RPA财务机器人优势与技术应用分析

RPA财务机器人优势与技术应用分析

刘小野

中国石油集团共享运营有限公司成都中心

摘要：当前,财务共享服务中心已成为大型企业集团普遍采用的领先、成熟的财务管理模式,其在降本增效、强化管控、防范风险以及推进财务转型等方面的管理效益和优势得到了无数企业实践的检验(ACCA、中兴新云,2022)。然而,在实际的运作过程中,财务共享服务中心存在大量重复的基础核算工作,会计人员的工作效率并不高,由此,基于RPA(机器人流程自动化)技术的财务机器人应运而生。实践证明,将RPA财务机器人应用于财务共享服务中心,能够大大提高工作效率与准确性,节约财务运营成本,强化风险管控力度,将会计人员从低附加值的重复工作中解放出来,转向管理咨询、数据分析和增值服务等工作,推动企业财务的智能化转型。

关键词：RPA；财务机器人；优势；技术应用；分析

1.RPA技术的优势

(1)业务流程自动化。RPA能够模拟人类在计算机界面的操作行为,通过预先制定的规则进行业务流程的自动处理,高效执行代码程序,大大提高工作效率,减少人为出错的概率。

(2)全天候工作。RPA财务机器人能够进行7×24的工作,不会出现因人工疲乏而影响工作质量与进程的情况,能够快速处理大量业务,减少低附加值的人力成本。

(3)异构系统并用。RPA财务机器人可同时登录不同的应用系统,直接实现多个系统间的数据转化与管理,提高数据的利用效率和准确性,解决系统间的信息孤岛问题。

(4)缺乏主观判断。RPA的运行依赖于特定规则的编排,并不适用于需要人类主观判断、结果不确定的工作任务(Moffittetal.,2018),目前无法主动判断业务,依然需要人工运作与监控。

2.RPA财务机器人在财务共享服务中心的应用现状

(1)费用报销。RPA财务机器人结合OCR技术,能够自动识别相关单据与附件,提取原始凭证信息,进行分类汇总与分发传递;根据预先制定好的审核规则进行报销单据核对、预算控制规则匹配以及异常申请提示等;财务机器人对通过审核的报销费用自动付款,并根据会计规则自动生成付款凭证进行财务处理,对报销费用进行实时分析。

(2)资金结算。RPA财务机器人取得银行流水与财务数据,进行银企对账,并生成银行余额调节表;自动登录企业网银,根据设定的资金对企业现金调拨信息进行数据录入、整理、归集与监控;通过对企业订单以及供应商的分析,确认双方信息一致后,自动完成收款与付款;发出付款单时,根据银行的支付指令自动获取银行回单。

(3)采购到付款。采购部根据订单信息编制请款单,财务部核对信息无误后,借助RPA财务机器人对请款单进行信息扫描,基于预先设定的逻辑规则自动匹配并校验发票、合同、收货单等,核对后将请款信息录入财务系统;审核完成后将信息提交到付款系统,向供应商付款;付款后自动进行账务处理,确认供应商的反馈信息进行对账,自动查询订单状态;将供应商信息传输到系统,便于掌握其详细信息。

(4)销售到收款。RPA财务机器人对订单进行识别与信息录入,并根据订单信息抓取开票数据开具发票,自动发送邮件给相关业务人员;自动登录网银系统获取银行交易流水,录入符合入账条件的数据;将应收款项与相关数据对账,若有差异单独列示并返回,若对账无误则自动核销账款;将客户信息的相关数据传送至信用模块,进行信用评级管理。

(5)总账到报表。RPA财务机器人自动完成现金盘点、销售收入确认等关账工作,进行银行对账、应收款项对账等,对账无误后自动进行账务处理并结转周期性账务,进行凭证打印;汇总报表项目数据,完成合并抵消、外币折算、关联交易等财务处理,根据预先设定的模板出具财务报表。

(6)预算管理。RPA财务机器人根据预先制定的预算模型做好年份规划预算、季度滚动预算以及月份调整预算,制定预算计划;实时监控预算实施过程,定时或不定时审查资金使用情况;结合历史报告和市场数据编制预算报告,并进行储蓄或盈余反馈。

