企业档案馆管理创新工作

企业档案馆管理创新工作

廖建兰

福建中烟工业有限责任公司   福建省厦门市  364012

摘要：企业档案馆在企业经营发展中扮演着至关重要的角色，不仅收录了企业各阶段的信息，还包括各式各样的评价信息。所以，企业档案馆的存在为企业一系列工作的顺利进行打下了良好基础，可以为企业开展各项业务活动提供有力依据。企业档案馆存储的档案具有真实性、原始性特征，对企业科研生产成果有着重要的参考价值，可以对企业发展起到有效的承上启下作用。总体而言，企业档案馆可以为企业发展奠定坚实基础，为企业提供有效准确的信息资源，进一步推动企业有序健康发展。

关键词：企业档案馆；管理创新；

1论述企业档案的内容

对于企业而言，企业档案有着十分重要的意义和作用，其不仅全面记录了企业的日常经营活动，还存储了大量对企业有益的信息资源。企业档案涉及的内容覆盖面十分广泛，主要包括企业经营计划方案、经营发展中的相关数据、员工薪酬发放、员工教育培训以及党政工团工作等。

2制定企业档案馆管理创新的策略

2.1加强企业档案管理的改革

企业档案馆管理作为一项基础性工作，涉及企业管理的各方面内容，在企业发展中有着至关重要的地位。随着信息化时代的不断发展，档案的价值作用已不再局限于交流沟通、上传下达，新时代赋予了企业档案全新的内涵、意义。鉴于此，企业应提升全体工作人员对企业档案馆管理创新的重视。一方面，企业档案馆应从提高领导干部的认知水平着手，让领导干部切实认识到推进企业档案馆管理创新的重要性，进而有效赢得领导干部对该工作的支持。另一方面，企业档案馆应对各项管理工作进行有效细分，为各项具体工作设立专门的管理岗位，将企业档案馆管理创新化被动为主动，进而全面提升工作人员对企业档案馆管理创新重要性的认识。另外，企业档案馆还应大力开展各式各样的宣传活动，推广与企业档案馆管理创新相关的知识，提高企业档案馆在企业发展中的整体地位。

2.2企业档案安全管理制度的构建与完善

首先，建立健全档案实体安全管理体系。一方面，加大档案实体安全管理力度。档案实体安全是保障企业档案完整性、保密性的重要基础，因此，在档案实体安全管理中，不仅要建立健全实体档案归档制度，对各种漏洞进行全面梳理，保证档案安全，还应对各种载体的档案进行分类存放，保证档案元件安全，以复制件代替原件提供使用。另一方面，要加大档案馆安全管理力度。新时期，应推进企业档案馆的智能化、自动化发展，实现由过去的工作人员进入档案馆进行安全巡查到借助机器系统对档案馆进行实时远程监控的转变，以保证企业档案馆的安全。另外，企业档案馆功能分区设置要做到合理规范，切实将办公室、阅览室、库房分开。

其次，要建立健全档案信息安全管理体系。一方面，加大电子档案信息存储保管的安全管理力度。电子档案是通过计算机系统运行来完成的，因此，对电子档案运行环境的安全管理，其实是对计算机系统的安全管理。鉴于此，不仅要有效明确归档范围，遵循应归尽归的归档原则，还应保证技术应用全面统一，尽可能应用适应范围广、兼容性强的技术。同时，还应时刻关注计算机技术的发展形势，开展好对电子文件信息系统及媒体的安全检测工作，适时对电子档案管理软件进行更新维护，定期、不定期对电子档案格式予以转换，并结合实际情况建立电子档案备份及异地存储机制。另一方面，要加大对档案信息利用的安全管理力度。对于电子档案利用的安全管理，不仅要增强安全意识，建立健全档案安全管理制度，让档案使用者自觉配合档案馆开展好档案安全管理工作，与档案工作人员共同营造档案安全秩序；还要建立并完善档案及人员出入库登记制度，对于一些涉密档案，应进行专库专柜存放、专人管理，不论是档案提供者，还是档案使用者，均应严格遵守相关法律法规。

