城乡居民养老保险档案信息化建设工作的探讨

城乡居民养老保险档案信息化建设工作的探讨

黄绍芬

身份证号码：450802198801011444

摘要：城乡居民养老保险与人们的生产生紧密相连。信息化时代快速发展，使传统档案管理模式面对巨大的挑战，在传统的档案管理模式中存在着和实际工作不相匹配的问题。传统档案管理过程中长时间将管理人员和档案资源作为中心，需要档案管理人员手工对档案进行管理。单位投入的人、财、物与档案管理的产出成效相差较远，档案资源不能实现最大化利用。信息化时代发展中，信息技术的高效性、集成性以及科学性为档案管理模式的变化提供可行的方式。所以，在当前的信息化时代背景下，改变传统档案管理模式、提升档案管理工作效率及质量是档案管理工作的必然要求。

关键词：城乡居民养老保险；档案信息化；建设工作

引言

城乡居民养老保险，是一项关系社会稳定和民生发展的重要事业，生活在社会大家庭中的企业职工、机关事业单位工作人员、学生、农民、城镇居民，都享受社会保障待遇。因此，做好公民个人社会保障信息的档案管理，可以强化基础信息，保障社会保险基金的及时、有效、合理分配。怎样让档案信息化管理在城乡居民养老保险工作中发挥最大作用呢？这就需要衡量其安全、便捷、服务、高效等功能。

1信息化技术引入城乡居民养老保险档案管理过程的重要性

我国重视信息化技术的研究，促进知识经济的发展，为人们生活水平的提高创造了条件。初步研究发现，随着科技水平的发展，我国的经济发展方式实现了变革，尤其是培养了大批的优秀人才。城乡居民养老保险工作的顺利开展有助于人们生活水平的改善，尽管我国将城乡居民养老保险列入重要的研究课题，但当前的档案管理制度仍存在多种问题，主要体现在管理质量不足和管理效率低下。为了确保社会保险行业的稳定发展，需要引入信息化技术，制定科学化的城乡居民养老保险档案管理制度，建设有效的保险档案管理体系，用实际行动去改善保险档案的管理现状。正是由于信息化技术的引入，才使得社会保障制度更加透明，实现档案管理效率的提高。科学化的城乡居民养老保险档案管理模式是社会发展的基础，其将人力资源档案分类储存和管理，最大程度上提高了社会保障信息的完整性，为后续社会保障制度的落实和实施打下基础。

2城乡居民养老保险档案信息化建设工作存在的问题

2.1档案数字信息的安全隐患

目前我国的城乡居民养老保险档案管理方法，还是采用纸质档案和电子化信息档案相结合的办法。这种方法是时代和经济发展背景下的必然产物，但不是永恒产物。在社会高速发展的同时，纸质档案安全隐患比较多，主要表现在两个方面：一方面，是纸质档案造假的可能性不存在太大的技术难题，原因是纸张保存年限产生的衰变可以用简单技术来弥补，现有高印刷技术的普及，可以兼容原有技术，甚至在公章的电子翻刻方面，可以精确到同模同样。这就给纸质档案的管理工作带来了安全隐患，城乡居民养老保险经办机构在审批时难以甄别真假，城乡居民养老保险基金有不合理流出的风险。另一方面，纸质档案信息的准确性、可靠性、完整性存在漏洞。这方面要归结于行政审批环节，纸质档案是各种行政管理手段和审批环节下的产物，而管理体制的科学性也影响着纸质档案反映数据的可靠性。我国的城乡居民养老保险保障行政审批制度，沿革计划体制时代和改革开放初期的内容比较多，这主要是国情所致，但它确实存在一些弊端，比如由于基础数据的核实不准，会给城乡居民养老保险基金的分配和参保人的收益带来影响。再比如，退休审批时限的不确定性影响参保人及时享受社会保险待遇，也有医保、失业保险方面数据核实、监督管理、审批环节的漏洞导致骗保、冒领、多领现象。因此，建立科学有效的制约机制，提高数据的准确性，可以极大减少这些负面因素。

