现代招标代理机构服务质量的提升措施研究

现代招标代理机构服务质量的提升措施研究

林镭

广州市汇源通信建设监理有限公司

摘要：由于面临着新的社会营商形势,以及新的发展机会与挑战,在招标代理等领域的所有公司都必须寻求以新的思想观念和方法,集成社会各领域资源优势,通过不断创新谋求发展,积极顺应社会新的发展变化,从而走出以创新驱动、转型提升的可持续经济发展路径。基于此,以下对新形势下招标代理机构服务质量的提升措施进行了探讨,以供同仁参考。

关键词：招标代理机构；服务质量；提升措施

一、引言

招标与代理服务向以投标人为核心的有价值的服务项目转化。新时期,建设招标与代办等有价值的服务体系,是中国高质量建设交易模式的重要基础项目之一。这要求政府主管部门、工程机构和咨询单位协调发力。服务体系建设涵盖工程各关键方面,必须将形成以工程机构治理为核心、各参建机构高效合作的格局为起点。只有在参建主体、工程事项和目标主体三方的层面构建工程招标代理服务系统,才能使代理服务模式更为科学合理、效果更为突出。

二、衡量招标代理服务质量的标准

招标代理机构的服务质量关系其可持续发展,因此招标代理机构要重视自身服务质量的提升。衡量招标代理服务质量的标准主要有两个,一个是服务水准;另一个是服务的贯通性。服务水准的高低主要由客户来进行评判,如果客户对招标代理服务的质量没有过高的预期,那么客户对招标代理服务质量很可能会达到满意的程度。由此我们可以看出,获得客户的认可以及提高客户的满意度是衡量招标代服务质量的最重要的标准。招标代理企业服务人员要深入分析客户的心理需求,然后基于对客户的了解提供更加符合客户需求的服务。服务的贯通性主要指整个的招标服务都是按照统一的标准提供的,在任何环节、任何时间都提供同样的高质量服务。这就要求代理机构对工作人员以高标准、严要求进行工作培训,让客户在整个过程体验到高质量的服务。

三、新形势下招标代理机构服务质量的提升措施

（1）提升认识，加强品牌建设

从宏观经济效益上考虑,为采购人提供了更加专业性的咨询服务,从而打响了业务名牌。比如,公司能够结合具体根据客户要求为其进行预审、调研、实施方案制订等全程咨询服务支持,并增加了专门针对PPP、POT等的综合咨询服务。要想完全解决这一需求,招标代理机构就必须借助各类有效的途径扩大知识储备库,以便更从容的处理各种业务需要。另外,还需要借助业务融通、合作战略结盟等有效方法,进行与造价咨询、工程项目管理等专业机构的融合发展,使之具备更为强大的综合服务体系。

（2）从传统操作向信息化应用深入推进

以健全招标投标全流程闭环管理、深入推动招投标全过程电子化、数据化、平台化为重点,快速推动电子化、模板化招标采购文件、投标响应文件等文件规范样板编制工作,利用数字化平台、人工智能辅助应用等信息化新技术,全面优化采购服务过程,实现流程优化,加快系统的协调、整合与应用等方面的开发,引入有效的大数据、云计算、物联网及区块链等应用场景,加快招标采购咨询全过程服务变革,全面提升采购咨询全过程服务效率,切实发挥招标投标对经济高质量发展的促进作用。

（3）加强成本管理，明确市场定位

在市场经济不断改革发展的情况下,招标代理机构要想获得更好的发展就应当回归到市场中,变革其经营管理制度。在各项工作开展中,采取有效方式降低其内部成本,提高其专业服务质量。因此,针对某些采购费用相对较小的业务,可采用成本收益法合理地计量代理服务费,通过测算代理业务的人工成本、会议成本、专家成本等并乘以合理的收益法获取代理服务费,这样有利于代理企业的成本费用得到合理利用。同时,要根据委托的业务范围、技术复杂度等一系列内容对代理服务费进行协商,使代理机构为了更好地提高服务价值、增加项目收益,而更加积极行动,进而使得招标代理服务实现市场化。

（4从活动组织向资源支撑发展

积极创建并持续积累业务资源,成为业务发展的价值工具。通过业务建模和数据分析,构建多元化资源综合库,如行业合作伙伴资源、高端人才资源、文件模板样板资源、咨询专家资源、评审专家资源、上下游行业资源、专业技术资源、培训课程课件资源等,丰富资源渠道,不断增强综合服务能力,积累企业软实力,构建代理机构核心竞争力。

（5）招标代理三维服务体系

按照建设工作的主体三个层次建设思路,工程招标代理服务系统要沿着主体各层次依次着手建设,以此保证工程服务体系完整性和系统性。从主体层次建设确定了工程代理服务系统构建的基本方向、思路和任务,重点要使针对招投标交易活动的工程行政监督工作得到有效保障,针对投标人的工程监督管理工作得到紧密合作,在建设工程中建立基于工程约束力的监督制度。而针对这一层次建设,就必须正确处理好工程行政监督和投标人之间的关系,以及招标人和招标代理机构的关系。并着力确定了各单位在参加建设工程招标中的职责、权力与权责。在服务层面,服务系统建立的关键在于合理地界定各种业务项目之间的相互关联关系,以精细化招标代理服务适应投标人个性化的需要,并针对代理业务系统全过程进行横向扩展、纵向拓展,以完成基于全方位服务的代理业务系统过程。在要素层面,从提高服务质量、效益出发,确保优选投标主体。以实现具有深度的业务合作与招标服务功能的实现为基础,实现双方缔约环节的充分化。

（6）提升服务的专业化,扩展服务内容

任何一个服务行业,其最大的竞争力来自于服务的专业水平方面。招标代理机构作为一个为招标人服务的机构要为客户提供最大化、最有价值的服务,在各个方面达到客户的满意,并从客户方面获得认可。最好的服务不一定是最高水准的,只有被客户认可的服务才是招标代理机构所追求的。因此招标代理机构要有相关的人员深入研究市场,并对一些曾经服务过的客户进行回访,多听取客户的服务反馈和建议,在后期的工作中加以改进。同时要为工作人员的服务质量建立一个科学合理的评价体系,以约束他们的行为,有效提高服务质量。

（7）建设项目的三维度管理

在建设工程项目管理中,工程事项、主体和要素是三个主要管理层次。其中,事项维度是由工程事物实施过程视角,对某些项目知识范畴的概括;而主体维度则是在建设工程中,由有关参建单位管理视角对某些项目认识范畴的概括;要素维度,是从建设项目管理目标与实施效果视角对所有项目管理知识范畴的综合概括。这三项维度中总共有大约数十个项目管理知识范畴,基本涵盖了建设项目管理的整个内容。三个项目管理知识范围系统而全面地描述了建设项目管理的总体内容与范畴。在这里,以项目主体维度为核心,直接决定了管理事项维度和项目基本要素维度的形成与发展。

（8）加强内部管理控制

招标代理机构加强内部控制可以从两个方面着手,一个是对主体责任的控制管理。在实施招标代理活动中要做好目标和风险的管控,避免各种风险的发生。另外还要积极建立服务质量管理体系,确保招标代理机构提供的服务有统一的标准进行管理,把服务工作落到实处,落到细处,提高员工的责任感。

四、结束语

综上所述，随着我国供给侧结构性改革工作的持续推进,当前招标代理机构内部工作已经发生了巨大的变化。招标代理机构要想跟上时代的发展,就应当积极行动起来,结合实践,评估自身业务发展需求是否与市场需求指向一致,找到自身在市场中的定位,积极转型,在激烈的市场竞争中谋得一席之地。

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