电子档案数字化转型创新模式的管理研究

电子档案数字化转型创新模式的管理研究

王雪梅1、李霞2、郝娜3、冯丹阳4

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身份证号2：370785198610187880

身份证号3：140411199006090426

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摘要：随着信息科技的不断发展，电子档案的分类与管理方式正向“全新化”方向发展。将网络信息技术引入到档案工作中，可以帮助完成档案的数字化，为海量的档案资料的综合管理创造便利的环境。为此，各单位及有关领导应当对数字档案进行关注，努力促进网络资讯科技的运用，为今后的可持续发展打下坚实的根基。

关键词：电子档案；数字化转型；创新管理

引言：当前，我国电子档案分类与管理面临着结构性矛盾突出、支撑体系不健全等诸多问题，也给电子档案分类与管理带来了风险。因此，为了更好地服务于广大用户，我们需要不断改善现有的电子档案管理系统。另外，由于采用了区块链的方法，使得电子档案的安全得到了很大的保证。

1档案数字化管理的意义

1.1有助于资源节约

在传统的档案管理模式下，档案的采集、管理和存储都要消耗很多的资源。而随着数字化的发展，档案管理员可以不受时间和空间的限制，将资料直接上传到网上，存储和复制都会变得更为便捷。在收到电子文档后，用户可以直接将其印刷出来，从而达到一次性投入和重复使用的目的，极大地节约了人力、物力和财力。

1.2便于档案资料存储

在过去的档案管理中，纸张档案的处理方式是最重要的，然而，由于纸张容易受到气候、温度和人为等原因的干扰，导致其受潮损坏，从而导致重要的资料不能被辨认，这给档案的管理带来了极大的困难。数字化档案管理模式的推广与实施，可通过摄像机、扫描仪等将纸质档案的信息直接上传到计算机中，节省了大量纸质存储空间，还可免受外界因素的影响。

1.3有助于实现档案数字资源共享

由于传统的档案系统受到时空限制，许多材料不能高效地传递，造成了校际间信息沟通的难度。而实施数字化档案管理，使得远程数据的共享不再受到时空的限制，从而实现了远程数据的有效利用。

2现阶段电子档案管理的矛盾与困境

2.1支撑系统不完善

当前，对于电子档案的管理来说，存在着以下几个问题：尽管电子档案的采集规模越来越大，并且可以通过系统的管理来实现它的检索和利用，但是，对于电子档案的管理来说，仍然缺少一种有效的体制保证和一种科学的方式进行资源分配。电子档案建设工作缺乏有效的资金支持。随着时代的发展和科学技术的不断发展，人们对于电子档案的要求也越来越高，但是，无论是系统的更新还是技术的更新，都离不开经费的制约，这极大地限制了电子档案的发展，所以，国家应该加强对电子档案的管理工作的支持，保证它能够在当前的时代需要的前提下，安全高效地运行。

2.2安全性存在隐患

其特点在于：一是其所涵盖的领域很广，缺少高效的技术支持，各个部门很难根据一个统一的规范对其进行鉴别、分析和处理，从而对其管理的安全性、可靠性和合法性造成了很大的危害。二是随着数字签名、电子印章、时间标记等加密手段的推广，尽管其可靠性与操作性日趋完善，但仍然存在对第三方支撑过度依赖等不足。此外，由于受到网络攻击，还可能造成对电子文档的破坏，通过多种方式对系统设置进行破坏，对软件漏洞进行攻击，窃取机密信息，对档案内容进行篡改，这对电子档案的工作安全性和工作品质造成了极大的危害，对档案系统的安全性和可靠性产生了一定的影响。

2.3数字化档案管理覆盖面不全

科学研究项目文档具有规模大、类型多等特点。档案管理系统能够完成档案的在线流转与在线存档。然而，目前很多档案还没有实现电子档案的电子化管理、保存和使用，这就给单一档案管理的应用带来很大的困难。

