国有企业档案数字化建设与档案管理研究

国有企业档案数字化建设与档案管理研究

劳羡波

武汉数字工程研究所 湖北省 武汉市 430205

摘要：档案数字化是信息时代的产物，国有企业档案类型复杂、数量多，仅靠人力方式管理会耗费大量的时间与人力成本，且管理质量难以保证。为了提高档案管理水平，有必要加强档案数字化建设。当前，国有企业档案数字化建设还存在较多的问题，国有企业应给予足够的重视，并结合单位实际及时优化建设方法。因此，本文就国有企业档案数字化建设与档案管理进行分析与探讨。

关键词：国有企业；档案数字化；档案管理

一、企业档案管理与数字化建设的重要性

（一）有助于提高档案管理质量

企业档案数字化建设在信息时代背景下已经成为匹配时代发展规律、提高档案管理工作效率的整体趋势，可起到进一步优化档案管理工作的作用。原本的纸质档案信息通过上传至云端，可实现原始信息的数字化转换，打破以往纸质档案利用方面的空间与时间限制，确保档案信息在有需求利用的情况下被更多利用者及时调阅与分析，解决以往的档案封闭化管理所带来的一系列问题，达到服务型工作状态的转化目的。信息化技术手段的使用，促进整个档案保存流程表现出永久性特征，解决以往纸质档案易丢失、易破损等问题，保证档案信息资源的配置合理性，为企业在决策与长期发展过程中提供更为优质的服务条件。

（二）匹配新时代发展需求

信息时代背景下要求企业的发展将档案管理作为优先考虑的工作类型，明确其在企业发展过程中的战略地位。为此，建议组建档案信息职能部门，负责纸质档案的数字化转换与新产生档案数据的上传、管理、分析等工作，实现信息资源高效共享与应用目标。各个部门的员工同样需要根据其自身职位分配包含不同权限的档案提取账号，将档案信息在技术、管理等层面的应用优势予以充分发挥，为员工提供更多的信息使用方便条件。还需加大对档案信息的筛选力度，做好对应的信息整理与服务工作，确保筛选获得档案信息的真实性与完整性，奠定后续企业科学决策的参考保障基础。

二、档案数字化建设要点分析

（一）加强文件数据的收集与积累

数据是数字化的最基本元素，文件数据是数字档案的主要来源。数据主要包括电子文件和纸质文件。其中纸质文件通过扫描和处理，形成与电子文件的对应和确认。通过数据的收集，不但能确保文件的真实性，还维护了文件的系统行、完整性，防止信息内容载体的丢失、损坏的现象，保护了文件的安全性。也为数字化提供坚实的基础。

（二）科技电子档案整理

对于研发型和生产型的企业来说，在其日常运营环节涉及的技术类文件数量较多，包括系统、设备图纸、方案、技术设计、评审报告、结构设计、试验大纲、试验报告等，需依照科技档案的种类和项目做好分类与归档工作。对于较为重要的设备、技术方案等应及时展开档案存储，要求存档电子版信息，纸质文档完整扫描成相应档案信息，将多种信息上传至云端平台。为进一步保证档案资料的安全性，建议以U盘存储、光盘刻录等方式同步展开备份工作，进而起到双重的档案信息保护作用。

（三）文书电子档案整理

对于企业来说，各类的文书档案产生量极为庞大，保证档案信息的管理效果较为关键。首先是内部文件，依照不同部门、不同保存年限、不同保密等级等进行分类整理、保管，同时做好数据备份工作。建议组建相应的档案管理系统，做好分类整理工作，提供更多的服务条件，确保文书档案文件目录及时更新，为后续查找与应用提供方便。其次是外来文件，档案管理人员需定期对外来文件进行收集与整理，并做好相应的数字化扫描工作，确保档案信息可完整上传至云端。针对已经整理完毕的文件类型，要求档案管理部门展开相应工作，确保存档的统一性，明确各类档案信息的保密等级与具体的保管期限，确定分类号与档案号，以方便后续工作人员的信息查阅与随时调用。