2.2国家和相关政府部门支持有待加强

城乡居民养老保险档案信息化的建设并不是短时间可以完成的事情，需要进行全面详细的计划，城乡居民养老保险档案信息化的实施具有系统性、复杂性、艰巨性等特点，因此城乡居民养老保险档案信息化建设过程中还需要考虑很多的问题和内容。尤其在国家和相关政府部门的大力支持上，更是城乡居民养老保险档案信息化建设的重要内容，但是很多地区的城乡居民养老保险档案信息化建设还处于初始阶段，很多技术、经济、组织等方面还需国家和政府部门给予大力的支持，而在管理和技术方面也没有统一的管理标准，所以说这种情况严重阻碍了档案信息化建设的发展。

2.3社会保险业务管理工作的管理水平问题

当前我国大部分的城乡居民养老保险保险档案管理部门都面临着管理手段滞后、管理水平不足、管理力量较弱等情况，造成这些情况的主要原因是城乡居民养老保险保险档案管理人员的专业知识技能和工作能力不足。很多档案管理人员上岗时并没有经过系统的专业知识培训，对于城乡居民养老保险档案管理工作的具体内容了解并不透彻，只能完成较为浅显的工作，缺乏创新性。由于城乡居民养老保险档案管理人员对档案管理工作的重要性、工作要求、收集、整理、装订都没有正确的认识，导致管理人员档案整理的意识较弱，没有真正投入到档案管理工作中。还有部分单位由于没有专门的档案管理人员，要求其他部门的工作人员兼职进行档案管理工作，工作人员并不重视档案管理工作的完成情况，只是将档案收纳到档案盒中，没有进行及时整理，严重阻碍了城乡居民养老保险档案管理工作的发展。由于纸质材料信息更新较慢，很多档案信息的准确性和真实性得不到保障，已经不能适应当今时代快速发展的需求。城乡居民养老保险档案业务管理信息化已经是城乡居民养老保险档案管理工作未来发展的必然趋势。

3城乡居民养老保险档案信息化建设措施

3.1加强城乡居民养老保险档案信息化建设的基础设施

城乡居民养老保险档案信息化建设的基础设施主要包括计算机系统、软件以及相关的档案信息设备。而计算机系统主要指档案工作过程中进行档案信息传输、交换、管理、分享的平台，利用计算机系统对档案信息内容进行数字化的处理和储存，从而达到城乡居民养老保险档案信息化的要求，此外通过配套的数据库将城乡居民养老保险档案信息化内容实现全面的共享。而档案信息化设备则主要包含：复印机、打印机、计算机以及计算机软件和硬件等设备。通过这些城乡居民养老保险档案信息化设备的使用，将档案资源内容进行自动的转化、存储、检索、立卷等，从而实现城乡居民养老保险档案信息内容的收集、整理、归档等一体化管理。另外在购置齐全基础设施后，还需要相关的档案部门进行实际情况的合理分配，从而避免城乡居民养老保险档案信息设备的浪费和闲置。通过对城乡居民养老保险档案信息基础设施的建设，可以大幅度提高档案信息化建设的效率。

