建立健全科技档案管理工作

建立健全科技档案管理工作

董淼

天津市房屋安全鉴定检测中心  天津市

摘要：在信息化时代的背景下，科技档案信息化建设是必然趋势，是难以逆转的发展潮流。在推进信息化建设的过程之中，也存在着很大的挑战，需要大家提高认识、互相配合，以合理有序的方式推进科技档案信息化建设进程，确保其顺利开展。通过科学有效的措施来进一步完善科技档案管理体系，以保证科技档案能够真正发挥应有的价值，服务于经济社会发展。基于此，本文主要分析了建立健全科技档案管理工作策略。

关键词：科技档案；信息化；管理工作

引言

随着社会迈入知识经济时代，科技档案资料成为一种重要的信息资源，越来越多的人开始关注科技档案的开发利用。科技档案作为重要的资源，其管理水平直接关系到国家未来的综合实力以及人民群众的切身利益，也是推动我国科技进步的关键因素。要想做好这一工作就必须加强对科学技术档案的科学管理与利用，不断提高管理效率，为科技创新提供强大动力。

1传统科技档案管理现状

1.1保管难度大

科技档案通常为图纸，有蓝图、底图、白图，其中底图多为硫酸纸打印，晒图过程中易发黄、掉墨、掉粉，甚至字迹模糊不清。纸质档案在长期使用过程中还容易出现磨损、损坏现象，入库后的使用次数有限，档案资料的利用率也会逐渐降低。当设计人员补充科技档案内容时，可能会拿错档案，借阅时间过长而忘记归还也时有发生，增大了档案管理人员的工作强度[1]。

1.2利用率低

传统科技档案登记、统计、检索和查阅方法比较落后，完全取决于档案管理人员对信息数据的熟悉程度。科技档案的存档最终是存储到柜子中，依靠柜子外的标签去查阅、借阅档案，不可避免地会出现因为档案数量多而放错和找错的情况。传统管理方式耗时、效率低下，严重影响了档案文件的复用。

2建立健全科技档案管理工作策略

2.1制定完善的管理体系

制度建设是档案管理工作优化创新的先决条件，只有建立健全各项管理制度，才能规范、有序地开展档案管理工作，提高档案管理的效率和质量。在制定管理体系时，需要明确档案管理的具体目标和职责，构建科学的管理体系框架。例如，明确各级管理机构的职责和管理流程，制定科学的管理标准和操作规程；建立档案管理制度，明确档案的保密等级和管理权限，规定档案的使用和借阅流程等。信息化建设是实现科技档案管理体系的重要途径之一。建立科技档案管理系统，能实现对档案的全面监管和控制。

2.2加大经费投资力度

科技档案管理需要充足的资金投入与先进技术投入。因此，要想提高我国事业单位科技档案管理效率就必须增加资金投入，尤其是对科技档案的硬件建设，不断扩大资金规模，确保资金使用的有效性和合理性。此外，还需要制定严格有效的规章制度约束和规范工作人员，满足社会对科技档案信息服务日益增长的需求。与此同时，还应该注重科技档案信息化建设和资源共享，使档案管理工作朝着系统化和自动化方向发展，最终达到优化资源配置，提高工作效率的目的。

2.3增强档案信息化管理

做好信息化系统规划，使档案人员在安全的环境下在同一平台为用户提供服务，通过互联网、计算机技术等手段，确保软件系统可以为科技档案管理提供便捷的服务。一是高度重视科技档案管理的信息化，充分认识科技档案信息化管理及成果运用的重要性和必要性，增强科技档案信息化管理及成果运用意识。二是强化档案信息化建设顶层设计，将科技档案信息化管理及成果运用纳入科技管理体系建设，使科技档案载体管理向内容管理转变，让“档案库”变成“思想库”，让“死档案”变成“活信息”，实现科技档案保管向科研智库功能的转变[2]。

