石化企业物资采购风险分析与应对策略

石化企业物资采购风险分析与应对策略

邢美华

胜利油田地面工程建设监督中心

摘要：通过全面风险管理举措，把内控管理、一体化管理真正融合为一体，建立了符合物资采购实际的合规管理体系，在预防风险的同时也能很方便地找到持续改进和管理创新的机会。通过分级管控，明晰责任，实施风险控制策略;对照任务清单跟踪落实行动项的进展情况，力求取得实效;坚持开展全面风险管理，实施和持续改进的效果明显;通过全面风险管理的实践运行，提高了风险管理水平，进而提高采购决策水平，有效控制物资采购风险，科学及时地化解、减弱甚至消除了各项主要风险，确保物资的安全、及时、绿色，增强企业竞争力。

关键词：物资采购；管理体系；采购风险；识别分析；管控措施

1物资采购风险因素的识别和分析

物资采购活动的风险大致可分为外部风险、内部风险、经济风险和商业风险。对照中国石化安全风险矩阵，针对物资供应全过程进行风险因素识别。对识别出的风险进行评估和风险等级划分，并根据风险值的高低区分出低风险、一般风险、较大风险、重大风险，其中低风险35项、一般风险55项、较大风险23项、重大风险9项。对照企业的物资供应工作流程，对122项风险进行归类，针对每一项物资供应风险进行风险描述、风险等级划分、风险值确定，形成物资供应风险因素识别清单。

2风险管控措施的实施与效果

在物资供应风险因素识别和评估的基础上，要求所有科室查找本部门工作中的主要风险。围绕“安全、经营、廉洁”三个方面，结合日常的内控管理、一体化体系管理的要求，应用安全矩阵风险值表的方法进行评估，形成科室的风险清单，根据风险值的高低区分出低风险、一般风险、较大风险、重大风险，再根据风险值的高低落实责任人和责任时间，并确定针对每一项风险的具体行动项，取得了一定的成效。
2.1质量风险和付款风险管控
   强化物资质量控制，采取现场考查和视频检查相结合的方式对供应商的产品质量管控情况进行检查，了解其产品保供及质量管控能力，确保采购质量。严把技术文件关和监造质量关，细化技术要求、控制措施和验收标准。加强专业管理部门、使用单位质量管理主体责任分解，做好质量风险的全生命周期管理。加强到货物资入库检验，在做好到货物资外观包装、标签标识、质量证明文件等要素验证验收的同时，按照检验计划，做好入库检验。验收时涉及技术性强，大宗和新、特物资，应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。同时做好落实不合格闭环处置工作，降低采购质量风险隐患。对验收合格的物资，填制入库凭证，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。财务付款时合理选择付款方式并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项准确无误后才予以支付。审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。

2.2计划风险管控
    根据实际需要编制需求计划，科学安排采购计划。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为刚性指令严格执行。建立采购申请制度，依据购买物资或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权。明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序，严格按照预算进度办理请购手续。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理请购手续。加强订货后与供应商制造的进度对接，根据需求科学控制送货节奏，实现采购与需求的无缝衔接。针对物资计划管理的关键控制点，如:“计划提报”、“订单创建”、“出入库”等环节，推行“马上就办”工作机制，提高执行力。以目标为导向，发现物资计划管理中存在的主要矛盾和突出问题，及时沟通协调。例如针对出入库时效的情况进行统计和分析，分析影响时效的各种因素，找出影响物资供应时效的主要关键因素，有针对性地进行分类、分级协调处理。措施实施后，采购按需入库时效从最低时的77%上升至目前的98%，改善效果明显，物资供应管理水平明显改善。
2.3招投标和采购价格风险管控
    在招标采购中可能发生规避招标、串标围标、应招未招、低价中标等招标采购风险。建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全供应商网络，择优确定供应商。应当按照公平、公正和竞争的原则，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。采取协议采购、招标采购、询价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。应注重对物资采购供应链相关方的考核评价，规范供应行为，强化供应链风险意识。准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同，避免因歧视条款、技术指定等原因造成流标的现象发生，做到举一反三，积累典型案例，及时做好对招标失败情况的通报、考核，提高招标成功率及招标质量。针对可能发生的异常情况，提前做好应对措施，降低各种风险的发生。强化招标过程管控，提高招标方案质量，合理设置投标条件，推进招标标准化，持续提高物资采购效率和质量，无招标投诉;实现“招标不见面、评标不聚集、全程无纸化”的全程电子招标;成立招标服务组，顺利开展多次招标，规范有效动作受到肯定。

2.4合规风险管控
   合规管理是企业内控的一个重要方面，也是风险管理的一个关键环节，有效的合规管理有助于企业应对不确定性、风险和机会。依照合规标准，对物资供应的各个环节进行全面规范整治，对存在的违法、违规行为进行制止和改正，对可能存在的问题进行评估和分析。通过相关评估结果，全面制定合规经验管理制度，提出适合企业合规评价的技术管理标准，确定合规工作中存在的薄弱问题，及时对合规方案进行调整，解决各种违规问题，对相关隐患进行处理和改进。对合规评估结果根据相关标准进行分析，及时向管理层提出有效的改进意见，加强对违反法律法规制度问题的分析，完成重点跟踪管理的培训，提升综合管理水平。对内部监督考察范围进行规范，加强内部审计管理工作，对内部的风险评估、内控管理等多项日常规定进行监督检查，逐步加强内部关键岗位工作的流程管理，对可能存在的监督问题进行分析，发现潜在的违规行为，及时进行整理和整改，对业务进行有效督促。深入分析企业内部的监督检查管理问题，进行严格的制度规划，完善企业规范程序，对全体员工进行责任规范划分，加强企业综合经营责任管理力度，切实完善企业内部员工管理技术水平，提升企业责任风险意识的培养，提高对合规风险的防范效果。
参考文献：

[1]加强石化企业物资采购质量管理的措施[J].黄强.化工管理.2020(22)