不动产权属档案数据存在的问题及解决方法

不动产权属档案数据存在的问题及解决方法

余惠娟

厦门市自然资源和不动产权属档案中心

不动产权属档案数据管理工作在自然资源管理中具有重要的作用，是自然资源管理和规划的重要依据，也是保障不动产权利的真实性、合法性和稳定性的重要保障措施。在不动产权属档案的形成、整理、保存的过程中，衍生出一些数据上的问题，给后期调取相关信息造成了一定的不便，亟待我们去解决。因此本文从不动产权属档案数据管理者的角度出发，叙述了不动产权属档案数据管理中发现的问题，并结合实际，综合性地给出了解决这些问题的思路与方法，以期为档案工作者提供参考。

1、不动产权属档案数据的管理现状

在不断规范的制度下，不动产档案数据不断细分，使其对不动产档案的工作者的要求也不断提升，不动产权属档案数据的管理成为档案工作者的一项基本职业技能，其主要职责包括：收集和整理不动产权属档案数据；维护和更新不动产权属档案数据，以确保数据的准确性和完整性；提供不动产权属档案数据查询服务；管理不动产权属档案数据的安全；协助处理不动产权属纠纷；推进不动产权属档案数字化建设，提供按数据管理的效率和质量，为不动产权属管理提供更好的服务；保障不动产权属信息的真实性和合法性，维护不动产交易的公平、公正和合法性；为不动产交易提供必要的证明和依据，减少不动产交易的风险和纠纷；促进不动产市场的健康发展，提高不动产交易的效率和透明度；保护不动产权利人的合法权益，维护社会稳定和公共利益。

2、不动产权属档案数据中存在主要问题

从多年的不动产权属档案的管理和利用中我们发现，不动产权属档案数据中存在着一些问题，主要表现为数据不完整、数据不准确、数据重复、数据保密性不足、数据管理不规范以及数据共享不流畅等问题。

2.1 数据不完整问题主要体现

不动产权属档案数据不完整问题主要体现在以下几个方面：缺少必要的权属证明文件，如土地使用证和房产证等；缺少权属变更的相关文件，如买卖合同、赠与协议等；缺少权属转移的相关文件，如继承证明、遗嘱等；缺少权属限制的相关文件，如抵押证明、查封通知等。

2.2 数据不准确问题主要体现

   不动产权属档案数据不准确问题主要体现在以下几个方面：登记信息不全面。不动产权属档案中登记信息不全面主要表现为缺少某些重要信息，如权利人的身份证明和权利的来源；登记信息错误。不动产权属档案中登记信息错误主要表现为权利人的姓名错误（出现姓名别字）、证件号码错误（新身份证发放后，出现与老身份证信息不符合的问题），这样会导致权属不明确的问题；登记不及时。不动产权属档案中的登记信息更新不及时，可能存在权利人已经变更，但档案未得到及时更新的情况，这样会导致利用失败。

2.3 数据重复问题主要体现

不动产权属档案数据重复的问题主要体现在以下几个方面：同一不动产存在多份权属证书或权属登记文件，如多份房产证、土地证等；同一不动产的多份权属登记申请材料，如多份权属转移、抵押等申请材料；同一不动产的多份权属登记信息，如多份权属登记簿、权属查询结果等。

2.4 数据保密性不足问题主要体现

不动产权属档案保密性不足问题主要体现在以下几个方面：不动产权属档案的存储和管理不规范，容易造成档案丢失、泄密等问题；不动产权属档案的查阅和复制权限管理不严格，容易被非法获取和利用；不动产权属档案的信息安全保护措施不足，容易被黑客共计和病毒感染；不动产权属档案保密意识和保密培训不足，容易造成工作人员的疏忽和失误；不动产权属档案的公开透明度不高，容易引发社会公众的猜疑和不信任。

2.5  数据管理不规范问题主要体现

不动产权属档案数据管理不规范问题主要体现在以下几个方面：数据采集不规范。不动产权属档案数据的采集应该严格按照规定的标准和流通进行，但在数据采集时，可能存在数据来源不清、数据格式不统一、数据质量不高等问题，导致数据不完整、不准确、不可靠；数据存储不规范。不动产权属档案数据存储应该按照规定的标准和流程进行，但是在数据存储时，可能存在存储方式不规范、存储位置不明确、存储设备不安全等问题，容易导致数据丢失、损坏、泄露；不规范使用。不动产权属档案数据使用时，可能存在数据权限不明确，数据共享不畅、数据分析不充分等问题，导致数据无法充分利用、无法为决策提供有效支持。

