SAP在药品生产物料管理中的应用

SAP在药品生产物料管理中的应用

    陈英，贝鎏銮

（杭州澳亚生物技术有限公司， 浙江杭州   310018）

摘要：作为企业资源计划(ERP)系统中的佼佼者，SAP(System,Applications and Products in Data Processing,数据处理的系统、应用及产品)已经深入到各个行业以及领域使用。在药品生产企业采购和物料管理业务中，需要对原辅料和包装材料进行入厂检验，保证流入生产环节的物料质量.文章从SAP系统前期数据的创建、综合应用和应用后的效果三个方面，浅析SAP系统在药品生产物料管理中如何帮助企业实现大数据化管理的目标，同时也满足GMP的管理要求。

关键词：SAP系统   物料管理药品GMP

在信息化技术飞速发展的今天，计算机技术和信息化技术已经成为药品生产企业发展过程中十分重要的科技手段。在激烈的市场竞争下，传统的物料管理模式，已经不能够适应当前GMP对计算机数据管理的发展要求。通过SAP系统在药品生产物料管理中的应用，能够标准化和规范化企业物料管理的流程，缩短采购订单执行周期、降低库存，为管理者提供供应链管理的相关信息，提升企业的生产和质量管理效率，促进企业信息化技术的发展，实现大数据化管理的目标。

一、物料管理模块主要数据的创建维护

    SAP系统中的所有基础数据都要经过编码才能导入系统使用，各种数据都要求编码唯一。因此，主数据是SAP系统存在的前提，是提升企业管理的基础。在物料管理模块的实施过程中，需要根据业务流程和生产工艺的要求，定义主要数据的创建维护。

   （一）物料主要数据

    物料主数据指企业长期存储在数据库中的各类物料数据记录，它们集中存储并且在跨应用程序的基础上使用和处理，这样就能有效防止重复存储数据。

     1.1.1物料类型

    将具有相同或相近属性的物料集合分组，并归纳为同一物料类型，从而来进行有效统计和查询。根据企业物料的特点，在系统中设置物料类型，如物料类型：ROH；类型描述：原材料；价格控制：移动平均价格。

   1.1.2物料编码

    根据企业自身特点在系统中设置物料编码,如物料类型：ROH ；描述：原材料；编码范围：10000000 - 10999999。在应用过程中由需求部门提出物料主数据的维护申请，审核后统一在系统内维护。物料主数据代码、名称不能重复，在创建物料主数据前应仔细检查。

   （二）供应商主数据

    指包含供应商相关的会计信息及采购信息的数据记录。根据供应商的业务及会计特点，将供应商分为不同的组，在系统中可以进行分析及查询。根据企业的管理及业务需求，设定供应商账户和编码，如账户组代码：PG01；账户组描述：一般供应商；编码范围：1000000 - 1999999。它包括三部份内容：基本数据，财务数据，采购数据，对供应商进行资质审查后由需求部门提供相关数据，只有评估合格的供应商信息才能维护到SAP系统内。

   （三）信息记录数据（采购价格）

    是指确定某种物料从一家指定的供应商采购时的相关数据。信息记录编码可以根据企业特点设定，如类型：IL；描述：存储物料的采购信息记录；编码范围: 5300000000 ~ 5399999999。由需求部门申请，经财务审批后由财务部统一维护，前提是确保物料和供应商主数据的存在和数据无误。

   （四）货源清单

    当企业需要从指定的一个或多个供应商采购指定的物料时，需要维护货源清单的业务处理过程。维护前提是维护了物料主数据和供应商主数据，通过采购信息记录和货源清单进行控制，只能从合格的供应商处采购。

   （五）物料移动类型

   主要应用物料模块，不同的移动类型表示物料的产出、入库、寄售、销售、领用、内部移库、盘盈（亏）等，执行SAP事务对库存物料的管理。根据工艺流程的特点设定，如移动类型：101；适用范围：按采购订单收货到库存。

   （六）库存地点

    这是盘点的最基本单位，它可以是实物存放地点，也可以是虚拟货物存放地点。工厂将作为物料管理的基础，根据物料的种类及用途在工厂下设立库存地点，如工厂代码：1000；工厂描述：A工厂；库存地点代码：1101；库存地点描述：成品仓库。

