新时代机关事业单位文书档案管理质量提升的路径研究

新时代机关事业单位文书档案管理质量提升的路径研究

杜海英

平昌县白衣镇公共事务服务中心，四川 巴中 636424

文书档案是记录机关事业单位在履职尽责过程中开展的各种活动的一种历史记录资料，以及所形成的具有保存价值的文书资料，通常包括计划，总结，命令，会议记录，简报，信函，通知，批复，报告，请示，指示，布告和决定等文种。而随着新时代机关事业单位职责的逐步增加，产生的文书档案逐年增多，文书档案在机关事业单位的工作推进、矛盾化解、经验总结等方面发挥着重要的作用与价值。随着社会的发展与进步，机关事业单位的文书档案管理要不断创新，与时俱进，不断创新。

1做实常规管理——提升新时代文书档案管理质量

1.1利用“一事一档”促进文书管理工作标准化

对文书档案管理工作而言，文书的处理是开展档案管理工作的前提与基础，因此负责开展档案管理的人员必须在日常工作中积极落实中央、国务办公厅出台的公文规范标准，进行文书处理的工作，统一文件的制作格式，统一文件的打印、装订规格，确保文件的打印质量和规范化，文书资料规范了，文书档案资料才能做到规范；其次，对文件进行整理时，必须充分考虑文件材料的形成规律及特点，对文件之间的区别与差异来进行统一分类，要严格按照“一事一档”来进行整理与立卷。

在文书档案的管理期间，作为档案管理人员应从以下几点入手：①必须根据文件的内容与特征来进行立卷处理；②必须根据机关事业单位的实际情况，以“事件独立性”为原则来对文书资料进行整理与分类；③应不断提高工作人员的业务素养与业务能力，对相关的责任进行落地，明确单位对内及对外的档案资料，坚决不混淆、不混杂，始终坚持“一事一档”的原则基础，让文书档案管理工作更具标准化与科学性。

1.2加强文书档案管理工作的保密安全

保密性、安全性是机关事业单位文书档案管理的最基本要求，因为文书档案中有很多涉密的伤及和本级的党委、政府的涉密和政策性很强的文件，还有关于人员的处分等资料，可见文书档案的保密性是其显著的特征之一，因此，这就要求在存放文书档案过程中，要求安排部门档案管理人员进行专门负责管理。在档案的存放期间应当禁止无关人员出入存放房间，警惕外来人员盗窃文书档案，且文书档案的办公室应与存放室分开，尽量不要混合使用。同时还应该加强文书档案管理人员的保密意识，充分意识到档案管理的重要性，平时多宣传保密工作的重要性，在工作团队中分享真实的文书档案泄露事件，宣传文书档案泄露后的危害性。

1.3健全文书档案管理制度

机关事业单位的文书档案管理制度需进一步完善，而在制度建立之初应遵从相应的制定原则。机关事业单位要依据国家档案法规和政策规定、技术标准要求，建立健全档案管理制度尤其是文书档案管理的制度，要结合本机关、本单位的实际和信息时代的背景出发从文书档案的资料收集，资料整理、归档，查询、安全保密等方面进行详尽的规定。以此为优化机关事业单位的文书档案管理的规范化、信息化提供制度支撑；同时，制度一旦公布，就要严格遵守并有效执行，做到违者必罚，确保制度的严肃性。

2.创新管理模式——提升新时代文书档案管理质量

2.1提高文书档案管理工作的创新意识

为了确保机关事业单位的文书档案管理工作可以在实践中取得理想成效，应教育引导机关事业单位职工特别是档案工作要提高思想认识，高度重视文书档案管理的创新工作。在机关事业单位的文书档案管理中，管理工作者要熟练操作电脑、扫描仪、数码相机、打印机、档案管理操作系统等，不断创新文书档案管理的工作模式、方案，尽力减少档案管理中的手工操作，实现信息化、数字化、网络化、程序化管理。作为机关事业单位灵动层要重视文书档案管理的创新发展，配备必须的电脑、扫描仪，购买软件等设施设备，思维实现档案管理的创新发展提供物质保障，让日常工作中所产生的各类档案资料都可以安全、有序的储存起来，积极提高档案管理工作的质量与效率，确保档案管理工作的有序性。