2.6  数据共享不流畅问题主要体现

不动产权属档案数据共享与数据保密是一个矛盾体。此文先不在此方面进行详述。不动产权属档案不动产数据共享不流畅问题主要体现在以下几个方面；数据来源不统一。不动产权属档案数据来源于不同的部门和机构，数据格式和标准不一致，导致数据共享困难；数据质量不高，不动产权属档案数据质量参差不齐，存在数据缺失、错误、重复等问题，影响数据共享的准确性和可靠性；数据安全性不足。不动产权属档案数据涉及到个人隐私和财产安全，需要保护数据安全，但是目前数据共享平台的安全性还不够高，容易被黑客攻击导致数据被盗或者系统崩溃；数据共享机制不完善。目前不动产权属大难数据共享机制还不够完善，缺乏同一的数据共享标准和规范，缺乏有效的数据共享协议和机制，导致共享效率低下。

3、不动产权属档案数据问题解决思路和方法

针对不动产权属档案数据中存在的问题，笔者根据实际工作中的经验，给出以下解决方法和思路。

3.1 严谨细致确保数据完善

为解决不动产权属档案数据不完善的问题，可以采取以下几个措施：通过权属证明文件的收集和整理保证档案数据的完整性、准确性、及时性；加强对不动产登记人员的培训和管理，提高其业务水平，促进档案工作的顺利开展；完善权属变更和转移的登记管理和权属限制的登记管理，及时更新档案数据，确保档案数据的准确性；建立健全档案管理制度和流程，确保档案数据的完整性和安全性；推进不动产登记信息共享机制，实现部门内部之间的信息共享，避免重复登记和信息不一致的情况；加强对不动产登记机构的监管力度，确保其履行职责，严格审核登记信息的真实性和准确性；推广电子登记系统，建立同一的不动产权属档案管理系统，实现数据共享和信息互通；信息的自动化管理和共享，提高登记效率和准确性；引导不动产权属登记的规范化，避免重复登记和重复申请；严格不动产权属登记信息的核查和比对以及不动产权属档案的整理和归档，及时发现和纠正数据重复问题，确保档案信息的完整性和准确性。

3.2 多措并举确保数据安全

针对不动产权属档案数据保密性不足的问题，可以采取以下几个措施着手解决：一是加强不动产权属档案的管理，建立完善的档案管理制度，确保档案的安全性和保密性；二是推进技术手段的应用，采取先进的信息技术手段，加密存储和传输不动产权属档案，防止信息泄露；三是完善人员培养和考核机制，建立健全人员管理制度，对档案管理人员进行背景审查和培训，提高其保密意识和能力；四是加强监督和检查，建立健全监督和检查机制，对不动产权属档案的管理情况进行定期检查和评估，及时发现和解决问题。

3.3科学管理确保数据规范

针对不动产权属档案管理不规范的问题，可以从以下几个措施入手解决：一是建立数据采集标准，明确数据来源、数据格式、数据质量等要求，确保数据采集的准确性和完整性；二是建立完善的数据存储体系，包括数据备份、数据恢复、数据安全等措施，确保数据的安全性和可靠性；三是建立数据共享机制，明确数据使用权限和范围，提升数据分析和挖掘，提高数据利用效率和价值；四是建立健全数据管理制度，加强对数据采集、存储、使用等环节的监督和管理，确保数据管理规范化、科学化。 

3.4 不断优化确保共享流畅

针对不动产权属档案数据共享不流畅的问题，可以采取以下几个措施解决：一是建立不动产权属档案数据统一来源机制，统一数据格式和标准，确保数据来源的一致性和准确性；二是完善数据安全保护机制，加强数据加密和权限控制，确保数据安全性，三是建立不动产权属档案共享数据平台，提供数据共享的渠道和服务，提高数据共享效率；四是加强不动产权属档案数据共享的法律法规建设，明确数据共享的范围、条件和规定，保障数据共享的合法性和安全性。  

4、结束语

不动产权属档案数据为不动产权利的合法性和稳定性提供保障，促进不动产交易的顺利进行，为不动产的管理开发、不动产的价值评估以及不动产权益纠纷解决提供依据。不动产权属档案数据保障了人民的重要财产权益，是社会稳定运行的重要数据保障。作为不动产权属档案的数据基层管理者，我们在长期的不动产权属档案的管理和利用工作中，发现存在数据安全性与便捷性、数据保密性和公开性、数据管理成本和效率、管理者的管理责任与权利以及技术更新与传统管理方法等各方面的矛盾和问题。这些矛盾和问题都需要我们基层档案管理者不断的思考，努力创新工作思路和方法，不断增强业务能力，让不动产权属档案数据更好的为社会服务。

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