2.3促进数字化企业档案管理的转变

首先，应依托提升管理能力，加强企业档案馆对企业数据、电子档案等的管理，为企业数字化转型发展提供有力支持。同时，要进一步推进传统载体档案数字化工作，在企业实现各类传统载体档案的数字化。

其次，推进企业档案馆数字化管理制度建设。为有序推进企业档案馆管理数字化转型，应建立科学完备的档案数字化管理制度，并通过明确工作人员数字化工作职责，有效保障数字化管理制度得到严格落实。

最后，推进数字化系统建设。新时期，企业档案馆数字化管理滞后于企业现代化管理。在此情形下，为推进企业档案馆管理数字化转型，应通过加强数字化系统建设，切实实现企业档案馆数字化管理创新。具体而言：一方面，企业应加强对与自身实际情况相符的档案数字化系统的开发建设，依托先进的科学技术，在企业一系列业务系统中融入档案数字化系统，以实现对档案采集工作的前端管控，做到对档案资料的全面及时采集，同时利用大数据、云计算等技术，对档案资料进行分析处理。另一方面，推进数据分析创新。有效借助动态管理、横纵分析方法，在沿时间线纵向对比档案数据期间，及时对相关数据信息进行处理，剔除没有价值的信息，提升档案的真实性、准确性。

2.4建立企业档案管理多元化合作机制

多元合作机制指的是在开放、协同、互动理念的指导下，在企业档案管理的一系列工作中，在发挥企业档案馆及档案工作人员职能的基础上，有效发挥其他相关社会组织、团体、个人的作用，提升档案管理的整体质量、效率。多元合作机制作为一项复杂的体系，从合作主体角度出发，社会大众、社会团体等均可作为企业档案馆管理的合作对象。企业档案馆管理创新要实现与各方的合作，其中至关重要的一环就是要提高人们对档案及档案管理工作的认知水平。基于此，人们才有可能自主参与档案管理活动，并做出相应的实际行动。为此，一方面应加强引导，提高人们的“文档自觉”。新时期，社会大众在企业档案管理中扮演着越来越重要的角色，在这过程中，“文档自觉”是一项重要基础，其主要是指社会大众、组织成员对档案资料形成的正确认识，认识到为何形成、如何形成，并在明确其来历的基础上，了解其具备的价值，从而进一步去选择它、利用它，并自觉投入其中为其作出相应贡献。加强引导，提高人们的“文化自觉”，以切实调动起人们参与企业档案管理的主观能动性。另一方面，对于对企业档案管理有较高认知水平的群体，应加强与他们的交流合作，秉承满足使用者需求、深化为使用者服务的原则，充分发挥公众特有优势，以推进企业档案馆管理创新开展。比如，对于对相关领域有深度研究的专家学者或爱好者，可以在其使用档案进行研究学习时为其档案设置关键词，对档案进行解读，促进企业研究成果的推广应用。

企业档案馆管理创新不仅可以为企业制定决策提供有力依据，还能为企业工作考评提供重要参考，在企业管理现代化发展中发挥着十分重要的推动作用。鉴于此，应有效认识企业档案馆管理创新的重要性，构建健全企业档案馆安全管理体系，推进企业档案馆管理数字化转型；在企业档案馆管理中构建多元合作机制，以进一步推动企业档案馆管理有序开展。

3结束语

综上所述，企业档案反映了企业生产经营管理、组织管理、财务管理、行政管理、生产技术管理、固定资产管理等重要内容，在企业经营发展中有着举足轻重的地位。企业档案馆管理主要是指企业档案馆在履行相关法律法规赋予自身的职责时，采用合法的、合规的、经济的、行政的方式方法，以加强企业的档案管理工作。企业档案馆管理工作的开展效果影响着企业档案馆工作的优劣以及档案作用发挥的强弱。新时期，推进企业档案馆管理的有效创新，以积极的态度迎接企业档案馆面临的挑战，对于切实发挥企业档案馆的各项作用具有十分积极的意义。

参考文献

[1]张启明,刘春凤,李爽.知识经济时代下的企业档案管理创新研究[J].兰台世界,2020,(S1):49-50.

[2]安辉.基于大数据时代企业档案馆管理创新分析[J].科技资讯,2019,17(36):40+42.