2.2优化档案保管方式大胆改革管理模式

为充分利用现代信息技术和数字技术、网络技术进行管理电脑化、数字化和软件化管理，将纸质档案转化为电子档案将其、与现有的电子文书档案一起，利用电脑和硬盘进行储藏，是实现文书档案管理的信息化、数字化、网络化模式。同时，结合乡镇党政机关和事业单位工作实际，构建文书档案管理新型管理模式，建立健全“三要”工作模式：即要明确文书档案管理的目标，把握文书档案管理的技术规范和质量标准，实行规范化管理，提高文书档案查询、利用效率，提升档案管理工作质量，确保文书档案资料收集齐全、整理规范、归档标准、储藏安全、查询服务方便快；要明确文书档案管理的组织领导，建立健全档案管理领导小组，确立分管领导，明确分管、主管、负责等人员的职责，将档案工作纳入年初机关事业单位工作计划之内，统一部署、统筹安排、系统检查考核，确保文书档案管理工作符合国家法律、法规和政策要求，实现文书档案的标准化、信息化、规范化。

为了提高文书档案管理工作的效率与质量，应对传统的人工管理模式进行创新，充分利用现代化的科学技术，可将互联网技术与网络技术应用到文书档案管理工作中，通过互联网技术来提高文书档案管理的效率，加快机关事业单位的文书档案管理工作的运行速度，逐步实现文书档案管理工作的自动化，比如可以应用文书档案管理软件来实现储存，提供历史档案的查询接口，提高文书档案信息的准确性与持久性，确保文书档案管理工作的模式适应现代化发函趋势。

3搭建信息化系统——优化新时代文书档案管理质量

作为机关事业单位的主要领导，必须充分认识到文书档案管理信息化建设在日常工作中的必要性与重要性，为相应部门提供必备的硬件设备，同时完善硬件设备的管理制度，定期开展硬件设备的应用培训活动，提高管理人员的信息素养。因此，机关事业单位文书档案管理人员要熟练掌握现代数字化技术、现代办公操作技术、和档案管理操作系统，能够熟练操作数码相机或扫描仪转化纸质档案为电子档案，能够熟练操作运用电脑、硬盘保存、查询文书档案；能够熟练对档案管理的专用电脑进行登录加密处理，对档案管理操作软件进行登录身份验证，从而进一步快文书档案的信息化管理步伐。

单位如果想要实现档案工作的长足发展，就要打造一支专业的档案管理队伍，使其具备档案管理的能力及职业素质。

在信息化、大数据的时代背景下，如果想要更好地对机关事业单位内部档案文件进行管理，就必须在管理部门中制定明确的管理制度及工作流程，必须避免管理工作中出现遗漏或丢失等问题。除此之外，还要对文书档案进行电子化处理，比如对文字性的资料进行扫描留档，而扫描的设备最好要应用上专业设备，降低失误率，有效提高工作效果，确保档案扫描工作的质量，对文书档案的目录等进行合理的编制，建立起相关的数据库，实现对数据的快速查询；对信息数据等进行备份处理，如此才能避免在未来的使用过程中出现丢失。

4重视人力物力投入——提升新时代文书档案管理质量

文书档案的管理与其他档案管理相比，其本身具有特殊性，出具备普通档案管理基本知识和业务技能外，还就是具有政治性、政策性和保密性。因此，文书档案管理工作人员出具有专业档案管理知识和技能外，还需要由较强的政治觉悟、思想道德水平，同时还要有吃苦耐劳精神和基本的职业道德，不怕条件工作艰苦，不怕久坐，能长期坚持踏踏实实，扎在档案堆里。因此，在文书档案管理工作中，乡镇也要强调对“人”的重视，通过理论学习及业务实践，来提升档案管理人员的操作水平及专业素养，让所有新资源都能为文书档案管理工作服务并充分调动机关事业单位人力、物力、财力，购买文书档案管理所必须的信息化、数字化管理的实施、设备，不断提升档案管理工作的整体质量与工作效率。

5结束语

综上所述，机关事业单位文书档案管理工作的核心在于提高服务水平，对管理理念进行创新与改进，利用现代化的信息技术对文书档案管理进行升级处理，并提高相关人员的管理意识与能力，确保管理工作的质量与效率，更好地为人民群体提供文书档案服务，激励机关事业单位的蓬勃发展。

参考文献

[1]杨彬.浅谈如何做好机关事业单位文书档案管理工作[J].黑龙江档案,2023(01):225-227.

[2]李晶.基于大数据的机关事业单位办公室文书档案管理分析[J].办公室业务,2023(02):148-149+192.