医药企业销售与收款业务的内部控制思考

医药企业销售与收款业务的内部控制思考

程丽娜

海默尼药业股份有限公司

摘要：医药企业的销售与收款业务是企业运营和盈利的关键环节，但也存在一定的风险。本文介绍了医药企业销售与收款业务内部控制存在的主要风险和相应的关键控制点，同时也提出了一些完善内部控制的措施。其中包括构建良好的内部环境，构建风险评估预警系统，对销售行为进行规范，强化企业内部监督机制等。此外，还可以通过强化赊销业务的内部控制、建立完善的应收账款管理制度、加强对相关人员的培训和教育、建立完善的客户服务体系、制定合理的激励政策和建立有效的内部沟通机制等措施来进一步完善内部控制体系。通过实施这些措施，医药企业可以降低销售与收款业务内部控制风险，提高企业的运营效率和盈利能力。

关键词：医药企业；销售；收款业务；内部控制

一、医药企业销售与收款业务内部控制主要风险

在医药企业中，销售与收款业务是企业运营和盈利的关键环节，然而，此过程中也存在一系列的风险。以下是医药企业销售与收款业务内部控制的主要风险。

（一）销售政策与计划制定风险

销售政策与计划的制定是销售业务的起点，同时也是影响销售效果的重要因素。这一环节的风险主要来自于以下几个方面：

销售目标不合理：如果销售目标设定过高或过低，会影响企业的整体运营计划，导致资源分配不合理或者销售业绩未达到预期。

销售策略单一：如果企业的销售策略过于单一，可能无法满足不同客户的需求，从而影响销售效果。

计划缺乏灵活性：在计划的执行过程中，如果遇到突发情况或市场变化，计划缺乏灵活性可能会导致无法及时调整以适应变化。

（二）药品价格管理风险

药品价格管理对于医药企业的收益和市场竞争地位具有重要影响。以下是药品价格管理可能带来的风险：

定价不合理：如果药品定价过高，可能会使得企业在市场竞争中处于不利地位，同时也会影响消费者的购买意愿。如果药品定价过低，可能会压缩企业的利润空间甚至导致亏损。

价格调整不当：当药品价格需要调整时，如果处理不当可能会引发一系列问题，如库存商品的调整、销售策略的改变、客户关系的维护等。

（三）药品销售合同与订单处理风险

药品销售合同与订单处理是销售过程中的关键环节，这个环节可能出现的风险包括：

合同管理不严：如果企业的合同管理不规范，可能会导致合同执行不力、合同纠纷等问题，从而影响企业的声誉和形象。

订单处理不当：在订单处理过程中，如果发生错误或延迟，可能会影响客户的满意度和企业交货的及时性。

（四）药品发货与运输环节风险

药品发货与运输是实现销售的重要步骤，这个环节可能产生的风险包括：

发货管理不规范：如果发货管理不规范，可能会导致药品的发放错误或延迟，从而影响客户的满意度和企业的信誉。

运输风险：药品的运输过程中可能会遇到各种不可预测的因素，如天气问题、交通状况等，这些都可能影响药品的及时送达。同时，如果药品在运输过程中发生损坏或丢失，也会给企业带来经济损失和声誉风险。

（五）销售退回与调整风险

销售退回与调整是销售过程中的必要环节，这个环节可能出现的风险包括：

退回处理不当：如果对退回药品的处理不规范，可能会导致药品质量受损、价值降低等问题，给企业带来经济损失。

调整策略不当：如果对销售价格的调整策略不合理，可能会影响企业的收益和客户的满意度。例如，如果降价幅度过大，可能会引起老客户的不满和抵触情绪；如果涨价幅度过大，可能会引起新客户的疑惑和不信任。

缺乏退换货政策：如果企业没有制定明确的退换货政策或者执行不严格，可能会导致客户满意度下降和售后服务质量下降。例如，如果客户不满意药品的效果或其他服务，可能会要求退换货或者寻求售后服务支持，如果企业没有相应的政策支持或者处理不当，可能会影响企业的品牌形象和市场竞争力。

