浅论物资采购审计

浅论物资采购审计

程民勇

重庆鼎发实业集团股份有限公司，408300，

　　内部审计是一种控制机制。近年来，随着企业经营领域拓展，生产经营范围越来越广，采购业务越来越多，规模越来越大，随着国资委履职不断加强，监管越来越严，为保障企业资金的安全，提高资金的使用效益，审计部门紧密结合企业自身特点和发展实际，不断拓展审计服务领域，在采购活审计中边干，边学，边思考，边创新，提出审计建议，提升审计成果，在促进整个企业增加价值方面发挥着积极作用。

　　一、物资采购审计重要性

　　物资采购价格审计是指单位内部专职审计机构和审计人员，依据内部控制制度和价格审计标准，按照一定的程序和方法，相对独立地对本单位物资采购价格进行真实、合法和效益的监督行为。在市场经济条件下，加强采购与供应管理，降低采购成本是企业价值链中的重要环节，对企业提升核心竞争力具有十分重要的意义。1促进企业管理，推动管理创新。开展物资采购价格审计，通过行使审计的监督职能，能够发现采购环节的漏洞，促进企业增强市场意识，将加强企业管理的重点由传统的以生产制造环节为中心转到供、产、销全过程的控制上来。2.选准切入点，深化效益审计。物资采购价格审计把传统事后审计监督转到了事前、事中、事后的全过程监督，深化和拓宽了经济效益审计。3.降低产品成本，提高经济效益。物资采购价格占采购成本的绝大部分，采购成本大约占产品成本的70%，降低采购价格就意味着降低采购成本，增加赢利。

　　二、物资采购审计的重点

　　1.采购计划。这是物资采购价格审计监督的第一个关口，是一种事前审计。要检查采购计划所订购的各种设备、材料的种类、规格、型号和数量是否符合已报批准的设计文件和基本建设计划；检查采购批准流程是否合法有效；在审计过程中，若发现异常情况，应查明具体原因，督促相关部门落实整改。2.请购手续。检查相关部门或者人员是否根据职责权限，进行了请购程序。重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内。对于超预算和预算外采购项目，需先履行了调整程序，再进行采购。3.采购方式的选择。审查重要材料的采购有没有通过招标，是否按照国家相关招投标采购的法律法规进行了材料采购。公开招标数额标准以下的材料，采用其他采购模式采购的，是否履行相关审批手续。4.供应商的选择。对供货单位的资质审查。审查采购经办部门和人员是否对供货单位进行资格调查，包括供货方的资质、生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况等；5.物资采购的价格。这是一种典型的事前审计。为适应瞬息万变的市场，在物资采购计划下达前或后，采购部门必须事先进行市场价格调查，然后将调查结果以《采购物资价格申报单》的形式向审计部门进行进行价格申报。《采购物资价格申报单》主要包括品名、规格、型号、数量、单价、金额、使用单位、技术要求、供货单位情况、货比三家情况、签批的部门等栏目。审计部门收到采购部门《采购物资价格申报单》后，要根据已掌握的价格审计标准，对其进行分析和评价，签署书面意见，并做出客观公正的结论。6.订立合同。把好签订采购合同这一价格监督关口，也是审计事前监督的一个具体体现和有效形式。要督促有关部门建立健全经济合同控制制度，规定达到一定数额的采购物资必须签订采购合同。审计部门对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、付款条件、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等标准，逐一进行审核。还要审查采购合同的标的数量是否与生产消耗量及生产批次基本一致，有无多购或少购的现象。审查采购合同标的价格水平，质量是否符合要求。审查合同中的违约责任的约定是否明确，合同中有无应变措施等。7.材料供应过程。审查企业是否严格按照采购合同，跟踪材料供应情况，科学评价供应商的供货情况，合理选择运输工具、运输方式，实时掌握材料供应全过程事宜，确保材料采购过程的可追溯性。8.验收。这是一种事中审计。审计的对象主要是采购的原材料，辅助材料、燃料等质量因素比重大，且能够根据质量检查结果进行折算的物资。要求用户、采购人员、审计人员三方共同参与材料验收，严格按照合同验收。检查材料是否按照合同签订的质量进行验收，检查验收合格的材料是否全部入库；检查材料的保管措施是否合理规范。它要求质检部门定期将《检查报告单》报送到价格审计部门，然后由价格审计部门根据检查结果对采购物资的价格进行控制和折算，再将折算的结果书面通知采购部门，由采购部门与供应商谈判结算和退货，以防止低价格带来低质量从而引起高消耗和高成本，造成得不偿失的后果。最大限度地防止价格效益在质量领域的流失。9.账务核对。是对购物发票、运费单据、检验报告单、入库单等其它票据书面结算材料的一种事后审计。票据审计的重点是，采购的主要材料、辅助材料、燃料价格是否突破企业制定的当月最高价格，是否根据质量检验报告已进行价格折算，采购的其它物资是否均有《采购物资价格申报单》，所有采购物质是否有计划、必要的采购合同、入库单，开具的发票是否系增值税发票和符合有关发票管理的规定，数量、单价、金额等是否有计算失误等。对达到价格和质量要求的，由审计部门开具《审核通知单》后才能到财务部门进行结算和付款。严格审查采购发票等票据的真实性、合法性、有效性，判断采购款项是否应予支付。审查验收单是否与合同、发票、送货单核对无误；验收单是否由验收人和领用人双方签字认可；审查实物与验收单是否核对无误；以及报销金额与合同金额的核对。　

　　三、物资采购审计注意事项

1.采购制度要完善。要紧密结合企业采购管理现状，建立采购环节内部牵制制度，明确采购组织、程序及采购、监督财务等相关部门职责，对采购活动不相容职务实行分离，明确各自职责权限，形成相互制衡机制。采购制度是有效实施物资采购审计的基础，也是规范内审人员、各相关管理部门人员行为的准则和开展物资采购审计的依据。2.审计人员能胜任。内审人员普遍缺乏采购管理知识，单纯对价格进行审计不具备采购实际可操作性属于典型的“外行领导内行”。审计人员为了适应采购价格审计的需要，必须学习和掌握相关的招标法规、合同法规、政府采购法规，学习和掌握招标采购全过程的各项业务知识。3.加强信息网络建设。用什么样的标准来衡量采购价格的合理性、有效性，并据此确定采购的取舍，是采购价格审计的核心。因此，建立一个容量大、反应灵敏的价格信息系统，对于实施采购价格审计至关重要。内审机构要改变目前审计手段落后，难以适应工作要求的状况，充分利用互联网络等资源，加强市场价格调查，开辟信息源，增加信息量。4.审计人员要独立。内部审计人员的监督应成为采购流程中无法逾越的一道关卡。只有这样，审计工作才不会流于形式，形成审计与经营实务的脱节内部审计人员不应当参与采购内部控制系统的设计、执行，不能参与采购部门管理制度的内部经营活动。而只应承担与检查、评价和建议相关的审计责任。