3电子档案管理的优化模式

3.1构建现代化电子档案管理模式

随着我国对电子档案的信息化建设的不断推进，大量的电子档案难以收集，难以查阅，难以保存。以新的科技为基础，在实际工作中，必须针对特定的服务需求，对现有的档案管理方式进行革新与重组。第一，要建立数字化的电子档案的思想。数据化思想是基于数字化的知识，提高工作的效能，促进服务的最优，它是运用电脑科技来分析、解决和追踪各类问题的一种管理方法在信息时代来临之际，档案管理工作已经从传统的实物管理转向数字化的档案管理。特别是《中华人民共和国档案法》的最新修改，对档案的地位、功能以及保密管理提出了更多的规定，促进了档案管理人员的思维观念的更新。第二，资料整合的管理推动了商业过程的电子化。从档案源头着手，把档案管理工作扩展到档案终结。通过外部直接连接、内部贯通与线下互补相结合的方式，实现了对电子文档的自动化采集。在档案的管理过程中，通过将各资料之间的关联起来，构建一个多源异质的档案自动系统，既可以达到网上整合的目的，又可以加速无纸工作的进程。第三，软件与硬件相结合，确保了档案的自动处理。要充分利用物联网和人工智能等先进科技手段，提高档案工作质量。

3.2建设档案目录数据库

按照《档案管理规范》要求，建立和不断改进我国《档案管理办法》中的重要内容。档案管理人员会根据档案的名字和详细的内容，将重要的数据录入到电脑中，然后生成对应的目录数据库。同时，也为企业的管理者们带来了方便快捷的工作环境。档案目录数据库的创建也是非常关键的，它可以通过网络传输方式将其状况的改变记录在数据库中，从而实现对信息数据的及时更新。

3.3提高档案管理人员的信息素养

由于档案工作自身的特殊性，它是一个非常复杂、系统的工作，它的数据量大、种类多，特别是在信息化环境下，对它的需求也越来越大。在当前的形势下，许多从业者的职业素质还需要提高，特别是在他们的信息素质上，由于受到了传统的思维方式的制约，他们对 IT产生了抗拒，或者不愿积极地去吸收新的知识。因此，要把档案工作推向一个新的台阶，就需要全方位地提高工作人员的业务素质和业务素质。首先，我们必须重视吸引优秀的人才。提高招聘的标准，广招人才，建立一支高素质的人才队伍。通过邀请相关领域的专家来做演讲，召开工作交流会，宣传和宣传信息科技在档案工作中的运用，以此来提高档案管理者的信息素质。其次，从业者要改变自己的思维方式，认识到自己在 IT方面的优势，加强自己的工作能力，提高自己的职业素养，使档案管理的数字化工作更加顺畅。

3.4及时更新业务知识

随着档案数字化建设工作的开展，档案管理人员可以积极地去掌握更多的电脑云管理技术，不断地巩固自己的知识基础，提升信息化处理和档案维护管理的能力，保证档案信息在一个高效的管理过程中保持着及时的更新，从而保证所收录的档案数据的真实和可靠。作为一名能够持续地学习到先进的管理内容，并且能够及时地更新自己的知识储备的档案管理者，是保持良好发展状况的一个关键的后备资源。

结语

档案管理信息系统是一个复杂的系统工程，需要各部门的配合。为此，不仅要构建完备的档案管理制度，还要从制度建设、硬件配置和比例存储等几个层面进行改进。采用数字档案的方式，可以使档案的工作得到最大程度的最大限度地发挥其作用，降低了大量的工作，节约了人力、物力、财力。数字化改革要求建立健全的档案系统，加速实现无纸办公，最大限度地利用数字档案的优点。

参考文献

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[2]何宗哲.人事档案电子档案归档和电子档案管理研究[J].兰台内外，2023（13）：37-39.

[3]刘永柱.电子档案管理在高职院校档案管理中的有效应用[J].兰台内外，2023（10）：61-63.