信息化时代文书档案工作实践思考

信息化时代文书档案工作实践思考

杜雁容

肇庆市鼎湖区安全生产应急救援指挥中心    526070

摘要：随着我国信息化技术的快速发展，在社会上各行各业都有广泛应用，而从档案管理角度上看，信息化技术的应用极大地提高了工作效率和工作质量，减少工作人员的压力。而档案管理工作在单位日常工作中占有重要的地位，是单位管理水平的体现和依据，档案内容记录了单位发展历程，给单位发展方向指明了道路，本文针对信息技术使用解决档案管理工作中问题的案例，提出技术实践科学措施。

关键词：信息化技术；文书档案管理；问题分析；措施探究

近几年我国经济水平持续提高，信息化技术发展速度明显，档案管理工作在生活中的重要作用也逐步体现出来，将两者有效结合，是档案管理工作未来的发展趋势，当前档案数量急剧增加，给相关工作人员带来了极大的工作压力，而利用先进的信息技术使得档案工作向网络信息化发展，不仅有利于档案资源分享，而且符合当下时代要求。

1.文书档案工作中存在的问题

1.1管理人员对档案缺乏重视

管理人员对档案重视程度不足，是档案管理工作面对的主要问题，传统看待档案管理工作的眼光，就是简单的保持档案内容，在需要的时候提取档案，这用错误的工作态度，导致档案管理工作水平迟迟得不到提升，影响了工作发展。档案内容记载单位发展历程，是重要的资料内容，提高其管理工作水平的首要关键就是革新对档案的认知，提高对档案内容的重视程度。

1.2制度内容不健全

我国针对档案管理出台了一系列政策内容，对档案管理有着重要的指导作用，但是许多单位在实际管理工作中，并没有针对自己单位实际情况制定详细的档案管理制度内容，导致工作流程混乱，效率低，出现问题之后工作人员相互推诿责任，而且不健全的档案管理制度体系，不利于其他部门配合档案管理工作，对提高工作水平有着严重的影响。

1.3工作人员和硬件设备达不到要求

许多单位档案管理人员都是年龄较大，要退休的工作人员，并非专业的档案管理工作人员，他们对于档案管理工作缺乏理论知识，虽然能够保障档案不丢失，但是当出现需要，寻找档案时，查找效率低下，浪费时间，而且许多单位档案管理工作人员流动频繁，在工作交接过程中容易出现问题，导致档案管理工作存在漏洞[1]。硬件设备达不到要求，不少单位档案管理工作还是主要依靠人工记录的方式，几乎没有在工作体系中应用信息技术，而人工记录的方式不能保障记录的准确性，浪费时间和精力的同时，给工作人员带来了极大的工作压力，而且查阅工作无法做到及时有效，主要原因是领导层对档案工作缺乏重视，没有给予档案管理工作资金上和硬件支持，而且一些单位档案储蓄地方的防火、防潮、防虫工作存在明显漏洞，给档案管理工作安全性埋下隐患。

2.档案管理工作和信息化技术结合措施

2.1改革档案工作管理理念

思想是提高工作效率的先导，在工作中需要充分认识到工作理念对档案管理工作的重要性，才能有效提供档案管理工作人员工作积极性，工作人员用更加积极的工作态度，提高管理工作创新理念水平。单位首先要培养档案信息化管理理念，认识到工作理念的革新对档案管理工作水平提供的实际意义，树立正确的工作理念，是提高工作效率的第一步，管理人员可以向一线工作者展示应用信息技术各项优势，让工作人员可以更加直观地看到管理工作取得有效成果，并且管理人员深刻认识到信息化背景下，创新文书档案管理工作落实重要性和对其日后工作重要的指导意义，从思想上提高工作质量。