二、医药企业销售与收款业务内部控制风险的关键控制点

在医药企业中，销售与收款业务内部控制风险的关键控制点是降低和避免风险的重要措施。以下是医药企业销售与收款业务内部控制风险的关键控制点。

（一）销售政策与计划制定的关键控制点

销售目标合理制定：制定合理的销售目标，考虑市场趋势、客户需求以及企业的实际情况，避免目标过高或过低。

市场调研与分析：进行全面的市场调研和分析，了解客户需求、市场趋势和竞争状况，为销售策略和计划的制定提供依据。

销售策略多元化：针对不同的市场和客户群体，制定不同的销售策略，提高销售效果和市场竞争力。

计划灵活性：制定具有灵活性的销售计划，以适应市场变化和突发情况，确保销售业务的稳定进行。

（二）药品价格管理的关键控制点

药品定价合理：根据药品的成本、市场需求、竞争状况等因素，制定合理的药品价格，确保企业的收益和市场份额。

价格调整合规：当药品价格需要调整时，应制定合理的价格调整方案，按规定程序审批，确保价格调整的合规性和合理性。

价格政策保密：建立价格保密制度，防止价格信息泄露，避免企业的利益受到损害。

（三）药品销售合同与订单的关键控制点

合同签订规范：制定规范的合同签订程序，确保合同内容完整、准确，明确双方的权利和义务。

订单处理及时准确：建立订单处理制度，确保订单处理的及时性和准确性，避免订单处理错误或延迟。

合同与订单档案管理：建立合同和订单档案管理制度，确保合同和订单的安全与保密。

（四）药品发货与运输环节的关键控制点

发货流程规范：制定规范的药品发货流程，确保药品发放的正确性和及时性。

运输合作伙伴选择：选择可靠的药品运输合作伙伴，确保药品能够在规定的时间内及时送达客户手中。

运输保险措施：针对药品运输过程中的风险，采取相应的保险措施，降低企业的经济损失风险。

发货与运输信息记录：建立药品发货与运输信息记录制度，确保记录的完整性和准确性。

（五）销售退回与调整的关键控制点

退回处理制度建立：建立退回药品处理制度，对退回药品进行合理分类、处置和记录。

退回原因分析：对客户退回药品的原因进行分析，针对问题采取相应的改进措施，提高产品质量和服务水平。

退回授权与审批：建立退回授权与审批制度，确保退回操作的合规性和合理性。

退回药品质量保障：对退回药品的质量进行严格把关，确保药品质量符合规定要求，避免给企业带来经济损失和声誉风险。

三、完善企业销售与收款业务内部控制的措施

为了降低医药企业销售与收款业务内部控制风险，提高企业的运营效率和盈利能力，以下是一些完善企业销售与收款业务内部控制的措施。

（一）为销售与收款业务构建良好的内部环境

建立完善的组织架构：明确销售与收款业务相关部门的职责和权限，确保各部门之间的相互监督和制约，避免权力过于集中。

加强企业文化建设：强化企业内部风险意识和内部控制意识，培养员工的风险防范意识和职业道德。

优化人力资源政策：建立完善的人力资源政策，招聘、选拔和培训优秀的销售人员和收款人员，提高员工的素质和服务水平。

（二）构建风险评估预警系统

建立风险评估机制：定期对销售与收款业务进行风险评估，发现潜在风险并及时采取措施加以防范。

设立预警系统：根据风险评估结果，设立预警系统对高风险提示，以便及时采取应对措施。

定期审计和检查：定期对销售与收款业务进行审计和检查，发现问题及时纠正，确保业务的合规性和准确性。

（三）对销售行为进行规范

制定销售政策与计划：根据企业的实际情况和市场趋势，制定合理的销售政策和计划，明确销售目标和实施方案。

规范销售合同与订单处理：建立规范的合同和订单处理流程，确保合同内容完整、准确，订单处理的及时性和准确性。

加强销售退回与调整管理：建立销售退回与调整管理制度，规范退回授权与审批、退回药品处理等流程。

（四）强化医药企业内部监督机制

设立内部审计部门：设立独立的内部审计部门，对销售与收款业务进行定期审计和检查，确保业务的合规性和准确性。

强化监督机制：建立完善的监督机制，对销售与收款业务的全过程进行监督，发现问题及时纠正。

建立信息披露制度：建立信息披露制度，对销售与收款业务的相关信息进行公开披露，提高企业透明度和公信力。

定期评估和改进：定期对销售与收款业务内部控制进行评估，发现不足之处及时改进，不断提高企业的内部控制水平。

除了上述提到的措施，以下还有一些可以完善销售与收款业务内部控制体系的措施：

强化赊销业务的内部控制。对于赊销业务，企业需要建立规范的订货单制度，严格控制赊销风险。同时，应该根据销售合同及回款情况定期对赊销客户进行评级，防止因不了解客户信用度而造成损失。

建立完善的应收账款管理制度。企业应该对应收账款进行全过程管理，包括及时登记销售和应收账款明细账，定期与客户核对账目，以及制定清晰的应收账款收款流程等。

加强对销售和收款业务相关人员的培训和教育。通过培训和教育，提高业务人员的风险意识和职业素养，培养他们遵守相关法规和企业内部规定的自觉性。

建立完善的客户服务体系。通过建立完善的客户服务体系，提高客户满意度和忠诚度，从而降低销售和收款风险。

制定合理的激励政策。激励政策应当与销售和收款业务相结合，既要鼓励销售人员积极拓展业务，也要确保收款的安全性。

建立有效的内部沟通机制。加强各部门之间的沟通与协作，确保相关信息能够在企业内部及时、准确地传递，以便企业能够更好地应对风险和挑战。

四、结束语

在医药企业中，销售与收款业务是关系到企业盈利和运营持续性的核心环节。为了降低内部控制风险，提高运营效率，医药企业需要关注以下几个方面来完善销售与收款业务内部控制。

首先，为销售与收款业务构建良好的内部环境是基础。企业需要明确职责分工，加强员工风险意识培训，并建立完善的内部监督机制。良好的内部环境可以培养员工对风险防范的责任感和参与意识，提高整个企业内部控制的意识和执行力。

其次，构建风险评估预警系统是关键。通过定期对销售与收款业务进行风险评估，企业可以及时发现潜在风险并采取相应的防范措施。同时，设立预警系统可以对高风险提示及时反应，以便采取有效的应对措施，防止风险扩大化。

再者，对销售行为进行规范是保障。制定合理的销售政策和计划，规范销售合同和订单处理流程，加强对销售退回与调整的管理等都是对销售行为的必要规范。这些措施可以确保销售业务的合规性和准确性，降低因不规范行为带来的风险。

最后，强化医药企业内部监督机制是保障。通过设立内部审计部门，加强对销售与收款业务的监督和审计，确保业务的真实性和合规性。同时，建立完善的信息披露制度，增加企业透明度，提高社会公信力。

总之，通过以上措施的实施，医药企业可以不断完善销售与收款业务内部控制体系，降低内部控制风险，提高企业的运营效率和盈利能力。同时，加强对市场和客户的关注和分析，制定合理的销售政策和计划，规范销售行为和订单处理流程等都是医药企业实现持续发展和提升竞争力的重要途径。在未来的运营和管理中，医药企业应该不断总结经验教训，持续改进内部控制体系，以适应日益复杂的市场环境和竞争压力。

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