信息技术在人事档案管理中的应用

信息技术在人事档案管理中的应用

王晶，于洪伟，孙启明，孙岩，李晓冬

单位：国网济南供电公司 邮编：250012

一、新时代人事档案信息化建设的总体要求

人事档案是记录个人工作经历、学历、职称、考核、奖惩等信息的重要文件，对于个人和组织都具有重要意义。然而，传统的纸质人事档案在存储、管理、查询和利用方面存在诸多局限。

近年来，人事档案信息化建设的需求越来越高。一方面，《中华人民共和国档案法》对加强档案信息化建设做出明确规定，鼓励传统档案载体数字化，推动数字档案利用，加强监督检查，为档案信息化工作提出了新要求、新方向。另一方面，随着党管档案原则的落实，对人事档案管理的工作效率、标准化和规范化程度、信息利用情况、信息系统及数据安全等工作提出了更高要求，档案信息化建设要实现“存储数字化、管理集约化、流程自动化、服务远程化、应用智慧化”，才能满足新形势、新要求的需要。

二、信息技术在人事档案管理中的应用原则

1.档案管理和安全管理相结合的原则。一方面，积极探索应用档案管理、人工智能和大数据应用的新设备新技术，提高人事档案管理效率和质量。另一方面，将安全作为第一要务，设备管理、档案保管和管理，都要在确保安全的前提下应用新设备新技术。

2.信息共享和严格保密相结合的原则。一方面，充分挖掘档案资源价值，加大信息分析和资源共享力度，更好地为领导班子和领导人员队伍建设提供支撑服务。另一方面，严格遵守保密纪律， 严格管控信息共享范围和管理权限，做好数据加密和备份。

三、信息技术在人事档案管理中的应用探索

1.打造现代化人事档案库房。利用智能设备和先进技术打造立体、可视、安全的现代化档案库房。一是实现人事档案库房智能管控。发挥物联网、大数据、人工智能技术优势，打造智能楼宇管控平台，整合双指纹门禁、人脸识别、智能细水雾防火、智能环境监控等功能，实现智能化库房管控。二是实现人事档案库房智能应用。研制档案库房智能机器人，并利用RFID（即“电子标签”）条形码、二维码等技术，支持档案排架独立自主运行，完成档案智能定位、自主盘点、自动拿取，实现“无人值守”智能库房的建设目标。三是建设分布式库房体系。对于大型集团企业来说，下属单位较多，地理位置分散，标准化库房管理存在一定困难。通过分布管理、一体管控的模式，建立以本部库房为中心库房、下属单位库房为分布式云存储库房的“1+N”智能档案库房云体系。四是实现沉浸式档案体验。探索建设虚拟档案展厅，利用VR/AR(虚拟现实/增强现实)技术建立虚拟档案展厅、利用全景摄影技术合成全景图片，用户可在整个场馆自由漫游，720度全景无死角查看档案细节，实现无距离、沉浸式人档互动体验。

2.实现传统纸质档案数字化。数字化人事档案是通过扫描仪等信息设备对纸质人事档案内容进行信息转化处理后形成的电子数据，包括档案目录数据、档案原始图像数据和档案高清图像数据等。数字化后的人事档案可以通过电子设备进行访问和传输，提高了档案的利用率和管理效率，同时也有助于保护档案的安全和完整性。数字化后的人事档案可以方便地进行备份和迁移，避免了传统纸质档案在存储和传输过程中的损坏和丢失风险。人事档案数字化的实施分为前期准备和正式实施两个阶段。在前期准备阶段，应指定数字化人事档案数据采集专责人，专责人负责对纸质档案材料逐份核对鉴别后，进行扫描录入。配备数字化人事档案系统、档案信息采集专用计算机、高清彩色扫描仪、彩色打印机和数据信息存储专用服务器，专机专用。在正式实施阶段，分为档案扫描、图像处理、数据录入、数据校对、数据存储、数据检索和利用等六个阶段。

3.充分挖掘档案数据价值。综合利用大数据、云计算、OCR文字识别等信息化技术，实现档案信息充分利用。 一是破解图片检索难题，实现高效数据检索。利用OCR（文字识别）、图像、条码和射频等人工智能自动识别技术，应用于档案数字化管理，实现非接触式、精准、海量档案数据采集和应用，提高准确性能、压缩人工成本。将智能Agent（智能自主活动物体）技术嵌入全文检索系统，大幅压缩数据检索时间。二是通过人工智能训练，实现智能化档案审核。在档案管理平台，嵌入专项审核系统，通过海量数据样本算法的自主学习，结合档案智能鉴定工具、档案价值鉴定专家系统、四性（真实、完整、可用、安全）检测技术等，实现人工智能训练目的，完成对档案内容的全自动鉴定和校对。将档案审核工作由线下转线上，既记录审核过程，又提高工作效率。三是使用加密技术，践行数据保密要求。利用数字加密、防火墙、数字水印等技术，促进人事档案管理系统软硬件的融合贯通，切实提高系统管理、数据应用的安全性。

四、信息技术在人事档案管理中的应用效果

人事档案工作质量和效率效益大幅提升。档案材料数字化加工效率提升50%，档案材料归集效率提升45%，处理业务的时间成本减少90%，工作效率大幅提升，为企业极大节约人工成本，人工效益增长显著，人事档案管理质效实现了跨越式提升。