分析实施档案数字化中的保存问题

分析实施档案数字化中的保存问题

邹二满

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摘要：档案数字化管理是科技的发展与技术的进步，它改变了传统档案管理中的某些缺陷，使得档案管理工作更加高效、快速，也有效地延长了档案的保存期限。在开展档案数字化管理的过程中，与之相对应的信息安全也是数字化档案管理中的一个重要环节。所以，要不断提升管理者的思想意识、专业技能以及软硬件设备设施等多个方面，本文对档案数字化过程中的几个问题进行了讨论。

关键词：档案数字化；保存问题；分析

引言

企业档案数字化指的是企业在生产经营和管理活动过程中，所形成的对国家、社会和企业具有保存价值的文件资料，通过现代技术手段，将其转化为数字化信息，并以数字形式存储、网络形式连接，利用计算机系统对其进行管理。电子档案的数字化为档案资料的利用与保存提供了极大的便利。档案数字化建设工作，使我公司的档案管理从人工“实体库房”逐步过渡到电脑“信息调度”，从“传统单一”过渡到“方便高效，资源共享”，从根本上改变了对档案的管理与使用。与此同时，还培养了一批具有丰富的档案管理经验，了解现代信息技术，并对数字化处理技术了如指掌的复合型档案管理人才，为企业加速实现档案工作的现代化提供了一支高素质的档案干部队伍。

1档案数字化管理与信息安全的相关概念

档案是企业进行经营活动的一种重要手段，它既是企业的基本信息，又是企业整体经营过程与成果的主要载体。通过对档案的有效管理，可以清晰地了解公司的发展状况和未来的发展方向。对于大型集团企业来说，要实现集中部署，应用分级管理，形成立体式的企业数字档案管理，这是企业发展的一个重要方面。档案数字化管理是通过计算机技术、扫描技术、OCR技术等现代科技手段，将传统的纸本文件以信息化的方式保存起来，可以将不同的文件资料转换成数字的文件信息，并将其保存起来。数字化档案管理可以将各种信息相互联系起来，并通过计算机系统对其进行管理，从而建立起一个井然有序的档案信息库，可以高效地保存海量的文件，还可以实现档案信息资源的共享。在目前阶段，提高整体工作的效能，还必须强化档案的数字化管理。信息安全主要指的是为数据处理系统所设置并采用的技术管理方面的安全防护，目的是保护计算机硬件和软件数据不会由于意外或恶意的入侵而被损坏或改变。在网络环境中，一些不法分子利用自己的账号和其他个人资料，假借他人之名，盗取他人资料。与此同时，也有一些骇客在电脑中植入了病毒或木马，盗取了文件资料。近年来，有关部门一直在加大对网络安全和信息安全的宣传力度，使每个人都意识到信息安全的重要性。同时，为了确保网络和信息的安全，各大运营商都在加强对网络的安全保护，加强对基础设施的保护。伴随着数字化、信息化的快速发展，国家各级政府对信息安全工作给予了高度的关注，在各行业都先后发布了发展计划，并且在关键信息基础设备设施、数据安全与个人信息保护、互联网等多个领域都制定了多项信息安全的法律法规和政策文件，这些都对信息安全领域的技术创新和应用落地起到了积极的推动作用，为信息安全的建设提供了更强的保障。

2建设工程档案数字化的创新管理的对策

2.1确立建设工程档案数字化创新管理的主要方向

要对现代信息技术的价值与功能有足够的了解，根据建筑工程档案管理的现实需求，建立一个先进的建筑工程档案数字化管理平台，并将其作为中心工作来进行。与此同时，要建立起一支高素质的队伍，注重对建筑工程档案管理人员的培养，并从外面引入优秀的人才，把对档案管理人员的培养作为推动建筑工程档案数字化的一个重要环节。要提高建设工程档案管理人员的专业素质和信息素质，并根据建设工程数字化创新管理的实际需求，积极从外部引进人才，要加强与高校、研究所的联系，保证新进人员“即插即用”。

2.2强化档案规范化制度机制的执行

体制机制是“三分建立，七分落实”的。关于制度机制的执行，首先，要突出制度机制对于档案数字化和规范化管理的重要作用，督促档案管理员严格遵循制度机制来推动建筑工程文件的数字化，并与建筑工程文件产生部门进行沟通，要求有关部门也要建立一个比较健全的制度机制，以保证建筑工程文件产生的规范性和完整性。另一方面，要构建起一套严谨的问责机制，这就需要在推动建设工程档案数字化管理的过程中，对那些没有将制度机制贯彻到位的单位和个人进行更多地问责，用一套严谨的问责机制来保证这些制度机制能够在实际中得到落实。

3档案数字化中的保存问题

3.1数字化档案的保存

科技的发展产生了数字化的记录。随著技术的进步，许多纪录都是以数码的方式呈现出来的。另外，方便存取的数码形式纪录的特性，更有助于由一般“物理”文件向数码形式的转变。但是，在现实生活中，存储数码信息要比存储像报纸或者电影这样的物质记录要困难得多。数字化所带来的庞大的数据量和数据的波动性，对新的软件架构提出了更高的要求，以保证数据的可扩展性，并避免对数据的偶然修改。档案部门只保留了一小部分的资料，而且在目前的情况下，这些资料并非最主要的，而且获取资料的方法也无法保证这些资料的真实性。接着，电子文件被传送到档案馆，由档案馆的管理者负责保管，但他们多数都不具备这样的能力。

3.2数字化存储系统

为了适应用户和产业的需要，数码媒体管理系统也在不断地进化。内容管理系统是一种用于储存、分享机构知识，并将无结构的资讯转变成有意义的资讯。各国政府已开始实施信息技术政策，以促进企业的创新，促进企业的数字化应用，但如何通过持续优化的管理架构，以达到预期的变革，仍是亟待解决的问题。很多企业都在改变自己的方式来设计和管理商业和科技的组合，计划，设计和实施数据文件来管理商业变革计划和项目，从而使日常的执行，结果和过程更加高效，更加成功，更加高效。只要有足够的资金，有足够的规划和组织，数码文件管理系统就可以透过执行经营策略，对每一家公众及社会公司都有重要的经营影响。数据存档管理体系结构、方法与技术、数据服务与数据平台是数据创新的基础，能够为企业提供新的数据产品与服务，进而促进企业竞争绩效规划，提升企业绩效。通过对这些新的数据进行重组与整合，我们可以创造出新的业务模型与数据结构，如社会情报，生活习惯分析，用户DNA等。数据驱动的特征和功能，比如微营销、大批量定制等，可以满足每一位顾客的个性化需求，而这些都是可以轻松实现的。

结束语

综上所述，在信息化的条件下，应该充分意识到推动建设工程档案数字化管理的重要性与必要性，在具体的执行过程中，首先，政府要对建设工程档案数字化管理给予高度的关注，指定专门的人员来推动建设工程档案数字化管理的发展。另一方面，要把信息化技术与建筑工程档案数字化管理相结合，从制度、技术、平台、载体、机制等多个层面上，全面推动建筑工程档案数字化管理体系的构建，使建筑工程档案信息资源的功能和价值得到充分发挥。

参考文献

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