2.4建立数字化管理系统

建立数字化转型的规划和目标是推进数字化转型的重要步骤。制定数字化转型的战略和规划，明确数字化转型的目标和方向，并结合实际情况和需求，制定详细的实施方案。选择适当的数字化技术是数字化转型的核心要素之一。科技档案管理是保证科研机构持续发展和提升科技成果转化能力的重要保障。然而，传统的纸质档案管理方式存在着周期长、易丢失、难查阅和数据不便捷共享等问题。因此，建立数字档案库和数字化管理系统已成为科技档案管理的趋势。建立数字档案库和数字化管理系统需要采取一系列的具体措施。对纸质档案展开数字化处理，采用扫描或拍照的方式将纸质档案转换为电子文档，以便于数字化管理和共享，对于大量的数据或研究成果，需要采用数字化录入的方式，将其转化为电子数据。

2.5完善档案管理设备设施

科技档案信息化建设是一项复杂而艰巨的工程，要求建立完善、规范、科学的档案管理体系。要加大科技档案信息化建设资金投入，为档案管理部门配备计算机、扫描仪等完备的硬件设施，购置先进的系统软件。此外，还应建立现代化办公系统、建立高效运转的档案管理系统、数字化档案室和网络化管理模式等。同时，还要加强人员培训以及信息化人才的培养等，通过以上措施来全面提升我国科技档案管理的总体水平[3]。

2.6建立知识库和技术共享平台

从当前事业单位档案管理情况来看，数字化建设速度比较慢。在对档案数字化建设步伐加快时要注重对计算机技术的应用，使其能够更好地开展工作。科技档案管理模式创新路径还包括采用知识管理工具，建立知识库和技术共享平台，这种创新方式能够有效提升知识管理能力和技术创新能力，实现知识的共享、传播和创新。知识库可以包括科研成果、专利技术、技术文献、会议论文、科研报告和经验教训等各类知识资料。建立知识库的关键是选择合适的知识管理工具，如专业的文献检索和管理软件、知识管理平台、数字图书馆等，以便于对知识资料的存储、管理、检索和分享。

2.7加强档案存档安全管理

加快推进档案信息化建设的背景下，如何保障数字档案的信息安全、防止档案内容发生泄漏，也成为必须要考虑的问题。从设计人员把完成的科技档案上传到计算机操作系统的那一刻起，经审批后，档案管理人员直接从系统中下载档案信息进行存档。在此过程中，可采取签署技术、加密技术、身份验证、专机专用、档案备份、防写设置、安装杀毒软件并定期更新等安全措施，防止档案信息被删除、篡改，从根本上确保档案信息的真实性和档案在传输过程中的安全性。对于加密的项目科技档案，更要从查阅方面加强保密性[4]。

2.8强化专业人才队伍

科技档案在大数据时代下的管理工作给相关从业人员带来了挑战，需要我们积极参与教育培训，强化自我学习意识，尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，提高自身技术能力，保障档案事业的可持续发展。一是加强在岗人员的知识和业务水平培训，通过组织各类专业化培训，不断提升自身专业素质和能力，特别是加大对现代信息技术的学习力度，熟练掌握推进科技档案信息化管理及成果运用过程中所涉及的先进技术；二是积极吸纳具备信息化管理水平的科技档案管理人才，招聘既懂档案专业知识，又能熟练运用计算机等信息化技术的复合型人才来补充新鲜血液。

结束语

综上所述，我国已经进入大数据时代，传统的人工管理和服务模式受到前所未有的挑战。互联网时代科技档案管理模式的创新是一个长期而复杂的过程，需要不断地实践和探索。在实践中，要注意遵循规律和积累经验，逐步完善相关的制度和机制，以保障科技档案的安全有效管理。

参考文献

[1]王少华.大数据背景下科技馆档案管理工作的创新模式研究[J].中外交流,2021,28(3):1334-1336.

[2]郑盛楠.浅析事业单位科技档案管理模式的创新研究[J].兰台内外,2022(17):37-41.

[3]齐亮.“互联网+”背景下的事业单位科技档案管理创新研究[J].广播电视信息,2021(7):67-69.

[4]潘伟.“互联网+”背景下科技档案工作的创新性研究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(11):85-87.