（四）会计电子档案整理

对于企业来说，其财务信息需及时展开数字化档案建设工作。首先是工资单，需确保所有员工信息完整记录于档案，并应进行实时更新，明确每个员工的部门、职责、工资、保险等。员工对工资产生疑问，需确保档案查找的及时性，确保能够在第一时间获取到合理解释，确保整个工资发放环节的透明与公平。其次是在企业运营环节包含了诸多资金出纳内容，需及时将账本信息存储于云端，保证数据化操作效果。所有的资金流通行为均应进行及时记录与整理，对应的每一笔资金流动均能够在第一时间找到对应部门与审核人员，并同步开展电子签名上传等工作，确保账本数据的真实性与有效性。

三、企业档案数字化建设与管理建议

（一）做好整体规划

国有企业档案数字化建设要遵循“统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理”的原则。第一，统一规划，使国有集团企业信息化与国有企业管理信息化相同步。第二，统一标准，实现业务系统与档案系统间的无缝衔接。第三，统一设计，增强档案管理系统数据架构、系统架构、安全架构的功能性、安全性。第四，统一投资，确保档案数字化资金来源的可靠。第五，统一建设，建立“大集中”的档案管理系统。第六，统一管理，为档案数据运行维护、安全管理创造有利条件。

（二）自主可控建设

国有企业一般承担着国家重点项目，存在这卡脖子和泄密的风险，因此企业档案数字化建设必须考虑自主可控需求。档案数字化的自主可控包括基础硬件平台、操作系统、工具软件等几个方面。基础硬件平台主要选用国产化计算机平台，比如处理器采用飞腾、龙芯CPU的计算机，扫描仪、打印机等采用国产品牌的产品。操作系统采用中标麒麟、银河麒麟等国产化操作系统。工具软件包括数据库、文字处理、图像处理、办公软件、文字输入法等软件，这些软件，国内都有相对应的产品，在建设过程中，根据应用需求优先考虑国产化品牌，达到自主可控的目的。

（三）增加经费保障

国有企业数字化档案工作与企业方方面面都有联系，要在经费保障、人员队伍、部门协调、组织结构等方面得到领导的倾力支持。第一，国有集团企业领导的支持是做好档案数字化建设的先决条件。因此，国有企业领导要充分认识到档案管理对于企业的重要作用，对数字化档案管理形成清醒地认识，在组织结构与经费保障等方面给予足够的支持，把档案数字化建设作为企业的常规任务来管理，从而推进档案管理工作的稳定发展。第二，针对档案部门所需的软硬件等电子设备不足的问题，国有企业要在经费拨付政策方面给予倾斜，确保经费落到实处，从而为做好档案数字化建设投入必备的设施，确保该工作的顺利推进。

（四）做好技术引进

国有企业要引进先进的档案管理软件与操作系统，改进现行的档案管理模式，提高国有企业数字化档案管理的工作质量与工作效率。第一，引入合适的服务方，由引入的服务方进行纸质档案、音像档案数字化加工，将其转化为储存在光盘、磁盘、硬盘上的数字文本、数字图像；第二，制定规范的工作流程，对数字化实施的各个环节进行登记、整理、汇总，且形成规范记录，如工作流程单、档案交接单等；第三，做好档案扫描与图像处理，根据档案幅面大小选择扫描仪，并对影响阅读的扫描件进行处理，去除图像黑边、折痕、污点；第四，做好录入和校对，逐条核对数据正确性，核对著录项目的完整性；第五，做好数据挂接和备份，确保档案一式两份或三份，且进行档案备份异地存储。

（五）健全档案制度

国有企业可依据相关法律法规，构建完善的档案管理制度，强化档案管理体系建设，使档案管理工作做到有法可依、有据可循。同时，制定完善的档案管理流程，健全档案数字化管理的标准体系，从而提高档案数字化管理质量，内容包括数字化档案管理技术标准、纸质档案数字化管理标准、电子档案归档标准、信息安全规范、多媒体信息操作规范及目录与全文数据库质量标准等规章制度。例如，在日常档案查阅过程中，案卷拆装要根据情况灵活处理，能不拆的尽量不拆；档案案卷与原件没必要装订，只需按先后顺序装入案卷盒内即可；尽量避免整卷的装订，从而有利于档案的存储与保密。

结束语

总之，档案数字化建设与管理在企业运营过程中所起到的重要作用毋庸置疑。从实际情况来看，纸质档案至数字档案的转换，可将档案利用效率与质量进一步提升，进而帮助企业提升自身的市场竞争力。为此，需切实落实相应的档案数字化建设与管理措施，进而为企业的可持续性发展奠定坚实基础。

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