基于数字化转型背景下人事档案管理的问题及对策

基于数字化转型背景下人事档案管理的问题及对策

于兴灵

广西百色市烟草专卖局（公司）

摘要：数字化转型是一种新型的商业模式，是在数字化转换和数字化升级的基础上，拓展核心业务的有效途径。在数字化转型背景下，有序推进人事档案管理工作，利用有效的应对策略，妥善解决人事档案管理的常见问题，促进企业的高质量发展，并更好地构建数字化的人事档案管理模式，具有重要意义。基于此，本文特意从几个方面出发，关于数字化转型背景下人事档案管理的主要问题及有效对策展开了相关探析，仅供相关人员参考借鉴。

关键词：数字化转型；人事档案；管理问题；有效对策

引言：传统固化的人事档案管理模式，已无法满足企业的发展需求，会给企业的转型升级造成一定的不利影响，导致各部门工作难以衔接。人事档案管理模式的数字化转型，已成为了一种必然趋势，可以大幅度提升企业的综合竞争力，稳固企业的社会地位，产生最大化的经营效益。但是，人事档案管理模式的数字化转型并非易事，只有进行具体问题的具体分析，深刻认识到数字化转型的必要性，总结出各种有效的管理策略，才能成功达成目标。

1、数字化转型背景下人事档案管理的必要性

企业人事档案管理模式的数字化转型，是指人事档案管理人员利用“互联网”“大数据”“云计算”“人工智能”“区块链”等先进技术，将档案资源转化为数字化信息，实现统一化管理的重要过程。在数字化转型背景下，成功构建数字化的人事档案管理模式，能够减轻管理人员的工作压力，便捷管理人员的日常工作，使各部门工作之间产生更大的联系，在线获取档案资料，高效完成相关任务；充分利用互联网新技术，整合人事档案数据，实现对象数据化、规则数据化、过程数据化，推进档案管理工作在线化、数据化、智能化，为企业的高质量发展奠定下良好的基础，同时促进企业核心业务的有效拓展、经营范围的不断扩大、发展实力的整体提升，可谓一举数得[1]。现阶段，企业必须高度重视对数字化管理人才的培养，必须提升人事档案管理人员建设数字化的积极性，必须正视数字化转型时期人事档案的管理问题，尽早实现数字化理念的深入渗透，研发出更多的数字化产品，带动社会经济发展水平的稳步提升。

2、数字化转型背景下人事档案管理的常见问题

数字化转型背景下，企业人事档案管理工作的实际开展，存在以下几点问题，要引起人事档案管理人员的重点关注。其一，部分企业并未准确认识到数字化转型的核心，未对人事档案管理工作提出更高的要求，导致管理人员对数字化转型的认识不够深入，在管理人事档案的时候敷衍了事，无法加快人事档案数字化转型的效率。其二，部分企业管理者仍然担忧数字化档案管理的安全性，认为数字化的档案资料容易被修改，甚至被窃取，很不支持人事档案管理人员进行管理模式的数字化建设，导致企业的发展速度明显变慢，数字化转型阻力重重。其三，经调查发现，一些企业在人才方面和设备方面均存在缺失问题，没有引进技术人才，没有采购专业设备，所以，人事档案管理模式的数字化转型只是一种空谈，实际执行起来非常具有挑战性。

3、数字化转型背景下人事档案管理的有效策略

3.1宣传数字化转型，重视档案管理

企业必须挑选一些典型案例，积极宣传人事档案管理工作数字化转型的现实意义、积极作用、实际影响，通过召开主题会议，将各部门人员聚集起来，探讨数字化转型背景下人事档案管理工作的新出路，并且针对人事档案管理模式的构建、管理工作的推进、管理方法的创新，大胆提出不同的意见，从而集中多方力量，更好地实现人事档案的数字化建设。

3.2进行数字化监管，完善归档制度

企业应派出经验丰富的管理人员，负责数字档案的接收、分类、存储等工作。应由负责任的监管人员，监督人事档案管理人员能否在日常的工作环节，熟练运用大数据技术、云计算技术、互联网技术等。应该实时整合人事档案管理工作数字化转型的相关信息，在此基础上，制定更加完善的数字档案归档制度，高效传输数字化的人事档案，确保企业招聘、人员调动、人事决策等工作更好地推进下去。

3.3加强数字化建设，保证档案安全

现如今，加强企业人事档案管理工作的数字化建设，提升数字化人事档案管理的安全性，聘请技术人员，维护系统安全，从根本上提高企业数字化转型的信心，是非常必要且关键的。具体实践中，企业要率先加强人事档案的实体管理，应以“全程监控”的方式，做好人事档案流动情况的监管[2]。随后，企业还要加强人事档案的信息管理，应以“层层加密”的方式，保证每一份人事档案都能得到安全的保存，不会出现档案内容被修改、被删除、被窃取等问题。

3.4巧用数字化技术，深层利用档案

数字化人事档案管理模式的构建目的是对人事档案进行深层次的利用。现阶段，管理人员必须巧用数字化技术，通过数据的ETL，包括迁移、合并、同步、交换等，对人事档案进行数字化分类、数字化加工，通过联机事务处理（OLAP）等实现数据的管理和深度利用，提升人事档案的管理效率，发挥档案数据的决策辅助功能。

3.5加大数字化投入，完善基础设施

企业需要设置专项资金，定期购入专业的、先进的、智能的硬件设施，并且根据自身发展的实际情况，逐步加大软件设施的投入力度，进行新系统和新功能的有效开发，在数字化转型背景下将人事档案管理工作做得更好[3]。

3.6开展数字化培训，促进企业发展

企业还要组织人事档案管理人员外出培训，参加专项培训，充分了解到数字化的管理信息，掌握各种新技术、新方法、新手段，对人事档案数字化管理系统进行安全维护与定期升级，确保数字化转型背景下的企业发展，因数字化技术的完美融合，迎来全新的发展机遇。

结束语

总而言之，数字化转型背景下的人事档案管理问题，有望得到更好地解决。人事档案管理人员应继续利用数字化技术，继续探索多元化路径，进行数字化管理模式的构建与推广，做好充足准备，迎接各种挑战，整体提升企业的综合竞争力，推动社会现代化建设进程的不断加快。

参考文献：

[1]罗新海.新时代干部人事档案数字化的意义与路径探索——以浙江广播电视集团为例[J].浙江档案，2022（11）：50-52.

[2]杨婧.人事档案数字化建设与利用工作研究[J].中外企业家，2020（35）：201.

[3]樊江燕.论如何有效提升煤炭企业人事档案管理工作[J].中国集体经济，2021（33）：113-114.