2.2创新档案管理工作方式

档案管理信息化进行到不同阶段对管理方式提出的管理要求存在不同，而档案管理工作现阶段，主要是基础工作内容信息化增强，但是信息化技术改革不能是将传统工作内容都废弃掉，即便是档案管理内容呈现出极高信息化工作水平，现代工作阶段单位可以凭借信息技术完成数字档案内容，然后将数据内容妥善地保存下来[2]。基础档案管理工作在工作内容部署上，需要在实施检查过程中将各项内容同步，工作开展程度越深，所提出的学习效果也会更加明显，信息化的时代背景下，工作人员需要放宽自己的眼界，从工作内容出发，学习其他行业档案管理优秀工作经验，其他行业的创意是否能应用到工作实践中去，通过不断创新，提高档案管理工作效率和工作质量。

2.3充分挖掘档案自身价值

随着信息化水平提高，档案之中存在着巨大的价值，区别于其他网络数据，档案真实性和可靠性，辅助了信息化和预测功能，尤其是在许多工作领域中，档案都体现了巨大的经济价值。企业单位档案管理需要将不同行业融合，加强组织领导，提高档案自身价值性，保障不同角度人力、资金、物力有效投入，而且单位文书档案可通过软件维护等方式，弥补硬件上的不足，从而保障整体工作效率。

2.4完善管理制度内容

改善和提高档案管理工作人员对档案管理的重视，首先完善制度内容，随着社会经济飞速发展，单位需实现档案管理可持续化，在原有的管理工作基础上，针对其中存在的问题，进行针对性改革，在其中渗透信息化管理工作理念，并不是对传统管理工作内容全面否定，而是在传统管理模式基础上，通过信息化技术的应用，完善管理制度内容和落实有效性，建立专门的检查部门，监督档案管理情况，并对档案管理工作人员工作情况及时有效的审查，从而提高一线人员对档案的重视程度，提高管理工作质量和工作效率。

2.5提高硬件设备条件

单位需要根据工作人员自身条件，提高对档案管理工作投入，随着信息化技术快速发展，许多新型技术和设备使用效率提高，尤其是当下档案管理工作压力逐渐增加，提高硬件工作水平刻不容缓，许多单位采用传统的档案管理工作方式，已经影响到单位整体工作水平和工作效率，许多单位在档案管理工作中采用电脑记录，影像记录等方式，提高档案管理工作水平，并且在实际管理工作中逐渐找到新的工作方式，丰富档案管理工作理论知识内容，从而推动整个行业的发展[3]。当下信息技术发展速度十分快，档案储存的形式和之前也明显不同，除了传统的纸质档案，还有数量非常庞大的电子文档内容，所以要求工作人员提高对计算机的使用效率，实施线上化管理方式，提高管理工作效率同时，提高单位整体工作水平。

2.6落实档案数字化建设工作内容

随着社会经济深入发展，档案管理工作方式需要不断创新，而档案数字信息化是档案管理工作未来发展趋势，档案管理部门提高数字化工作建设效率，保障纸质档案和电子档案一致性，对后续管理工作有着积极的影响。工作人员需从自身出发，提高工作管理效率，学习数字化相关知识内容，从而为后续工作减少不必要的影响，电子档案录入和验证，能够有效减少档案中存在的错误内容，减少工作中存在的麻烦，而档案数字化建设，需适应单位实际发展需求，不能简单开展，而是通过数字化技术的应用，改革档案中存在的弊端，推动档案管理工作水平有效提高。

结束语：在当下信息化技术飞速发展的背景下，文书档案管理工作的重要性越来越高，相关部门需提前相应重视，在思维上与时俱进，提高管理工作人员工作能力同时，投入相应经费，结合现代化信息技术，提高管理工作质量和效率，提高档案保存安全性和利用率，从而提升单位整体管理工作水平，推动这个行业发展，信息化技术在其中扮演了重要的角色。

参考文献

[1]杨富霞. 信息化时代档案管理工作的创新思考[J]. 求知导刊, 2015(6):2.

[2]刘晓艳. 浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J]. 办公室业务, 2017(12):1.

[3]荀海兰. 信息化背景下文书档案管理工作的思考[J]. 卷宗, 2019, 9(008):45.