    此外，生产工艺由一系列的生产工序组成，是药品生产企业必须遵循的标准。因此，在主数据创建维护的同时需要以生产工艺为依据，使SAP的系统流程达到GMP规范的要求。

    二、SAP系统在药品生产物料管理中的应用

   （一）物料采购管理

    生产部门/物料需求部门制定物料使用计划/预留，SAP系统会自动根据需求与库存进行对比,如果库存不满足则会通过运行MRP（Material Requirement Planning，物资需求计划）自动生成采购计划。采购为计划提供重要的交货情况和市场供应情况，并且控制采购物料从请购到收货、质量检验和入库的详细流程，当物料接收时，能对相关的采购订单进行自动检查。

   （二）物料质量保证

   物料入库在SAP系统中自动进入检验状态，产生检验批QA 进行质量检验，在 SAP 系统中录入检验结果，能够记录检验含量数据，在生产投料计算时自动折算投料。判定合格后QA在SAP 系统中放行并打印质量合格证书，不合格物料进入冻结状态。自动检查近效期的批次进行邮件提醒，处于检验或冻结状态的物料受SAP系统管控不能用于销售或生产投料，达到GMP质量风险控制的目的。

   （三）生产物料管理

    销售部门在 SAP 系统创建销售凭证，生产部在SAP系统运行 MPS（Master Production Schedule，主生产计划）制定生产计划，运行 MRP对物料可用性进行检查，提前一周在 SAP 系统下达下一周生产安排。生产车间通过 SAP 系统查看生产安排，生产前根据生产部提供的生产指令单，在 SAP 系统进行领料计算和领料单打印，仓库在 SAP 系统里通过移动类型把物料从仓库转移到车间仓，车间在 SAP 系统里确认物料接收。生产车间各工段根据 SAP系统设定的工序打印批生产记录在生产过程中记录投料数量、工段工时消耗和产量。对于出现的偏差，在SAP系统通过偏差处理单进行记录。遇到某些物料需要盘盈盘亏时，在SAP系统内做盘盈盘亏申请，经审核后实际盘盈盘亏的数量直接体现在车间对应的库存地点，确保账实相符。

   （四）库存物料管理

    财务部门制定盘点计划并创建盘点凭证,SAP系统自动冻结盘点清单范围内的物料移动。仓库打印库存盘点清单进行实物盘点并录入实际的盘点结果，盘点差异清单由财务部门统一进行差异过账，确保账实相符。

    三、SAP系统在药品生产物料管理中的应用效果

   （一）能够规范物料采购行为限制成本

    能对相关的采购订单进行自动检查，通过对供应商的合同管理和比较，对价格实行有效控制，以取得最佳的效益。采购和财务、仓库等核算部门之间建立有意义的信息通讯，以保证企业的某一环节所提供的信息能在其它所有有关的环节中反映出来。通过建立和维护采购订单方式，来实现采购合同跟踪，安排供应商交货进度和评价采购活动绩效等需求目标，从而提高采购活动的效率，降低采购成本，制定出更加符合实际的采购方案，实现经济效益。

   （二）能够按生产工艺标准有效管控药品生产物料

    按生产工艺标准在SAP系统中创建维护物料主数据，能够防止物料差错和混淆。对物料状态进行质量管理，能够降低质量风险，并能采集生产过程中的不良数据为分析产品质量提供有效依据，确保生产过程物料质量可控，实现标准化和规范化的目标。

   （三）能够促进药品生产企业自身的发展

    物料是企业开展相应工作的重要基础。通过对物料流转的过程和库存管理，能够帮助企业对资金流动状况和发展成本方面进行有效管理和控制，提升企业的信息化和大数据化发展水平，适应GMP对计算机数据管理的要求，实现大数据化管理的目标。  

   结束语

   综上所述， SAP系统遵循GMP物料管理的原则和生产工艺标准，利用SAP事务码根据采购订单/合同送货、实物点收、收货至质检库存/非限制使用库存，直到它们被消耗，帮助企业维持准确的库存信息，并对物料实行质量控制，实现标准化和规范化的目标。能够支持各种物料的库存状况、库存变化历史以及发展趋势的联机查询，使物料流向清晰、具有可追溯性，从而得出最佳的库存数据，根据企业的管理模式输出合理的结果防止物料积压。能够提供基本的库存分析报告，帮助评价物料管理的绩效，在对物料的流转和库存管理的同时能够提高生产效益和防止物料差错、混淆的质量效益。因此，药品生产企业在物料管理的过程中可以采用SAP模式。

参考文献

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