PDCA在科研秘书工作中的实际运用

PDCA在科研秘书工作中的实际运用

罗曼珏

中国科学院精密测量科学与技术创新研究院 湖北省武汉市 430077

摘要

随着时代的进步、科技的发展，人们的工作日益复杂多样，要求也愈加严格。在充斥着快节奏的时代里，如何同时兼顾效率、效果、效益、质量、不断改进等各方面，成为每位管理工作者追求的目标。同样，科研秘书的工作也是如此，需要在每一次的工作过后不断反思和总结问题，在一次又一次地工作中增长经验、弥补问题。而在这个不断改进的过程中需要一定的理论作为指导，但这种理论的指导并非一劳永逸、也并非按部就班地进行，需要根据客观事实有针对性地进行调整和改进，以达到所追求的目标。戴明循环作为一个持续改进的理论，在日常工作中具有较好的实用性。此文以戴明循环为理论指导探究PDCA在科研秘书工作中的运用。

关键词：科研人员；PDCA；筹备会议

一、戴明循环理论概述

戴明循环又称为PDSA 循环、PDCA 循环。戴明循环有时也被称为持续改进螺旋(Continuous Improvement Spiral) 或戴明轮(Deming Wheel)。关于戴明循环的研究可追溯到20 世纪20 年代，最先是由有着“统计质量控制之父”之称的著名的统计学家沃特·阿曼德·休哈特提出“计划- 执行- 检查(Plan-Do-See)”的雏形，后来由戴明将休哈特的PDS 循环进一步完善， 发展成为“计划- 执行- 检查- 处理(Plan-Do-Check/Study-Act)”这样一个质量持续改进模型，并且戴明在推广戴明循环上也做出了很大的贡献。

戴明循环是一个追求持续改进的模型，它包括的四个循环反复地持续改进与不断学习步骤，即PDCA。P、D、C、A 这四个英文字母所代表的涵义如下：P(Plan)——计划，包括目标和方针的确定以及活动计划的制定;D(DO)——执行，就是计划的具体运作，使计划中的内容得以实现;C(Check)——检查，就是要对执行计划的结果进行检查，确定哪些是正确的，哪些是错误的，明确计划执行的效果，并最终找出问题；A(Act)——行动(或处理)，对总结检查的结果进行进一步地处理，其中成功的经验加以肯定并推广，并将其标准化，或者制定工作指导书，便于在以后的工作中遵循;对于失败的方面也要进行总结，以免错误再次出现。对于暂时无法解决的问题，可以在下一个PDCA循环当中去解决。PDCA 循环就是依据这样的顺序并且不断地将循环进行下去的一套科学的程序，它的适用性和实用性比较好，对于科研秘书的一些工作也有借鉴和指导意义。

二、PDCA应用于科研秘书工作

1. P（计划）阶段

计划作为戴明环理论的首要环节，需要进行充分的准备。首先，科研秘书分析可能需要进行会议的条件，即对所里现状进行调查分析，把握全局状况，发现可供选择的会议主题或内容。其次，确定会议的目的、统筹规划整个会议的大致流程、明确与会议相关的资料和物品以及参会人员。最后，协助做好项目课题的年度经费预算及经费转拨，制定完整且准确的预算表。

2. D（执行）阶段

在执行阶段，可以分为会议进行前和会议进行期间两个部分。会议进行前，在所内发布会议通知，告知所有参会人员并使之熟悉会议的大致流程，筹备会议所需的资料和物品，提前安排来访人员的接待、订餐、住宿等事宜。会议进行期间，科研人员主要负责，根据研究中心和所里的需要做好会议签到、会议记录、会议接待以及总结报道等工作。其中会议记录不能局限于对记录会议发言内容的记录，对于会议期间出现的问题和取得的成果也应尽可能详尽记录以便后续工作的需要。

3. C（检查）阶段

在此阶段，科研秘书可以通过做好自检、互检、工序交接检、专职检查等方式，将执行结果与预定目标对比，认真检查计划的执行结果。总结执行计划阶段的成果，明确哪些内容完成以及哪些内容未达到预计的效果。除此之外，需根据执行阶段详细的会议记录，寻求存在问题的原因，探究是什么因素促使成果的取得。明确这两类问题的归因有助于科研秘书在日后会议筹备工作中汲取经验和弥补不足，因此科研秘书有必要对此进行反思和总结入册，以便日后进行会议筹备时翻阅并注重这些问题。另外，科研秘书需应用档案管理相关知识，做好项目从会议初期到会议结束的各类纸质、电子文档包括项目资料、申请表、会议资料、合同等各类公文的整理和存档。会议结束后，编写归档说明书并和全套纸质文档一起归档到科研处，从而有利于科研人员在需要的时候能及时查阅。

4.A（行动）阶段

处理阶段是PDCA循环的关键。因为处理阶段就是解决存在问题，总结经验和吸取教训的阶段。该阶段的重点又在修订标准，包括技术标准和管理制度。没有标准化和制度化，就不可能使PDCA循环转动向前。在科研秘书的筹备会议工作中此阶段也是非常重要的，通过检查，对正确的加以肯定、总结成文、制定标准。通过检查，对效果还不显著或者效果还不符合要求的一些措施，以及没有得到解决的问题，不要回避，应本着实事求是的精神，把其列为遗留问题，反映到下一个循环中去。

PDCA具有周而复始、大环带小环、阶梯式上升的特点，遵循戴明循环，科研秘书的工作中存在的问题会在不断的循环里逐步解决，然而在实际工作中可能并没有这么理想。大多数情况下，在运用戴明循环理论的运用过程中会存在一些问题。首先，在会议筹备过程中可能难以做到对问题地详尽记录，敏锐地发现所有存在的问题。其次，在运用过程中，认为会议中存在的问题只是个案问题而不具有普遍意义，因而可能会忽略行动这一阶段。最后，可能会出现只有一次戴明循环而没有对存在的问题进行新的循环。

三、问题的解决

对于PDCA在运用中存在的问题需要有针对性的予以解决。第一，会议筹备工作中难以详尽记录，敏锐发现存在的问题的情况，可以协调多人一起记录，会议结束后进行交流。第二，针对会议筹备中认为存在的问题没有普遍意义而忽视行动这一阶段的问题。需要转变科研秘书自身的意识形态，重视问题的总结和反思，并且在每次会议活动后对存在的问题进行详细的整理。通过多次活动后的反思总结，进行比较对照，发现相通相似之处和创新的地方。第三，对于没有进行新循环的问题，则按实际情况进行不同的处理，但相通之处是进行对存在的问题进行解决。

总之，工作的不断改进不仅需要科学的理论作为指导，但更重要的是工作者在工作中灵活运用理论的意识和能力。因此，在实际工作中有必要加强对科学理论的认知，并有针对性地予以实际操作，在不断的实操过后中总结出适合本岗位、适合自身的方式指导和促进工作的提升和不断改进。但要注意的是，所发现的适合本岗位、适合自身的指导方式也同样需要不断改进，满足工作所需。

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