3.2健全城乡居民养老保险档案的信息化模式

档案管理信息化主要是档案数字化及档案网络建设两大部分组成。新型档案信息材料的收集、整理、保存及鉴定、利用等需要采用先进科学技术理论及手段加以解决。国家档案管理部门在城乡居民养老保险档案信息化发展中有着一定的规定，按照相关要求，国内的图文影像开发及利用先进技术相结合，采用数字存储、身份验证、图文压缩和处理以及高速电子扫描等多种技术，创新研究开发出一套含有扫描录入、检索、电子存储、查询和管理等多功能为一体的电子档案管理系统，这样能够使现代化的城乡居民养老保险档案管理向着信息化档案管理迈进。同时，因为电子档案的产生，档案管理部门直接从传统档案管理的管理模式中跳出来，形成当前电子档案和纸质档案并存的模式。目前的电子档案管理工作中依然存在着一定的问题和风险，这是因为电子档案自身特点以及在信息技术发展过程中依然存在技术上的难题所导致的。所以，我国对于那些需要永久保存的图文电子档案规定必须转化成纸质的档案文件或者是缩微品等能够长期进行保存的文件形式，并进行存档管理。所以，在信息化时代下城乡居民养老保险档案管理工作需要做好电子档案的管理，并且应该重视对纸质文件等档案的管理工作，这样能够促使城乡居民养老保险档案信息化模式发展更为健全。

3.3提高城乡居民养老保险档案管理人员的综合素质

档案管理人员的工作能力和业务水平是城乡居民养老保险管理工作服务质量的重要影响因素。为了促进业务水平的提高，相关部门要对工作人员进行专业的技能培训，为其普及城乡居民养老保险管理工作有关法律法规，使档案管理工作人员具有一定的法律意识，按照法律规定开展工作。同时通过技能培训增强工作人员的责任意识，提高工作人员对档案管理工作的重视程度。相关部门应该定期对工作人员进行业务学习培训，使档案管理人员可以时刻跟随社会发展的脚步，及时改进自己的工作方式。城乡居民养老保险档案管理工作人员要对社会保险业务有一定的熟练度，并不是仅仅按照相关的步骤执行，而是要体现出档案管理工作的科学化、规范化和灵活性。管理人员要重视计算机技术的学习和相关软件的熟练应用，有效地提高自己的工作能力，相关部门也要根据目前的发展形势，对城乡居民养老保险档案信息管理系统进行及时更新，招聘相应的程序开发人才维护城乡居民养老保险档案管理系统。

3.4创建有效的社保档案管理规范

以信息化技术为基础，对城乡居民养老保险档案制度进行完善，创建有效的城乡居民养老保险档案管理规范，强化档案管理质量。对于城乡居民养老保险档案管理工作来说，其表现出内容复杂、任务繁重等特点，高强度的工作容易造成管理人员行为的偏差，而城乡居民养老保险管理规范的确定，有效地约束了管理人员的行为，最大程度上降低了工作失误的发生。随着时代的发展，传统的档案管理方式逐渐与信息化技术脱节，导致管理效率不断下降，必须以合理的档案管理规范进行约束。①城乡居民养老保险档案管理规范制定需要结合信息化技术。信息化技术是我国研究的重点，并随着时间的推移不断完善，城乡居民养老保险档案管理也需要不断革新，融入信息化技术。城乡居民养老保险档案管理规范重视的是精进管理理念，即跟随时代的发展而革新，所以不能停留在初级阶段，而是需要与当前形势结合，用信息化手段去约束管理人员的行为，进而改善管理质量。城乡居民养老保险档案管理规范进一步优化了档案管理流程，那些繁琐的管理权限在信息化技术的帮助下得到实现，档案数据的处理无需部门间多次交流，而是直接在平台中调阅，节约了档案管理时间。②档案管理规范的制定需要充分考虑城乡居民养老保险档案的发展需求，尤其是不断创新养老保险档案服务业务，在信息化技术的支持下，对档案数据开展灵活处理，如此一来，就可以大幅度提升档案管理质量。例如：根据需求创建养老保险档案管理平台，将人们的社保档案信息上传至平台，以便用户进行档案信息查询。通过养老保险档案管理规范的制定，不断强化管理效率，约束管理人员的行为，提高服务质量。

结束语

综上所述，相比传统档案管理模式，信息化的档案管理模式中档案收集更加省时省力、档案的保存安全性更高、档案的管理模式更加信息化、档案的利用更加多元化，这些变化的出现都印证着信息化对人们工作生活方方面面的影响，城乡居民养老保险档案管理模式也应该随着时代变化而变化。

参考文献

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