基于HIS系统药品采购报表的设计与应用降低全院药品周转天数

基于HIS系统药品采购报表的设计与应用降低全院药品周转天数

丁建芬1  周莹1 崔文娟1 仲乐翔1 *金太伟2

1.苏州市吴江区儿童医院 江苏苏州  215000

2.苏州大学附属儿童医院  江苏苏州 215000

摘要：目的 降低全院药品周转天数，降低药品库存积压和医院资金的占用；方法 通过与医院信息部门合作，优化采购计划报表设计，把相关考核要求纳入到计划报表中，便于药库工作人员在实际操作过程中落实更具体，更便捷；结果 在采用新报表后，优化了采购模式，提高了药库工作人员的工作效率，在一定程度上减低了医院药品库存积压，降低了医院资金的占用；结论 对采购计划报表优化后，不仅提到了药品周转率，降低了药品周转天数，节约了医院很多资金。

关键词：药品周转天数；采购计划；HIS报表

苏州市吴江区儿童医院于2019年12月28日正式开始运行，是经江苏省卫生健康委员会批准设置、由吴江区人民政府举办的非营利性三级儿童专科医院。在医院筹建运行之初，无法准确预估周边儿童患者就医的需求和家长们对一家新的儿童专科医院的接受程度。然而，自正式对外运营开始，即面临着冬季儿童就诊的高峰期。翌年即面临全国疫情的冲击，医院门急诊量从高峰期的2500以上，直线下降到一度出现每天处方低于200张，从而导致全院药品大量积压，远远超过了“15天”的考核要求。

药品的库存问题一直都是医院管理工作中的重点内容，药品的管理效果直接影响着医院的药品周转效率，同时也影响着资金的占用成本[1]。药品的库存管理在药学工作中非常重要，合理的库存周转不仅能保障药品的供应，而且还可以避免资金的积压，但过度的药品周转又会导致缺药的风险[2]，医院对此十分重视。

1.影响药品周转的因素

季节性发病率的波动，医师用药的习惯性，超适应证或超规定剂量用药等给药品库存管理带来不确定因素，为保证药品供应，应在加强药品库存管理的同时，综合考虑多方因素，及时清理因数量、质量、有效期等因素造成的积压药品[3]。药师工作经验不足，药库岗位人员轮转后，对工作流程不熟悉也是相关因素。此外，2020年以来的几轮新冠疫情应急期的出现，也是产生了较大的影响。积压药品不仅占用药品库存，还增加了药品的安全隐患[3]。

2.方法

本文以2022年全院药品周转情况为例展开讨论，当年每月的周转天数如下图示：

图1：我院2022年全院每月药品周转天数

如上图示，2022年全院药品周转天数普遍较高，主要受疫情影响较大。2023年初，随着疫情正式放开后，全院诊疗秩序逐步恢复正常，药品供应节奏和临床使用趋于稳定。2023年3月，围绕医院考核要求，以采购分管领导为辅导员，药库工作人员开展头脑风暴，分析药品的采购流程、采购频次、采购量等方面因素，对药品采购计划表做了深入分析，并提出了改善方案。调整前的药品采购计划表如表1。

表1：调整前的药品采购计划表

该药品采购计划表所列项目，主要通过对过去一段目标统计期内药品的消耗量，分析门诊和住院的药品的使用情况，再结合现有全院库存来评估未来几天内的药品需求采购量，采购频次为每周1次，必要时补量。该表在医院信息科的支持下，以外挂报表的形式呈现出来。

在大家头脑风暴后，对原采购计划表所列项目做了调整，主要增加了关键项目“统计期内日均消耗量”、“现有库存天数”、“计划库存天数”、“计划采购天数”。在信息科同事的帮助下，调整后的药品采购计划表设计如下表2。

表2：调整后的药品采购计划表

列表项目中，以做计划当天的“全院库存”和“统计期内日均消耗量”可计算出“现有库存天数”；“计划库存天数”是按考核要求设置了固定值“15天”，让信息科在做报表时已确定好；“计划采购天数”则等于“计划库存天数”-“现有库存天数”，即以二者相差的正数值来判断现有库存还需要做计划的天数；项目中“拟采购量”的计算方法为“统计期内日均消耗量”╳“计划采购天数”。这个“拟采购量”参考了历史日均消耗量和计划需求天数，其对计划采购量有着十分重要的参考意义。

为推动此落地，邀请了医院信息科同事参与，利用现代化信息技术与药学理论知识、库房管理知识相结合，通过与计算机技术人员进行充分沟通，总结药房存储、药品发放、药品周转过程中存在的问题，同时阐明量化管理的目标与需求，建立量化管理系统与实施准则[4]。比如“统计期内日均消耗量”、“现有库存天数”、“计划采购天数”三个关键项目结果在系统中直接换算好，在导出报表时以最终结果呈现。在具体实施过程中，先以“计划库存天数”为基础，同时每周增加一次采购计划，必要时临时补量。监测期内，根据临床用药情况，每周可适时调整采购天数在15天以下，甚至7-10天的范围。

结果

通过连续4个月的持续监控和评估，在保障药品供应和临床需求量的基础上，周转天数从年初最高的95.03天，降低到7月的10.49天，连续月末库存显示在200万左右，改善结果明显，达到了预期成效，如下图2示：

图2：2023年1月-9月全院每月药品周转天数

小结

对于儿童专科医院而言，还要根据当下季节和儿童流行病情况来对计划量进行综合判断和评估最终的计划量。这对药品采购计划制表人来说，不仅要有足够的工作经验、丰富的专业知识，还要有与政策和流行病的认识相适应的敏感性。信息科的参与为本次改善工作中提供了很大的支持，极大地的降低了药库人员工作量，提高了工作效率，从而有效降低了医院药品的积压，提高了药品周转率。

参考文献：

[1] 史继山,刘炜, 提高库存药品周转率降低资金占用成本的对策探讨,世界最新医学信息文摘,2016年第16卷第49期:219-220

[2]林燕,廖颖芳,童丽萍等.PDCA管理循环在提高药品库存周转率的应用探讨[J].药品评价,2017,14(4):22-23,26.

[3]王静.某三甲医院药品库存周转率与药品短缺率关系的探讨[J].实用药物与临床,2016,19(7):920-922,923.DOI:10.14053/j.cnki.ppcr.201607035.

基金项目：2022年度苏州市科技发展计划（医疗卫生科技创新-医学创新应用研究[第二批]）

指导性项目（SKYXD2022010）