(7)税务管理。RPA财务机器人登录系统,导出增值税认证数据,获取税务数据以便编制纳税申报底稿;核对涉税信息数据,对需要调整的进项税、预缴税款等进行调整,利用机器人根据提前设定的校验公式、财税科目进行数字校验,对数据进行统一存放和统一命名;审核完成后导入底稿数据,生成申报表,自动填写相关信息;编制税务分录,进行账务处理,完成系统入账工作;开具增值税发票并验证发票真伪,对财务机器人的运行进行人工审查。

3.RPA财务机器人在财务共享服务中心的应用挑战

3.1信息数据的安全问题

RPA财务机器人作为一种信息技术的新型工具,若机器人脚本和创建的文件在存储过程或传输过程中安全保护措施不到位,可能导致财务共享服务中心的敏感信息泄露。尤其是当机器人暴露于外部网络环境时,重要数据泄露的可能性更大。另外,由于财务机器人在开发过程中可能在代码编写、系统架构等方面存在技术缺陷,或者在运行过程中异常中断,也会产生信息数据的安全风险。

3.2管理架构的调整问题

RPA财务机器人会将财务共享服务中心简单重复且规则性强的业务进行自动化处理,这会导致业务流程、组织结构、人员调配与职责分工需要进行重新调整。若人员安排不当、分工不明确则会削弱内部管理的有效性。此外,财务机器人作为虚拟员工,对于普通员工和管理人员都会带来冲击,同时也给企业增加新的管理对象,若权限设置不合理、工作质量无法衡量,就会存在内部控制风险与管理风险。

3.3自主研判能力的缺乏

RPA财务机器人依赖于预先编排的逻辑规则和模拟人工在电脑桌面的操作,对财务共享服务中心简单重复、标准化高的工作进行自动化处理。但财务机器人不具备应变能力,不适用需要人工判断的业务线,尤其是非结构或高级结构的数据处理业务。目前来说,RPA财务机器人还不能进行自主学习,智能化自适应水平低,不能够根据业务变化做出相应调整,缺乏自主研判能力,且与实物资产的联系也不够。

4.RPA财务机器人在财务共享服务中心的应用建议

4.1加强数据信息的保护与监控

为防止财务共享服务中心重要信息数据的泄露与丢失,企业应在业务处理前对原始数据进行备份,在执行流程时及时保存存储文件,并对敏感信息数据进行加密管理。对于接触重要信息的财务机器人,应将其部署于内网或者将需要连接外网的流程业务单独设置外网机器人,再进行数据转换。同时,技术部门应对RPA财务机器人进行定期安全测试与软件维护,实时监控机器人和运行设备的物理环境。此外,对财务机器人的操作过程应全程录屏,以便在发生异常的情况时进行回溯调查。

4.2完善自动化流程管理制度

财务共享服务中心应用RPA财务机器人时,企业应充分评估RPA财务机器人对业务流程带来的潜在风险,重点关注财务机器人与人工操作的流程节点,进一步完善自动化流程管理制度。同时,财务人员应适应企业需求积极转型,从基础核算工作转向数据分析、管理会计职能,逐渐适应人机交互的新模式,将财务机器人作为提高工作效率的有力工具。此外,企业可根据需求建立统一管理财务机器人的新组织,加强管控。

4.3推动RPA与AI的紧密结合

AI技术能够模拟人类大脑,赋予RPA认知能力,两者的深度融合能够弥补RPA财务机器人在自主性上的缺陷,提高财务机器人的智能学习能力。目前RPA与AI的结合还处于初级阶段,主要体现在计算机视觉、自然语言处理、预测模型等场景,日后需要在场景应变能力和建立与实物资产的联系等方面将两者进一步结合,实现更好的智能处理效果,充分发挥财务共享服务中心的价值。

5结语

数字化时代下,将智能自动化与新兴技术应用到财会领域,能够进一步降本增效,充分发挥财务管理职能的灵活性,为经济发展不断注入新活力。在财务共享服务中心应用RPA财务机器人,能够将财务人员从重复工作中解放出来,转向高附加值的工作,进一步推动智能财务转型。

参考文献

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