方向转化。充分运用档案管理独特的优势，把创新内容向有效利用不断转化，切实解决业务中存在的难点和重点。

三、报社档案管理的开发利用

报社档案管理要突出报社价值，在记录报社过程历史事实的基础上，让档案管理的实践成果广泛运用到报社实践上去，用档案管理成果促报社事业发展与提升，用报社发展的内容更加丰富档案管理，促其协调可持续发展。

（一）把报社档案管理运用到报社采编流程上。

报社档案管理要把采编流程上的各个环节用档案的要求固定下来，使每个细节，每个环节都有据可查，环环相扣。比如采编流程，每个采编人员都要有纸质和电子存档，每个参与者各司其职，各尽其责，每日存档备查。不仅在流程上更顺畅，而且如果出现差错，追查责任一目了然，更好地激励采编人员增强规矩意识和责任担当。

（二）把报社档案管理运用到提高采编质量上。

报社质量是报社的生命，提高采编质量是一个永恒的话题。报社档案管理创新的主要内容，就是要围绕提升采编质量上。用碎片化与整体化的统一思维方式和价值导向，促使采编人员自觉提高编校质量，只有采、编、校质量得到提升，报纸报社质量才能赢得大众信赖，报社事业的发展才更具可持续性。要把采访从选题、策划、采写等环节都留下痕迹，让采编全过程从审稿、编排、校对等以及社会反响都显现出来，好稿子、好版面自然就一目了然。月、季、年度好稿件、好版面评选就有直接依据，避免了人为操作，从制度和流程上提升了采编人员的参与积极性和工作主动性。

（三）把报社档案收集范围进一步扩大、结构进一步合

理、让馆藏档案更加全面和丰富是开发利用档案信息资源的物质基础和前提。报社档案主要以报纸照片、稿件录像等为主要内容，借阅和利用时需要翻阅原件，如使用不当，客观上会造成原始档案损坏。报社档案要加快实现报社档案信息数字化和运用网络化。采编系统的编辑、排版、印刷等各个环节在网络上实现，实现纸质档案和电子档案同时归档管理。既方便了查阅，又方便了保存，有效提升档案的使用价值。

（四）把报社档案的信息资源进一步开发利用好。

要把报社档案的信息资源进一步整合，建立单位档案信息网络平台，向职工和社会开放，实现资源共享。要以发展数字文化网络为抓手，构筑起资源丰富、功能齐全的档案信息数据库。把报纸目录、多媒体等数据库进一步整合。同时，要加大档案的编辑和研究工作，对档案进行细化和细分，使用更加规范有序，为报社业务的提高和报社事业的发展提供快捷高质量的服务。

参考文献

[1] 网络信息化背景下的媒体档案管理探析[J]. 王优.兰台内外,2022(12)

[2] 浅谈网络信息化下的媒体档案管理[J]. 王丹.襄阳职业技术学院学报,2021(01)